ТФОМС Московской области завершил проект комплексной автоматизации документооборота на базе Docsvision.Приоритет

Единая система позволила автоматизировать основные процессы документооборота — от регистрации входящей, исходящей и внутренней корреспонденции до контроля исполнения поручений — во всех подразделениях ТФОМС МО.

Ранее Фонд сообщал об автоматизации контакт-центра — все процессы регистрации и обработки поступающих от граждан московской области обращений были автоматизированы и перенесены в Docsvision.Приоритет. В этом году руководство Фонда приняло решение оптимизировать документационное обеспечение организации и взаимодействие с подразделениями путем расширения функций существующего решения до комплексной системы электронного документооборота.

Основная цель проекта — унифицировать и автоматизировать поддержку регламентов исполнения процессов документооборота во всех подразделениях. Исполнителем проекта была выбрана ИТ-компания "Диджитал Дизайн".

Сейчас в системе зарегистрировано 250 пользователей, к Docsvision.Приоритет подключены сотрудники ТФОМС МО всех уровней — от секретаря до руководителя. Для более удобной работы пользователей были настроены специализированные рабочие места в соответствии с выполняемыми ими функциональными ролями и решаемыми задачами. Десктоп-клиент для работы регистраторов, контролеров и администраторов; для сотрудников-исполнителей веб-клиент, позволяющий выполнять задачи по исполнению поручений, формированию, согласованию и подписанию документов, в том числе с использованием электронной подписи, через браузер. Для руководителей было разработано мобильное приложение "Автоматизированное рабочее место Руководителя" с возможностью расписания проектов резолюций и согласования или подписания документов с планшета, удаленно в онлайн и офлайн режиме.

"Этим проектом мы намерены были решить два важных вопроса — привести все документационные процессы в единый формат и, конечно, сократить объем бумажных документов и трудозатрат. Нам удалось добиться двукратного сокращения сроков подготовки, рассмотрения и исполнения документов и инициативных поручений благодаря легкому и безопасному доступу к информации из любой точки и применению механизма электронного согласования. Кроме того, была обеспечена прозрачность движения документов, появилась возможность динамического отслеживания состояния их исполнения", - прокомментировал заместитель директора ТФОМС МО Вадим Лукашов.