Notion уходит из России: как сохранить данные

Про уход Notion из России не написал только ленивый. Новость неприятная, но ожидаемая. С весны 2022 года пользователи сталкивались с ограничениями на платформе. Сначала перестала работать оплата российскими картами, затем стали появляться сообщения о точечных блокировках. Но за 2 года отечественные компании научились справляться с подобными трудностями, поэтому информация о том, что с 9 сентября 2024 г. все аккаунты, включая бесплатные будут заблокированы стала неожиданностью для многих, кто решил рискнуть и продолжить использовать данную систему после первых звоночков в 2022 году.

Времени осталось в обрез, поэтому давайте разбираться, что нужно делать пользователям, чтобы сохранить свои данные.

Какие есть варианты

Вариант 1: Перенести данные в систему-аналог

Опустим рассказ о том, что эту систему нужно выбрать и почему она должна быть разработана российским вендором (всем же понятно почему?)

Разработчики аналогов предлагают более менее одно и то же - миграцию данных из Notion в их систему с помощью API.

Важно понимать:

1. API - это набор программных инструментов и способов, посредством которых происходит обмен данными между системами. Универсального варианта API не существует. Это значит, что в случае миграции из Notion API сервис нужно сначала разработать! (все знают, что мы не любим готовиться заранее и предпочитаем решать проблемы по мере их поступления).

Это, в свою очередь, означает, что хотя решения уже есть, но тестироваться оно будет в реальном времени на живых аккаунтах, а результат миграции пока непредсказуем.

Отечественные разработчики аналогов Notion во всю рекламируют автоматическую миграцию и показывают демо-ролики. Только заканчиваются они на самом интересном месте и не показывают результаты миграции.

А в комментариях пользователи пишут:

"Инструкции не работают"

"Мигрировать данные из ноушн может только владелец? Мне как сотруднику не получается это сделать по вашей инструкции"

"Новые пространства после импорта не появляются в общем списке"

"При миграции из Notion постоянно возникает ошибка. Непонятно что с этим делать".

"У меня без ошибок, но за несколько часов работы было выгружено 0 статей, перенесено 0 статей"

2. Вариант с API будет работать только до 8 сентября. Дальше мигрировать данные будет уже неоткуда. Нужно успеть сейчас, а сейчас не работает (см. п.1)

NB! Не стоит верить рекламным сообщениям о бесплатных сервисах-аналогах.

Наша проверка показала, что заливать гигабайты своей информации в бесплатные версии отечественных систем не получится, придется докупать пространство согласно тарифным планам.

Вариант 2: Выгрузить информацию вручную и потом уже решить, что делать с ней дальше

По официальной версии доступ к рабочим пространствам в Notion будет открыт до 8 сентября включительно. До этой даты пользователи могут экспортировать свои данные. Notion предлагает выгрузить их в формате HTML, Markdown или CSV, что позволит сохранить структуру информации. Компания опубликовала инструкцию по экспорту данных.

Мы протестировали все варианты и вот к каким выводам пришли:

Выгрузка в Markdown & CVS

Проблемы:

1. Опыт показал, что Notion не может переварить большой объем данных и через какое-то время экспорт выдает ошибку. Возможно из-за общего ажиотажа. Почти пустое тестовое пространство у нас уже более 14-ти часов висит в процессе экспорта.
2. Низкое качество выгрузки. Если в ваших данных много графических элементов, таблиц и схем, ссылок и взаимосвязей, то этот вариант выгрузки заведомо рисковый. Клиенты, которые приходили к нам, рассказывали, что даже сам Notion не в состоянии адекватно загрузить обратно, выгруженные из него материалы.

Вывод: Если у вас небольшой объем информации, то быстрее и проще ее будет перенести руками. Если данных много и все таки хочется быстро - делайте выгрузку в HTML.

Выгрузка в HTML (мы рекомендуем этот способ)

Этот вариант работает гораздо лучше. В архиве содержатся папки, а внутри каждой – внутренние страницы отдельно.

Картинки складываются в отдельную папку.

Так выглядит выгрузка родительской страницы. Все ссылки рабочие, т.к. все сохранилось в папках.

Даже картинки подгрузились

Этот вариант поможет сохранить контент и его взаимосвязи. Но пользоваться такой выгрузкой в дальнейшем будет неудобно, особенно если у вас большое количество контента.

Что делать дальше

Чтобы продолжать работу с контентом в привычном и удобном формате, а также пользоваться возможностями поиска, шеринга, совместного редактирования и пр. нужен специализированный софт.

Мы разработали свою версию импортера, которая позволяет загрузить архивы Notion в нашу систему, максимально сохраняя структуру, форматирование и взаимосвязи.

Порядок действий такой:

1. Выгружаете архив в HTML,
2. Идете к нам
3. Далее согласуем целевой формат и выполняем миграцию согласно этим требованиям

Заключение

Возможно, бесплатные аккаунты Notion будут доступны и дальше, через VPN. На официальном сайте пишут, что вне России к ним можно будет восстановить доступ. Но насколько это будет возможно - пока непонятно, иногда и с VPN можно определить, где реально находится пользователь.