Архив, откройся!
Российский рынок электронных архивов документов (ЭАД) растет быстро и имеет большую емкость. Конкуренция заставляет игроков искать новые подходы в продвижении, один из которых – разъяснение преимуществ сервиса. О проблемах перехода в цифру, типах ЭАД и специфике продукта рассказали эксперты ИТ-компании РДТЕХ.
ОТ БУМАГИ К ЭЛЕКТРОННЫМ СЕРВИСАМ
Документооборот в России масштабен. За январь-апрель 2024 года индивидуальные предприниматели сдали в инспекции 16,3 млн различных отчетов, 34,5 млн документов за этот период направлено юридическими лицами. Такие данные прозвучали на прошедшем 31 мая Форуме "ЭДО – Практика 2024".
В России в 2024 году уже создано 613 млн счетов-фактур. Только чуть более 300 млн подобных документов передаются онлайн. Число электронных счетов-фактур растет, каждый квартал их больше примерно на 50%.
"Сегодня компании в сфере транспортной логистики, даже пользующиеся различными электронными системами, складируют документы в помещениях. Они буквально имеют по несколько комнат, где в бумажном виде хранят всевозможные накладные, акты, допсоглашения к договорам. Возможности игроков рынка ЭАД не всегда справляются с подобным объемом документации. А значит электронных архивов нужно больше", - констатирует коммерческий директор РДТЕХ Алексей Коханчик.
"Затраты на обслуживание бумажных документов велики, они складываются из расходов на физическое хранение и транспортировку плюс издержки на копирование и печать страниц. Не говоря о временных ресурсах сотрудников, сначала ищущих, а затем обрабатывающих кипы бумаг", - отмечает менеджер проектного офиса РДТЕХ Алексей Бирюков.
Около 3,5 триллионов рублей в год тратится в России на бумажный документооборот, по данным Ассоциации "РОСЭУ" за 2023 год. Процесс создания, хранения и обработки документов на бумаге у среднестатистической российской компании занимает порядка 65 часов в месяц.
Крупные игроки с большим трафиком исходящих документов стали драйвером для перехода на электронный документооборот. Сбер уменьшил потребление бумаги на 40% с 2020 года. ВТБ уже хранит 97% документов в электронной форме. В Дом.рф 70% операций совершается в безбумажной форме.
ТРИ ВИДА ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ
Рынок российских систем электронного документооборота (СЭД) растет, но пока на 20–30% в год. "Бизнес нуждается в электронных продуктах, но не внедряет их быстро. Существует ряд мифов: что это дорого, можно попасть под излишнее внимание регулятора, данные из документов подвергаются рискам утечек. Однако, если разобраться, то все наоборот – на конкурентном рынке СЭД цена сервисов невелика. Хотя, возможно, нужны пути снижения порога входа в них. ФНС и так практически все знает о компаниях. А операторы электронного документооборота (ЭДО) работают по защищенным протоколам связи", - отметила аналитик департамента маркетинга РДТЕХ Евгения Тухтарова. Эксперт подчеркнула, что многие компании, особенно в сфере малого бизнеса, работают по старинке, слабо информированы о потенциале автоматизации и не задумываются об экономии накладных расходов.
Кто как ни компании-разработчики должны разъяснять рынку преимущества электронных сервисов. Алексей Бирюков рассказывает, что есть разные типы ЭАД. Так, наиболее привычный – это системы ЭДО. В них хранятся документы, используемые в бизнес-процессах. Есть ЭАД долговременного хранения – при его организации создаются цифровые архивные дела. Один из самых востребованных кейсов – оперативный архив. Он ориентирован на быстрый доступ к структурированным документам. Помогает исключить дублирование информации, повторные запросы. Оперативный ЭАД чрезвычайно востребован и распространен сегодня в клиентских сервисах банковской и страховой отраслей.
ИГРОКИ НА КОНКУРЕНТНОМ ПОЛЕ
Российский рынок электронных архивов растет на 20% в год, и сейчас находится на отметке 9,6 млрд, а к 2030 году достигнет 28,7 млрд рублей, констатируют аналитики РДТЕХ. Имеет место фрагментация рынка и высокий уровень конкуренции: работает около 50 вендоров с долей более 1%. Кстати, отечественная отрасль управления данными растет быстрее, чем мировая примерно на 8%.
В 2027 году на долю российских вендоров придется около 200 млрд рублей, или 98% всего объема рынка. Но пока еще существует проблема недоверия к отечественным поставщикам и программным продуктам. Выиграют те разработчики, которые смогут предложить клиентам комплексные продукты, включающие полный цикл решений для задач ЭАД.
"При позиционировании продукта компаниям-разработчикам нужно более четко структурировать отрасли и конечных потребителей ЭАД, а также подбирать инструменты продвижения в соответствии с бизнес-архитектурой заказчиков. Для повышения конкурентоспособности того или иного решения и более четкого понимания потребностей рынка целесообразно предлагать больше сценариев использования – Use Cases, чтобы понимать в каких конкретных бизнес-процессах клиентов ЭАД будет применяться. Желательно иметь детальную Road Map", - считает технический директор РДТЕХ Алексей Дедевич.
Драйвером рынка ЭАД являются проекты в области цифровой трансформации госуправления. Это Гособлако, ГИС Платформа "Центр хранения электронных документов", ИС управления общественными финансами "Электронный бюджет" и др. Не так давно Госдума и правительство РФ полностью перешли на электронный документооборот. В июне определен куратор федерального проекта "Электронный документооборот", им стал вице-премьер Дмитрий Григоренко.
ФНС сегодня разрабатывает методические рекомендации об электронных сервисах и о том, как ими пользоваться. На сайте налоговой службы изначально была собрана по теме. 20 июня там размещена библиотека визуализации, которая позволит разработчикам реализовать в своих продуктах такие же инструменты в отношении электронных документов, как и в сервисе ФНС.
