"Как у любого продукта, у нормативного документа есть свой жизненный цикл. И им надо уметь управлять"

10 лет назад на отечественном ИТ-рынке появилось инновационное решение по работе с нормативной документацией — Система управления нормативной и технической документацией "Техэксперт". В чём уникальность этой системы и почему потребность пользователей в управлении нормативными документами продолжает расти, рассказывает заместитель генерального директора Консорциума "Кодекс" Марина Синицына.

Откуда возникла потребность в комплексной системе управления нормативными документами?

Для начала нужно сделать небольшое отступление и рассказать о том, чем занимается Консорциум "Кодекс". Большинству специалистов мы известны как разработчики профессиональных справочных систем (ПСС) под марками "Техэксперт" и "Кодекс". Но круг задач, которые мы решаем, гораздо шире. Консорциум "Кодекс" больше 30 лет выпускает ИТ-инструменты для работы с нормативными документами и больше 10 — автоматизирует управление документами.

Концепция Системы управления нормативной и технической документацией "Техэксперт" (сокращённо — СУ НТД) формировалась постепенно. Всё началось с выхода на платформе "Техэксперт" такого решения, как Банк документов. Он позволил пользователям добавлять к документам федерального уровня, которые содержатся в ПСС "Техэксперт" и "Кодекс", собственные документы: стандарты организации, локальные нормативные акты и т. д.

Когда Банк документов начал внедряться на местах, стало понятно: организации нуждаются не только в том, чтобы складывать и хранить внутренние документы в едином пространстве с внешними, но и в том, чтобы полноценно такими документами управлять. То есть приводить к единому формату, классифицировать по разным категориям и, самое главное, поддерживать в актуальном состоянии.

Документ — это ведь тоже продукт, и, как у любого продукта, у него есть свой жизненный цикл. Документ рождается и начинает применяться, он меняется вслед за изменением регулируемого им бизнес-процесса или требований к продукции, иногда документ устаревает и отменяется. Структура СУ НТД отражает эти этапы жизненного цикла документа.

Сначала в рамках СУ НТД были спроектированы подсистемы, которые закрывают самые базовые потребности пользователя. Первой из них стала Подсистема ведения фондов, в основе которой лежал Банк документов. Затем мы решали вопрос актуализации фонда в соответствии с требованиями документов федерального уровня. Следующим по значимости был процесс согласования документов внутри предприятия. А в завершение был подготовлен Конструктор нормативных документов — решение, которое позволяет максимально автоматизировать, шаблонизировать и в конце концов сократить по времени процесс создания новых внутренних документов.

Развитие СУ НТД продолжается и сейчас. К выпуску готовится следующая подсистема, которая помогает автоматизировать процессы обсуждения действующих и разрабатываемых нормативных документов, а также фиксировать пробелы технического регулирования. С её помощью специалисты могут контролировать все этапы согласования: доступ к проектам документов, сбор предложений и замечаний, формирование сводки отзывов, принятие решений по каждому замечанию и т. д.

Из всех классов программного обеспечения СУ НТД ближе всего к ECM-системам. Есть ли принципиальное отличие СУ НТД от других подобных систем, например SharePoint?

Во-первых, СУ НТД — это не только место для хранения, но и легитимный источник информации. В СУ НТД заложен функционал для обеспечения легитимного доступа, поэтому с её помощью можно окончательно решить вопрос, где находятся оригиналы документов, которыми должны руководствоваться сотрудники предприятия.

Во-вторых, СУ НТД не только и не столько хранит документы, сколько обеспечивает их актуальность. Инструменты СУ НТД позволяют всем ответственным за документ лицам отслеживать изменения во внешней нормативной базе и вовремя отражать их во внутренней.

Но актуализировать документ мало — нужно ещё проконтролировать, кто может иметь к нему доступ, кто должен с ним ознакомиться при обновлении и т. д. Со всем этим СУ НТД тоже помогает.

Ну и самое главное, наверное, отличие заключается в том, что СУ НТД в сочетании с ПСС "Кодекс"/"Техэксперт" позволяет создать Единый фонд внутренних и внешних документов со сквозным поиском, перекрёстными гиперссылками и т. д. Это позволяет добиваться того, чтобы локальные документы полностью соответствовали нормативному регулированию государства.

