Сахалинский холдинг BAEK внедрил единую систему документооборота

Интегратор ИТ-решений "Первый Бит" завершил масштабный проект по внедрению системы управления более чем 5 тыс. договорами для группы компаний BAEK – одного из крупнейших коммерческих холдингов Сахалинской области. Это позволило на 50% повысить скорость формирования управленческой отчетности и кардинально снизить объем бумажного документооборота.

Раннее в BAEK для документооборота использовалась самописная система, имеющая ряд существенных ограничений. В ней была реализована только возможность согласования договоров и заявок на ТМЦ, этого не хватало для организации процессов группы компаний. Также не была предусмотрена возможность интеграции с другими программными продуктами. В результате всех этих ограничений, программа не способствовала сокращению бумажного документооборота или повышению прозрачности процессов согласования.

Выбор "1С:Документооборот КОРП" был обусловлен не только его функциональными возможностями, подходящими для решения поставленных задач, но и стремлением компании к эффективному и прозрачному управлению бизнесом.

Специалисты компании "Первый Бит" за 3,5 месяца развернули систему "1С:Документооборот КОРП", автоматизировавшую учет договоров, ведение блока претензионно-исковой работы, а также работу с заявками на товарно-материальные ценности (ТМЦ) и оборот административной документации для всей группы компаний, объединяющей 17 разных бизнес-направлений.

"Одним из важных условий для этого проекта было обеспечение возможности интеграции с уже работающей системой контроля и управления доступом (СКУД), хорошо адаптированной под наши бизнес-процессы и позволяющей без дополнительных трудозатрат административной службы отключать пользователей от корпоративных систем. Данные из СКУД нужно было интегрировать в процессы согласования: система должна была в online-режиме отслеживать движение пользователей-согласующих лиц и автоматически заменять их при необходимости", – рассказал директор по ИТ группы компаний BAEK Дмитрий Макаров.

Новая система дает возможность отслеживать изменения и движение документов в режиме реального времени и обеспечивает унифицированный контроль над договорными отношениями. Также были реализованы решения для управления пользователями, включая автоматическое заведение, замещение и удаление пользователей в системе.

"Наша команда работала над реализацией множества разноплановых параллельных проектов, и их требовалось интегрировать между собой. В частности, параллельно велись проекты по автоматизации управленческого баланса на базе программного продукта "Бит.Финанс/Холдинг", автоматизация строительного учета и построение гармонизированной системы управления НСИ, что оказывало прямое влияние на сроки и результаты каждого из них", – сообщила руководитель проектного департамента ИТ-интегратора "Первый Бит" в Хабаровске Елена Серова.

С внедрением новой системы в BAEK значительно снижен объем бумажного документооборота, а пользователи получили быстрый доступ к ключевым показателям эффективности. Реализация проекта позволила облегчить труд сотрудников компании, повысить скорость и точность формирования управленческой отчетности на 50%.