Переходим с SAP на 1С: сложности, с которыми сталкиваются заказчики и исполнители

После ухода с российского рынка немецкого вендора SAP перед бизнесом встала задача по переводу своих информационных систем на отечественные решения. Одной из российских альтернатив являются решения на базе платформы "1С:Предприятие" флагмана российского рынка — фирмы "1С".

Какие трудности могут возникнуть при миграции с SAP на 1С? Сколько времени и средств требуется на это? Как грамотно спланировать процесс перехода и с чего лучше начать? Рассказывают эксперты IBS: начальник отдела систем автоматизации логистики и производства Андрей Ермаков и начальник отдела сервиса 1С Евгений Самохвалов.

Классификация проектов и их стоимость

Андрей Ермаков, начальник отдела систем автоматизации логистики и производства IBSАндрей Ермаков, начальник отдела систем автоматизации логистики и производства IBSПроекты миграции с SAP на 1С можно условно разделить на два вида.

Первый вид — срочная замена зарубежного решения. К нему обычно прибегают компании, находящиеся под высоким риском отключения от SAP, которым нужно решить этот вопрос буквально за 2 месяца. У проектной команды в этом случае нет возможности полноценно определить функциональные требования к системе. Поэтому, как правило, запускается MVP ("минимально жизнеспособный продукт") для обеспечения ввода данных либо миграции базы на импортозамещенную инфраструктуру.

Второй вид — полноценное внедрение. Его используют компании со сложной организационной структурой, сотнями пользователей и широким функциональным наполнением систем. В этой ситуации применяется проектный подход с детальным анализом и методологической проработкой до запуска автоматизации.

В зависимости от выбранной стратегии варьируется и стоимость проектов. Затраты на переход с SAP на 1С могут начинаться с десятков миллионов рублей, если формируется исключительно MVP, чтобы закрыть минимум операций. Но могут достигать и сотен миллионов, когда проект проходит тщательную подготовку: актуализируются основные процессы, формируется целевая архитектура, разрабатывается дорожная карта с приоритизацией процессов для замещения.

Какой сценарий миграции выбрать?

Евгений Самохвалов, начальник отдела сервиса 1С IBSЕвгений Самохвалов, начальник отдела сервиса 1С IBSЕсли жестких дедлайнов по переходу нет, то рекомендуется сначала провести предварительные методологические работы: проанализировать текущее состояние бизнес-процессов и ИТ-инфраструктуры, сформировать целевую модель процессов с выделением автоматизируемых областей и степени покрытия их информационными системами.

На основе этого далее формулируются обоснованные детальные требования к функционалу автоматизированной системы, приоритеты замещения и очередности внедрения.

Такой порядок действий позволяет синхронизировать развитие целевых процессов и программных решений.

Возможные проблемы при миграции

Одна из особенностей, с которой приходится сталкиваться при переходе с SAP на 1С, — это завышенные представления заказчика о функциональности импортозамещенного коробочного решения. Если обратиться к истории, продукты SAP развивались с 1972 года и, что важно понимать, в обмене опытом участвовало обширное мировое сообщество. Оперативно обеспечить аналогичный уровень продукта затруднительно, в результате чего получается высокая кастомизация продукта в функциональных блоках, не подпадающих под государственное регулирование. Несмотря на это, компания "1С" активно инвестирует в развитие своих решений, чтобы устранить все отставания.

Также стоит выделить одну из возможных проблем — это отсутствие доступа к технологическим инструментам миграции и трансформации данных на стороне SAP. Как правило, это кейсы, когда глобальная штаб-квартира, находящаяся за пределами РФ, ограничивает доступ российским активам к таким инструментах, при этом заказчики могут ограниченно по запросу выполнить выгрузки необходимых объектов системы.

В этом случае для обеспечения процессов миграции обычно используется методика наполнения данными системы через шаблоны с использованием двух основных источников: предоставленной заказчиком выгрузки основных и вспомогательных таблиц в требуемом аналитическом разрезе, а также по данным стандартных и разработанных отчетов при наличии пользовательского доступа в систему. Данные из таблиц, отчетов, а также скан-копии документов сохраняются в хранилище исторических данных для возможности последующего использования.

Часто можно встретить ошибочное мнение, что автоматизация бизнес-процессов не требует подготовки. В этом случае желание автоматизироваться опережает формализацию процессов и актуализацию методологии. В итоге приходится иметь дело с устаревшей документацией и невысоким уровнем формализации, а предложенные методики оказываются оторваны от реальных возможностей решений.

Ошибки при автоматизации, из-за которых бизнес теряет деньги

Возможны несколько сценариев соотношения формализации целевых процессов компании и программных решений.

Идеальным вариантом можно назвать ситуацию, когда целевые процессы и программные решения синхронизированы в своем развитии. В этом случае автоматизация обеспечивает качественную информацию в части принятия решений и позволяет бизнесу оперативно реагировать на изменения рынка.

Нередко встречается ситуация, когда вместо последовательного выстраивания системы при автоматизации процессов хаотично используются различные "подпорки и заплатки". Это приводит к появлению недостоверной информации, затрудняющей принятие оперативных решений.

Иногда бизнес-процессы в компании могут быть очень развиты, а уровень автоматизации, наоборот, отстает: например, когда по большинству процессов нет данных или они хранятся в Excel. В итоге возникают высокие операционные затраты на обеспечение процессов, наблюдается низкая взаимозаменяемость персонала, отсутствует возможность своевременно реагировать на меняющийся рынок.

Противоположная ситуация — "нависающая автоматизация": формализация целевых процессов значительно отстает от растущего в функциональности программного решения, и не всегда понятно, а нужна ли автоматизация в таком объеме. В этом случае целевыми процессами компании управляют уже не владельцы, а ИТ. Повышается риск оптимизации программного решения в ущерб бизнес-эффектам. Другие проблемы — высокий риск потери экспертизы при смене команды, избыточность функционала и, как следствие, лишние затраты.

Поэтому важно перед внедрением программного решения проанализировать состояние целевых процессов.

Роль команды поддержки при переходе с SAP на 1С

Для успешной миграции с SAP на 1С важно вовремя задействовать в работе над проектом специалистов поддержки.

Еще до начала проекта следует определить требования к организации сопровождения и рассчитать стоимость владения, а на этапе согласования устава проекта утвердить концепцию сопровождения. Когда пользователи прошли обучение и начинают работать в программе, у них возникает большое количество вопросов. Поэтому уже на этапе внедрения необходимо настроить систему ServiceDesk, СППР и КИП, запустить системы управления обращениями, проблемами, изменениями и релизами.

Подключение специалистов поддержки для решения запросов на 1-й линии позволяет снизить нагрузку на проектную команду, проверить состояние пользовательской и технической документации, сократить сроки стабилизации системы и затраты на организацию поддержки. Кроме того, благодаря передаче знаний от команды внедрения команде сопровождения повышаются компетенции специалистов поддержки, а пользователи чувствуют себя комфортно при переводе системы в промышленную эксплуатацию.

Если не решить вопрос с поддержкой заранее, делать это придется уже во время проекта, когда у всех и так повышенная нагрузка. Из-за сжатых сроков для обеспечения требуемого уровня качества понадобится больше ресурсов, а для решения многих заявок придется привлекать специалистов с более высокими компетенциями на 2-й линии. Наконец, выстраивание процессов поддержки после завершения проекта внедрения станет дополнительным стрессом для уже уставших пользователей.

При правильном планировании перехода и подборе необходимых ресурсов (как для внедрения, так и для поддержки) процесс миграции произойдет максимально бесшовно, без потерь как для бизнеса, так и для конечных пользователей.