Перевести документооборот "на удаленку" - как сделать это быстро?

В ситуации сегодняшнего дня удаленная работа — это больше не мечты фрилансеров и не заманчивая альтернатива офису, это чуть ли не единственный оптимальный вариант сохранять тот же рабочий ритм, что и был до.

Интернет пестрит сотнями статей и вебинаров про то, как перевести свою команду на удаленную работу, но как только дело доходит до того, чтобы в удаленном режиме подписать договор или собрать с контрагентов акты, у предпринимателей начинается настоящий квест.

Внутри компании можно использовать различные СЭД и CRM системы, а при обмене документами с партнерами единственным законным и удобным вариантом будет начать работать с юридически значимым электронным документооборотом, он же – ЭДО.

В этой статье мы подготовили чек-лист от КОРУС Консалтинг СНГ - одного из топ-провайдеров ЭДО в России, что нужно сделать, если с ЭДО вы ранее знакомы не были.

Шаг 1. Составление реестра документов и контрагентов.

Для начала необходимо понять, как часто и какими типами документов предприниматель обменивается с партнерами и контрагентами. Например, если есть партнеры, которые не оплачивают услуги без предоставления актов, то лучше уже сейчас понять крайние сроки, когда необходимо будет получить документы.

Документы в ЭДО делятся на структурированные (акты, счет-фактура, счет и т.д), которые регламентируются законодательством, и неструктурированные (договор, приложение, отчеты и т.д.).

Зачем нужно такое деление:

• Понимания, какие типы документов потребуются в работе;
• Определения приоритетных контрагентов, с которыми необходимо осуществить переход на ЭДО в срочном порядке;
• Составление будущего списка тех, с кем уже можно будет работать по ЭДО.

Шаг 2. Определение способа работы с электронными документами

Веб-версия (от 1 часа до 12 часов)

Наиболее простой способ работы с Документооборотом. Не нужно ничего настраивать в своих учетных системах, ставить дополнительный софт на компьютер. Осуществляется простой вход в веб-сервис, загрузка документов и отправка всего за пару кликов.

Через банк-клиент (в течении 15 минут)

Если клиент и его контрагенты обслуживаются в Сбербанке, есть возможность подключиться к ЭДО через Сбербанк Бизнес Онлайн в разделе сервисов.

Модуль 1С (от 1 до 7 дней)

Если трафик по документообороту достаточно велик, и клиент использует типовую версию 1С выше версии 8.3, можно отправлять и обмениваться документами, не покидая интерфейса 1С. На настройку и установку специального модуля уйдет пару часов.

Интеграция с другими учетными системами (от 1 до 6 месяцев)

Если в компании используется SAP, модифицированная 1С, Directum и прочие учетные системы, тогда потребуется интеграция через модуль API. Быстро решить это возможно только в том случае, если у клиента уже имеется хорошая команда по доработке учетной системы, в противном случае потребуется некоторое время.

Шаг 3. Внесение изменений в учетную политику

В учетной политике компании необходимо прописать возможность использования электронных документов, в частности, пункт о том, что первичные документы могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью. Также рекомендуется включить пункт о передаче электронных документов через ЭДО в шаблоны имеющихся в компании договоров.

Шаг 4. Составление маршрута движения документов

Каждый документ имеет свой жизненный цикл.

Обычно он выглядит так:

создание – согласование – подписание. Однако на каждом этапе необходимо согласование документа каким-либо сотрудником до завершения цикла документооборота. Кто-то из согласующих лиц при этом имеет право подписи, а кто-то должен просто нажать "ОК" в системе. Понимание всей цепочки и ответственных лиц на каждом ее этапе потребуется для настройки маршрута движения документа в сервисах электронного документооборота.

Шаг 5. Выбор оператора документооборота

Выбор оператора чаще всего будет зависеть от цены и тех решений, которые он предлагает. По факту основными критериями при выборе оператора являются: цена, варианты работы (интеграция или веб-интерфейс), стабильность и качество технической поддержки. Операторы ЭДО продают различные тарифные пакеты, поэтому лучше заранее понимать, сколько документов планируется отправлять.

Между операторами ЭДО существует бесплатный роуминг, поэтому не нужно переживать, если контрагенты будут обслуживаться у другого оператора, это быстр о решаемый вопрос интеграции.

Шаг 6. Выпуск ЭЦП для тех сотрудников, которые имеют право подписи

Электронный документооборот невозможен без электронной подписи (она же ЭЦП), так как именно ЭЦП подтверждает, что документ подписали именно вы, а не кто-то другой. Электронная подпись десятки безопаснее, чем обычная подпись и печать, а также обладает юридической значимостью. Так как в сегодняшних реалиях мы говорим о работе из дома, на удаленном режиме, электронную подпись удобнее и безопаснее заказать с доставкой, чтобы лишний раз не покидать пределы своей квартиры.

Шаг 7. Подключение контрагентов

Вот с этим шагом часто возникают проблемы. Если крупный бизнес как правило с ЭДО работает, то средний и мелкий бизнес про такую систему зачастую не слышал. Важно понимать, если вы отправляете документы в электронном виде, то ваши клиенты ничего платить не будут, у всех операторов ЭДО входящие бесплатно.

Вот несколько сценариев, как начать работать с ЭДО:

Партнер не подключен к ЭДО

Тут у вас есть 2 варианта.

• Вариант 1. Если клиент и его партнер – клиенты Сбербанка, выпустить электронную подпись и работать с ЭДО он (партнер) сможет бесплатно, а клиенту это будет стоить 295 руб. в месяц, при этом количество документов будет неограниченным.
• Вариант 2. Пригласить контрагента зарегистрироваться в ЭДО, что, конечно же, не самая тривиальная задача. Но она точно окупится.

Партнер подключен к ЭДО, но обслуживается у другого оператора

Клиент пишет письмо в техподдержку оператора ЭДО с просьбой настроить роуминговое соединение. В письме указывается ИНН, имя оператора ЭДО. Как правило, в течение пары дней операторы настроят роуминговое соединение. В некоторых случаях оператор попросит клиента заполнить шаблон письма о том, что его выбрали в качестве оператора ЭДО.

После того, как партнер подтвердит взаимосвязь в интерфейсе своего оператора, доступ к обмену документами открыт.

Клиент и партнер подключены к одному оператору

Это самый простой сценарий. В данном случае в интерфейсе системы нужно ввести ИНН вашего контрагента и отправить запрос на настройку взаимосвязи. После того, как партнер подтвердит, можно спокойно отправлять документы.

Шаг 8. Вы можете работать с ЭДО!

Теперь при общении с контрагентами можно забыть, что такое сбор актов сверки в конце месяца, ожидание подписанного с обеих сторон договора и пересылка актов о выполненной работе. Генеральный директор может работать из любой точки мира, но все равно сможет подписать нужные документы в течение пары минут.

На первый взгляд все выглядит сложно, но по факту начать работать с ЭДО можно в течение дня. Да, для более глубокой интеграции потребуется время, но это можно делать планомерно.

В условиях текущей ситуации первостепенно важно сделать так, чтобы работа компании не застопорилась, а оптимизировать процессы можно постепенно, по мере накапливания требований и опыта.

Аналитика КОРУСа показывает, что российские компании активно и охотно переходят на электронный документооборот в условиях работы из "домашних офисов". Число клиентов, подключившихся к ЭДО в этом месяце возросло 4 раза по сравнению с мартом прошлого года.