Компания "Крамп" ускорила согласование договоров
Компания "Крамп" автоматизировала работу с договорами с помощью системы "1С:Документооборот КОРП", интегрированной с "1С:Комплексная автоматизация". Регламентирована работа с документами, унифицирована нормативно-справочная информация о контрагентах, физических лицах, подразделениях. Согласование договоров и внутренних документов ускорилось на 20%.
Компания "Крамп" — поставщик запчастей для сельхозтехники и товаров для животноводства. На сегодняшний день ассортимент компании насчитывает более 120 000 единиц товара.
В компании ежемесячно ведется работа с десятками договоров закупок и продаж как на территории РФ, так и со странами ЕАЭС, а также договорами с транспортными компаниями, страховыми и банками. Они проходят обработку и согласование через бухгалтерию и юристов предприятия, а также утверждаются руководителем. Кроме того, в документообороте компании задействованы и другие виды внутренних документов: кадровые (приказы по командировке, на перевод и подбор сотрудника, обходные листы, заявления на отпуск и увольнение и пр.), организационно-правовые (должностная инструкция, положение об отделе), распорядительные (приказы и распоряжения) и информационно-справочные (протоколы, заявки, служебные записки).
Ранее процесс документооборота в компании "Крамп" не был регламентирован, все согласования фиксировались "на словах". Требовалась эффективная система электронного документооборота, которая помогла бы ускорить работу с документами, оптимизировать процессы согласования, обеспечить быстрое формирование разных видов договоров по шаблонам. Кроме того, руководство поставило задачу — создать хранилище электронных документов с удобным и быстрым поиском нужных файлов.
Для решения поставленных задач была выбрана система "1С:Документооборот КОРП". Партнером по внедрению стала компания assino, которая является "1С:Центром компетенции по документообороту".
За 3 месяца система была развернута на 159 рабочих местах. Выполнена бесшовная интеграция с "1С:Комплексная автоматизация", унифицирована нормативно-справочная информация о контрагентах, физических лицах, подразделениях и контактной информации), разработаны шаблоны бизнес-процессов, связанных с согласованием договоров закупок и продаж.
В единой системе электронного документооборота работают сотрудники юридической и финансовой службы, а также бухгалтерия и отдел продаж. Обеспечено надежное хранение документов, в системе можно быстро найти нужный договор и просмотреть историю согласований и взаимодействий по нему.
Работа с документами теперь четко регламентирована. Разработаны шаблоны договоров с автозаполнением данных в печатных формах, настроено разграничение прав доступа по видам внутренних документов, отрегулированы связи документов между собой. Это упростило и ускорило работу сотрудников с документами.
Обработка и согласование договоров выполняются в одном окне "1С:Комплексной автоматизации", без переключения между системами. Ответственный сотрудник создает в "1С:Комплексной автоматизации" карточку договора без заполнения реквизитов с указанием папки хранения договора в "1С:Документооборот". После этого в "1С:Документообороте" автоматически создается документ по шаблону. Ответственный сотрудник заполняет реквизиты, на их основании формируется макет договора. Далее запускается комплексный процесс по согласованию договора. Не согласованный договор отправляется на корректировку, а после — на новое согласование. Согласованный договор получает в системе статус "Действует" и только после этого доступен в "1С:Комплексной автоматизации" для дальнейшей работы. Согласование документов ускорилось на 20%.
Кроме того, сотрудникам теперь доступна упрощенная схема согласования кадровых документов, что особенно актуально для специалистов, работающих дистанционно. При формировании документа автоматически подставляются личные данные, документ отправляется на согласование руководителю, после чего передается дальше по маршрутам в кадровую службу предприятия.
Елена Юсупова, менеджер по электронной коммерции и управлению ИТ компании "Крамп", отмечает: "На базе "1С:Документооборот КОРП" создана корпоративная система электронного документооборота. Мы получили полноценный функционал современного решения для комплексного ведения договорной работы. На данный момент система настроена согласно бизнес-процессам предприятия, все маршруты согласования и подписания четко регламентированы и прописаны".
