Что нужно знать при выборе электронного документооборота

С какими проблемами сталкиваются компании при внедрении электронного документооборота? В каких ситуациях стоит обратиться к лицензированным операторам и купить готовое решение, а когда сделать собственную разработку in-house? Константин Архипов, scrum-мастер платформы DocFlow в МТС, рассказал о пяти важных моментах, на которые стоит обратить внимание при выборе ЭДО.

Подберите тип подписи под ваши документы

Сначала составьте таблицу со всеми формализованными документами для ЭДО и соотнесите их с типами цифровых подписей:

• Простая электронная подпись (ПЭП) не требует дополнительной идентификации. Это может быть галочка на сайте, роспись пальцем или стилусом на экране.
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) позволяет идентифицировать подписанта и может применяться, например, в кадровом документообороте.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) - единственный аналог собственноручной подписи. Представляет собой сертификат, выпущенный удостоверяющим центром на токене или хранящийся в облаке.

Чем слабее подпись, тем проще реализовать с ней бизнес-процесс. Для ПЭП достаточно сохранить данные о произведенных действиях, поэтому ее часто используют внутри компаний без привлечения операторов ЭДО и прочих лицензированных центров.

Определитесь с обработкой входящих документов по ЭДО

Их может приходить очень много - и для каждого нужно определить его релевантность и адресата внутри компании. Этим может либо заниматься отдельный человек, либо применяться средства автоматической маршрутизации документов по внутренним признакам.

Определитесь с неформализованными документами

Важно понимать, могут ли сотрудники или подрядчики отправлять документы с произвольным текстом. Работа с ними требует гораздо больше времени и сил. Как минимум нужно проверить наличие всех необходимых артефактов. Это могут быть ключевые слова (договор, счет, приложение), товарные позиции, итоговая сумма, корректные ФИО, подписи, штампы и так далее. Это можно делать либо вручную, либо использовать автоматическое распознавание и анализ.

Оцените объемы отправок

Так вы сможете лучше описать архитектуру будущей системы. В МТС ежемесячно обрабатывается более 1 млн документов. Обработать вручную такое количество невозможно, поэтому при проектировании решения нужно решать вопрос об автоматизации подписания различными видами электронных подписей и при использовании КЭП физлица использовать также машиночитаемую доверенность.

Присмотритесь к инструментам на основе технологий ИИ

Эта сфера только начала проникать в ЭДО. Глобально применение технологий ИИ может решать две концептуальные задачи: работа с содержанием документа и маршрутизация документа.

Корректность документа можно проверять на наличие в документе элементарных артефактов, слов, имен собственных, так и соответствующих формулировок на основе текстовых моделей NLD (Natural Language Processing) и LLM (Large Language Model) - больших языковых моделей, использующих алгоритмы машинного обучения для обобщения, прогнозирования и генерации человеческих языков на основе больших наборов текстовых данных. Применение такого сценария позволит автоматически анализировать как входящие, так и исходящие документы без дополнительного ручного согласования или проверок.

Второй сценарий в большей степени применим к входящему документообороту, когда прислать могут произвольный документ и необходимо провести анализ самого текста и классификацию типа документа - необходимо найти правильный отдел и ответственного за конкретный процесс.

Оба сценария с точки зрения реализации вполне доступны, но требуют подготовки размеченных датасетов, хорошо обученной модели LLM и четких разграничений прав и ролей внутри организации.