Как вы считаете, что в первую очередь мотивирует предприятия переходить на работу с СУ НТД?

Когда мы начинаем внедрять СУ НТД у наших клиентов, то зачастую на старте наблюдаем одну и ту же картину: ряды полок, уставленные папками с документами. И, конечно, первое, что привлекает специалистов, — это возможность перехода на безбумажный документооборот. На предприятия приходит всё более молодое поколение, которое не любит бумагу, любит все в электронном виде и желательно, чтобы из любой точки, где есть интернет, можно было посмотреть документ, его часть или, например, его статус. СУ НТД решает эту задачу на 100%.

Второе, за что ценят нашу систему, — это культура создания своих собственных документов. Часто бывает так: чтобы выпустить один стандарт организации, группа экспертов по два года перекидывается сообщениями в электронной почте, теряет нужные версии документов, забывает, кто и какие предложения внёс по конкретному пункту. Спустя годы, особенно при кадровых изменениях, может потеряться вообще всё, включая имена участников.

СУ НТД исключает такую ситуацию. С ней невозможно потерять ни одну версию документа, ни одно согласование, ни одно замечание — всё хранится. И даже если вы какие-то правки решили не включать в текущую версию документа, к ним можно вернуться спустя время. В конечном итоге всё это влияет на качество используемых на предприятии документов, а значит — и качество продукции или услуг.

Как понять, что вам нужна СУ НТД?

СУ НТД можно применять практически везде, в любой отрасли, на любом предприятии и в организации любого масштаба. Ключевым здесь является желание упорядочить работу с документами. Вам нужна СУ НТД, если вы больше не хотите разыскивать документы по бумажным папкам или папкам на компьютере. Если вам нужно создать чёткий перечень документов, которым должен руководствоваться каждый сотрудник или конкретное подразделение. Если хотите избавиться от бумажного документооборота. С СУ НТД всё будет храниться в электронном виде, всё всегда будет под рукой.

В общем, если вы хотите быть современными, автоматизировать множество ресурсоёмких рутинных операций и освободить время квалифицированных специалистов, то вам нужна СУ НТД.

Одна из подсистем СУ НТД — это "Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов". Что означает аббревиатура SMART в названии?

Суть концепции SMART заключается в том, что в технологическом развитии уже наступил момент, когда пора переходить от использования документов к использованию отдельных данных из этого документа. Зачем, например, тратить время на прочитывание многостраничных стандартов, когда можно по запросу, касающемуся конкретной продукции и конкретного процесса, выбрать нужный набор требований к ним?

Подсистема "Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов" (КНД) была разработана, в частности, для того, чтобы отдельные нормативные требования могли появляться и в документах пользователей. КНД позволяет создавать документ не в виде текстового "монолита", а в виде своеобразного контейнера, который содержит не только текст, но и другие типы данных. И эти данные — SMART-данные — позволяют уже применять документ разными способами, не только для чтения.

И всё это нужно не только для более быстрого поиска конкретной нормативной информации, но и для того, чтобы в перспективе, когда нормативные требования начнут интерпретировать и выполнять машины, можно было машинно обрабатывать в том числе внутренние документы предприятий.

Какие планы по развитию СУ НТД ставит перед собой Консорциум "Кодекс"?

Цель у СУ НТД грандиозная. Мы искренне верим, что в эффективном управлении нормативными документами нуждается каждая организация независимо от размера, и хотели бы, чтобы этим продуктом пользовались 100% всех наших клиентов.

Ну и, конечно, мы будем продолжать развивать все подсистемы и выпускать новые, поскольку на сегодняшний день выпустили далеко не всё. Некоторые подсистемы — например, "Обсуждение нормативных документов" — почти готовы к выпуску, мы вот-вот их ждём. Другие, скажем так, лежат в запасниках, прорабатываются концептуально и ждут заинтересованного пользователя.

Кроме того, каждая подсистема, которая уже используется организациями, продолжит развиваться по запросам клиентов. По каждой есть список задач, которые нужно решить. Мы очень активно слушаем обратную связь от рынка, нам интересно, чтобы продукт не просто был установлен на предприятии, но действительно использовался в работе. Поэтому всё то, что пользователи от нас просят, обязательно попадает в список пожеланий для очередной версии каждой подсистемы.