Электронная транспортная накладная: как подготовиться к переходу и во сколько он обойдется

В 2023 г. транспортная отрасль стала одним из лидеров процесса цифровизации. Подталкивают к использованию ИТ-инфраструктуры логистический бизнес России и высокая конкуренция в сегменте грузоперевозок, а также государственные инициативы.

Как появилась и чем полезна ЭТрН

С начала обсуждения интеграции электронных накладных в российскую логистическую отрасль прошло уже пять лет. В 2019 г. пилотный проект впервые представило Министерство транспорта, постепенно внедряя его на региональном, а затем и на федеральном уровне. Сегодня формализованные электронные перевозочные документы регулируются двумя законодательными актами - федеральным законом №336-ФЗ и приказом Федеральной налоговой службы №ЕД-7-26/1065@, а использовать ЭТрН в практике соглашаются все больше перевозчиков. "Мы видим, как повышается интерес рынка к электронным транспортным накладным. Трафик документооборота в сервисе "Логистика" в январе-феврале 2024 г. вырос более чем в 10 раз по сравнению с данными за аналогичный период 2023 г.", - отметила Оксана Леонова, эксперт сервиса "Логистика" компании "Контур".

По словам представителей отрасли, использование электронного оформления автомобильных грузоперевозок по России повышает прозрачность логистического процесса в отношении оплаты счетов и информированности участников цепочки. Директор ООО "ТЭК "Кентавр" Игорь Венедиктов считает, что действующая система бумажного документооборота - благодатная почва для мошеннических действий, от которых страдает в первую очередь логист. "Электронный перевозочный документ, подписанный всеми сторонами и размещенный на федеральном электронном ресурсе, напротив, делает сделку полностью прозрачной", - говорит он.

Кроме этого, благодаря ЭТрН перевозчик ускоряет процесс подписания документов, снижает количество ошибок в документах благодаря роботизированным технологиям, а также экономит на бумаге и обслуживании офисной техники для печати. Отказ от прежней системы предоставления данных ведет и к стабильности финансового планирования грузоперевозчиков: директор не занимается внезапным поиском дополнительной ликвидности, чтобы оплатить доставку, накладные по которой были потеряны в прошлом периоде, теперь нашлись и требуют оплаты.

"Главное преимущество электронного документа в том, что он доступен сразу всем участникам логистической цепочки. Клиент, таким образом, уверен в прозрачности перевозок и скорости передачи документов. Водители-экспедиторы смогут не брать с собой бумажные документы и при проверке предъявлять сотрудникам ГИБДД только QR-код на смартфоне. Работникам архива и служб документационного обеспечения не нужно будет печатать и пересылать бумажные копии - все сохранится в электронном виде, что облегчит поиск документов", - отметила пресс-служба ГК "Деловые Линии".

Как подготовиться к переходу

Несмотря на интерес к электронному формату обмена документами, бизнес пока не спешит избавляться от бумажных носителей. "Переход на электронный документооборот - это трудозатратный процесс. Компаниям нужно перестроить бизнес-процессы для начала работы по-новому, обучить сотрудников. Еще одна сложность внедрения ЭТрН - длинная цепочка документооборота. Документ заполняют сразу от трех до шести участников, все они должны быть подключены к ЭДО. При этом крупные игроки рынка перевозок обычно положительно относятся к возможности перехода, а малый бизнес неохотно пробует новые инструменты", - отмечает Оксана Леонова. С ее мнением соглашаются и другие участники рынка.

"Часто слышу и вижу экспертные оценки, которые говорят о том, что около 70% перевозчиков - это малый бизнес, чаще ИП. Этот сегмент рынка часто предвзято относится к технологиям, которые приводят к повышению прозрачности. Отсюда часто появляются возражения "у меня только кнопочный телефон", "на дорогах и складах часто нет интернета", "как ИП подписать документы на мобильном устройстве", "нам это пока не подходит в силу специфики". Конечно, эти проблемы имеют место, но не являются нерешаемыми", - подчеркивает руководитель направления электронных перевозочных документов ГК "Астрал" Антон Шевченко. По его словам, основными причинами отказа от перехода на ЭТрН в 2024 г. остаются высокая вариативность рынка (компании отличаются по масштабу, специфике перевозки, уровню цифровой зрелости и т.д.), консерватизм, предубеждения и завышенные ожидания пользователей.

Перевозчики, которые уже успели перейти на новый формат, готовы делиться экспертизой, но предупреждают: участникам рынка при внедрении ЭТрН придется обучать не только водителей, но и логистов, руководителей автоколонн, диспетчеров и других сотрудников. С точки зрения дополнительного оборудования участникам цепочки понадобятся цифровые подписи и мобильные устройства для водителей. "В этом вопросе важно не только подготовить кадры, настроить внутренние процессы документооборота, но и найти надежного оператора ЭДО. В нашем случае именно он помогает решить возникающие вопросы либо самостоятельно, либо с привлечением рабочей группы с участием Министерства транспорта", - подчеркивает пресс-служба ГК "Деловые Линии".

Ускорить процесс перехода на ЭТрН поможет и наличие функционала обмена ЭПД в большинстве систем автоматизации. "В этом смысле хорошая практика и достижение в том, что в типовых конфигурациях "1С" есть сервис 1С-ЭДО, который позволяет обмениваться и ЭТрН, и ЭПЛ, и другими документами в электронном виде", - отмечает Антон Шевченко. - Впрочем, помогает отрасли, по словам игроков рынка, и развитие рынка ЭДО в России, которое приводит к появлению новых требований. Положительно влияет и наличие первых кейсов об опыте использования ЭТрН крупными компаниями. Так, участники рынка могут ознакомиться с реальными примерами и оценить выгоды.

Во сколько обойдется переход на ЭТрН

Введение электронной транспортной накладной может потребовать определенных затрат, которые варьируются в зависимости от различных факторов: отрасль, размер предприятия и выбранное программное обеспечение. Вопрос очень относительный, и все зависит от того, как компания переходит на ЭТрН. К примеру, можно просто купить лицензию и пакет услуг у оператора ЭДО или посредника, а можно переработать процессы и информационные системы.

"При подходах к такой оценке мы оперируем определением "жизненный цикл документа", то есть необходимо определить, как живет документ с момента его формирования - в системе или вручную - до момента принятия к учету данных из этого документа и его переноса в архив с последующей утилизацией через пять лет. У каждого перевозчика эти процессы построены по-разному, поэтому жизненный цикл и стоимость разнятся. По экспертным оценкам, стоимость одной ЭТрН составляет от 150 руб. до 700 руб.", – рассказал Антон Шевченко.

Что касается стоимости услуг операторов ЭДО, в 2024 г. они варьируются от 4 руб. до 6,5 руб. за документ. Но если клиент хочет, чтобы работа с ЭТрН была полностью автоматизирована, то услуга будет стоить дороже, чем вариант с возможностью ручного ввода данных в поля документа.

В 2024 г. внедрение электронной транспортной накладной будет оставаться одним из ключевых трендов процесса автоматизации и оптимизации логистической отрасли. Участники рынка сходятся во мнении, что переход на цифру неизбежен и при переходе ЭТрН в обязательный статус многим "серым" игрокам придется покинуть рынок. У тех, кто только начал настраивать процессы, выход только один - осваивать новые технологии с удвоенной скоростью. Впрочем, успешные кейсы использования электронного формата отчетности на рынке уже есть, поэтому другим грузоперевозчикам понять, как перестроить бизнес-процессы и разобраться в измененном бухгалтерском и налоговом учетах, будет проще и быстрее.