Как безболезненно внедрить систему мониторинга эффективности сотрудников

За последние годы многим компаниям пришлось кардинально изменить подход к управлению сотрудниками и связанным с этим процессом ПО. Если до 2020 года удаленный формат работы был прерогативой небольших команд разработчиков-энтузиастов, веб-студий, гейм-сообществ, то ковидные ограничения вынудили экстренно задействовать инструменты удаленного управления персоналом и крупные корпорации, которые не могли себе позволить простаивать несколько месяцев пандемии. Владимир Абрамов, владелец продукта CleverControl в компании PRO32, рассказал, как работают системы мониторинга эффективности сотрудников и как их внедрить, не нарушив атмосферу в коллективе.

Пандемия стала мощнейшим катализатором цифровой трансформации и перестройки бизнес-процессов управления на всей планете. Видеоконференции и удаленные рабочие столы стали повседневностью, такой же, как мессенджеры, телефонные звонки и совещания в переговорках.

Однако в новой реальности возникли и новые трудности – в первую очередь, это необходимость отслеживать поведение сотрудников за компьютером вдали от офиса, ведь в найме специалисты получают зарплату за время, потраченное на работу, и от эффективности использования этого времени во многом зависит результат всей компании.

К тому же, многие специальности, в том числе программисты, администраторы веб-ресурсов, бухгалтеры и т.д. вынуждены работать с персональными данными пользователей, с конфиденциальными данными компании, утечка которых может привести к краху всего проекта, а то и к крупным штрафам со стороны регуляторов или даже уголовным делам. Поэтому просто обеспечить доступ к файлам по защищенным каналам или как-то еще недостаточно, нужна система контролируемого доступа, чтобы в любой момент времени можно было отследить, какой сотрудник к какому файлу запрашивал доступ.

Иными словами, новые условия работы потребовали новых технологических решений, как эту работу обеспечить, не затормозив и не забюрократив ее, и при этом не позволив рассеянным или недобросовестным сотрудникам навредить всему бизнесу. Поэтому стал более востребован такой класс софта, как "Офисный контроль".

Это класс решений, который направлен на непрерывный мониторинг производительности компьютеров сотрудников, оценку загруженности персонала, отделов, подразделений, анализ активности сотрудников на рабочих устройствах. В крупных компаниях это вылилось в ресурсоемкие решения, такие как модули предотвращения утечек данных (DLP), требующие постоянного контроля человеком – этим занимаются специальные отделы информационной безопасности, чего малый и средний бизнес себе позволить, увы, не может.

Поэтому для небольших компаний появились облачные сервисы, такие как CleverControl, которые помогают в том числе и в расследовании инцидентов утечки данных, но не требуют поддержки персонала и серверного оборудования и позволяют всего за 4 простых шага без особых проблем начать использовать сервис, получив необходимые данные о производительности труда в организации.

Как это работает

В целом, базовые потребности небольших компаний в мониторинге сотрудников можно уместить в несколько пунктов:

1. Обеспечение производительности, мониторинг рабочего времени, активности на компьютере, использование тех или иных приложений, интернета и др.
2. Мониторинг доступа к конфиденциальной и чувствительной информации компании (для управленцев, бухгалтерии и т.д.).
3. Мониторинг коммуникаций, как внутри компании, так и за ее пределами (помогает отследить переманивание или подкуп со стороны конкурентов или партнеров).
4. Мониторинг использования ресурсов компании (для экономии).

Управление рабочей нагрузкой сотрудников и точное расписание всех деловых мероприятий позволит в любое время проверить, чем занимается каждый член команды — рабочими задачами или серфит интернет и соцсети, а главное понять, не перегружен ли он работой.

Благодаря данным, которые собираются с устройств сотрудников, руководитель может принять основанное на статистике решение о расширении или сокращении штата сотрудников, пересмотре или автоматизации действующих в компании бизнес-процессов, если видно, что они отнимают у сотрудников слишком много времени.

Оценка продуктивности строится на совокупности метрик, которые система собирает в течение всего дня: какие программы использовал сотрудник, какие веб-ресурсы посещал, сколько времени проводил в социальных сетях и мессенджерах, как часто использовал принтеры и внешние устройства и для каких задач.

Офисный контроль позволяет блокировать нежелательные сайты или даже целые категории веб-ресурсов, не имеющие отношения к рабочим обязанностям.

Причем для первичной оценки посещаемых ресурсов не потребуется много времени, агент подгрузит всю доступную информацию из системы за последние две недели. Хотя шоппинг в черную пятницу — дело святое, и даже вошедшее в традицию в нашей стране, всего должно быть в меру. Как бонус, блокировка сторонних ресурсов позволяет избежать распространения вирусного ПО на компьютерах компании и, при должном подходе, может помочь с предотвращением целевых фишинговых атак.

