Бумаге.net: на электронные кадровые документы переходит 71 компания

В эксперименте по электронному кадровому документообороту примет участие 71 организация. Это следует из проекта приказа Минтруда, с которым ознакомились "Известия".

Хотя в перечень и вошли крупные компании, говорить о широком масштабе эксперимента не приходится, обращают внимание специалисты. Это может объясняться как параметрами самого проекта, так и технической и организационной неготовностью российского бизнеса. За время пандемии некоторые компании начали налаживать дистанционный документооборот без высоких технологий, например фотографируя написанные от руки бумаги.

Эксперимент не для всех

Проект приказа "Об утверждении перечня работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" Минтруд направил на рассмотрение в Российскую трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений. "Известия" ознакомились с обращением за подписью заместителя министра Всеволода Вуколова. В эксперименте по электронному кадровому документообороту сможет принять участие 71 компания. В перечень вошли преимущественно крупные организации, в том числе РЖД, "Сбербанк", "Яндекс", "Почта России", "ПепсиКо Холдингс", "Юнилевер Русь", Wildberries, "Мобильные телесистемы" и "Мегафон".

"Известия" обратились в Минтруд с просьбой пояснить, по каким принципам отбирались компании и возможно ли расширение перечня.

Из пока не утвержденного проекта порядка проведения эксперимента следует, что возможность присоединиться к эксперименту у других фирм будет. Для этого нужно направить заявление в Минтруд до 1 декабря этого года.

По предварительным параметрам эксперимента, компании смогут заключать со своими сотрудниками ряд документов в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе. К ним, в частности, относятся трудовой договор, приказ о приеме на работу, приказ о прекращении трудового договора, графики отпусков, сменности и работы на вахте, а также различные заявления, соглашения, обращения и уведомления. Предполагается, что сотрудник будет подписывать документы электронной цифровой подписью, если ее нет — за оформление платит руководство. Документооборот может проходить на базе госсистемы "Работа в России" или системы работодателя.

Слишком сложно

На первый взгляд может показаться странным, что во время пандемии и массового перехода компаний на дистанционную работу электронным документооборотом заинтересовалась лишь 71 организация, отметил проректор Финансового университета при правительстве Александр Сафонов. Однако если проанализировать международный опыт, заметно: другие страны не декларируют использование государственных систем в таких проектах, указал он.

— Нигде не создается централизованных систем. Можно ведь просто утвердить формы взаимодействия, — считает эксперт.

Впрочем, малое число желающих участвовать в эксперименте организаций связано и со спецификой российского рынка труда.

— Переход на электронный кадровый документооборот предполагает, что компания должна открыть все свои данные государственному ресурсу. Понятно, что к этому готовы только организации, у которых простые и прозрачные отношения с персоналом. Кроме того, важны техническая подготовка, соблюдение закона о персональных данных, сбор заявлений о согласии со всех сотрудников, — объяснил Александр Сафонов.

С учетом того что итоги эксперимента подведут только в следующем году, до реального безбумажного взаимодействия еще далеко, подытожил он.

От руки

Пока многие компании разрабатывают собственные варианты электронного документооборота без государственных экспериментов. В период пандемии работодатели, например, принимают от сотрудников документы от руки, переданные посредством камеры телефона или подписанные с помощью стилуса на планшете, рассказала партнер адвокатского бюро "Бишенов и Партнеры" Анжелика Решетникова. Такие факты возможны во внутренней переписке, но для третьих лиц необходимо подписывать бумаги с помощью электронной цифровой подписи, указала она. Однако договором между сторонами может быть предусмотрено, что скан-копии документов имеют юридическую силу до момента передачи оригиналов, рассказала эксперт.

Что касается предложенного Минтрудом перечня организаций — участников эксперимента по электронному кадровому документообороту, можно отметить, что в список вошли крупнейшие российские организации с наиболее высокой численностью штата, представленные филиалами во многих регионах РФ, относящиеся при этом к различным отраслям. Это позволит максимально полно протестировать систему, считает Анжелика Решетникова. Эксперимент начался 5 мая и завершится 31 марта 2021 года.

Ранее с 1 января в России вступил в силу закон о введении электронных трудовых книжек. Работник имеет право выбрать между бумажной и электронной версией этого документа в течение 2020 года. С 2021 года у всех, впервые устроившихся на работу, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде, без оформления бумажной трудовой книжки. Работодатели же должны предоставлять в ПФР в электронном виде данные о приеме на работу сотрудников, переводе на другую постоянную работу, увольнении и подаче соответствующих заявлений.