Конфиденциальность превыше всего

Безусловно, зачастую сотрудник не имеет злого умысла куда-либо слить данные, когда работает с ними, но чаще всего утечки происходят именно по незнанию — не туда нажал, не тому отправил, не тот уровень доступа подтвердил. И все.

При работе сотрудников, особенно в удаленном режиме, необходимо отслеживать использование критически важных документов и данных компании. Такие инструменты, как мониторинг веб-ресурсов и мессенджеров, контроль использования внешних накопителей информации и принтеров компании, анализ активности в установленных программах, создание скриншотов активных окон и снимков буфера обмена, позволят руководителю понять, кто, когда и зачем открывал, копировал или отправлял тот или иной документ.

Этот функционал будет полезен для мониторинга сотрудников, работающих с важной для компании информацией или новых сотрудников, проходящих стажировку или испытательный срок. Для компаний, которые не могут содержать отдельного ИТ/ИБ специалиста, это наиболее простой и эффективный вариант.

Кроме того, анализ доступа к принтерам позволит отследить, когда кто-то решит распечатать на офисной машине "Войну и мир" и взвесить, укладываются такие действия в статью расходов на оргтехнику, или стоит вычесть четырехтомник из зарплаты книголюба.

Анализ ПО поможет оценить, какой софт для каких задач используется. Это поможет правильно оценить, какой софт действительно нужен в работе, а какой не обязателен и на нем можно сэкономить – ведь ежегодные расходы на коммерческое ПО, особенно в нынешних условиях параллельного импорта, растут в геометрической прогрессии. Высвободившиеся после анализа сервисом денежные средства в результате такой оценки можно перераспределить на покупку более важного софта или вложить в развитие бизнеса.

В критических ситуациях можно задействовать функции записи звука с микрофона компьютера, запись веб-камеры, функции распознавания речи и лиц, мониторинг и трекинг нежелательных слов.

Благодаря всему этому руководитель сможет отслеживать, например, работу call-центра, кассиров и консультантов, выявлять нежелательные фразы в различных коммуникациях и в первую очередь обезопасить самих сотрудников от огульных обвинений в непрофессионализме – гораздо проще просмотреть и прослушать запись, чем доказывать, что никаких грубостей со стороны персонала к клиенту не было.

Как не навредить

Конечно, многие сотрудники, узнав, что их компьютер все время записывает их действия, разговоры, переписку и общение с коллегами, начнут протестовать – конфиденциальность частной жизни, личное пространство и т.д,. Но, во-первых, нужно помнить, что работодатель покупает время, а значит имеет право отслеживать, как оно расходуется сотрудником. Во-вторых, тем, кому такой контроль не нравится, всегда можно предложить вернуться в уютный офис, где все то же самое будет происходить лично и очно, только уже на территории работодателя.

Но ключевой секрет внедрения подобных систем контроля – открытость и доступность. Вот 5 шагов, как создать максимально понятную и прозрачную атмосферу в коллективе, который теперь будет работать под контролем:

1. Прежде всего, важно установить четкие правила, какие данные будут собираться, как они будут использоваться, и какие последствия могут возникнуть в случае нарушений. Все это необходимо без утайки рассказать сотрудникам и объяснить, зачем и для чего нужен сбор информации. В идеале – предоставить сотруднику доступ к своим данным в системе, чтобы он самостоятельно мог видеть, что о нем известно работодателю и наблюдать за динамикой изменений.
2. Критически важно показать наглядно саму систему офисного контроля и объяснить им причины ее внедрения. Сотрудники должны понимать, что она предназначена для обеспечения безопасности и эффективности работы, а не для на нарушения их личных границ.
3. При внедрении офисного контроля необходимо убедиться, что собираемая информация о сотрудниках защищена и используется исключительно в соответствии с законодательством, включая в себя обеспечение конфиденциальности, шифрование данных и ограничение доступа к информации.
4. Важно определить механизмы для сбора обратной связи от сотрудников относительно системы контроля. Это поможет выявить проблемные моменты и внести коррективы для повышения прозрачности при использовании ПО.
5. Наконец, важно создать баланс между контролем за производительностью и личной жизнью сотрудников. Система не должна вторгаться в частную жизнь, контролировать переписку с родственниками, друзьями, копировать личные файлы и т.д. Поэтому важно следить за тем, чтобы контроль за деятельностью сотрудника был сбалансированным и справедливым.