Суды принимают электронные документы без механизмов верификации
Использование электронных документов в российских судах началось еще в 2011 г. Однако только с появлением Приказа Судебного департамента при ВС РФ №251 от 27 декабря 2016 г. данная практика была полностью узаконена. В итоге рост количества таких документов составляет не менее 20% в год.
https://www.comnews.ru/content/223639/2022-12-22/2022-w51/sudam-propisali-udalenku
Руководитель научно-методического центра и направления образовательных программ DocManagement Consult Елена Скрипко привела статистику 2022 г., где электронные документы участвовали в 70 тыс. процессов, связанных только с разбирательствами между хозяйствующими субъектами. Однако их подлинность не является бесспорной. По мнению Елены Скрипко, такой риск связан с тем, что в действующем законодательстве не нашли отражения механизмы верификации. Не предусмотрен такой механизм и в находящемся сейчас на рассмотрении в Госдуме законопроекте, который призван окончательно узаконить целый ряд моментов, связанных с использованием электронных документов. Впрочем, в данном законопроекте это не единственный недочет.
Также Елена Скрипко обратила внимание, что далеко не всегда при работе с юридически значимыми документами используется метка времени. Соответственно, есть риск, что документ может быть выпущен задним числом. Особенно важно подписывать такой электронной подписью документы, которые отправляются на архивное хранение.
При этом при архивном хранении необходимо следить, чтобы сертификаты электронной подписи продолжали действовать. "При длительном хранении электронных документов (далее ЭД) необходимо обеспечивать юридическую значимость хранимых ЭД после истечения срока действия сертификатов электронной подписи (далее ЭП), наложенных на ЭД. Для подтверждения юридической значимости ЭД необходима информация о результате проверки ЭП в период действия сертификатов подписи, который должен быть подтвержден технологической ЭП с меткой времени. При длительном хранении ЭД подтверждение юридической значимости должно обеспечиваться переподписанием ЭД до срока истечения действия сертификата технологической ЭП сервиса хранения электронных документов", - рекомендует директор по развитию "БФТ-Холдинг" Александр Сорокин.
Заместитель генерального директора компании "Диджитал Дизайн" Дмитрий Арефьев рекомендует в качестве решения проблемы сервисы технического переподписания документов по истечении сроков действия сертификата, формирующие цепочку, позволяющую валидировать ЭП в течение всего срока хранения архивного документа.
Генеральный директор ORB Records Management Владислав Дубов рекомендует не забывать о резервном копировании: "Из особенностей длительного хранения следует обратить внимание на проверку целостности и резервное копирование данных - хотя бы одна копия и в другом месте, - а также регулярное тестирование восстановления из бэкапов. А также списание (удаление) ненужных документов для экономии места и минимизирования утечки информации. Также электронный архив имеет смысл создавать за пределами своего периметра, то есть у стороннего поставщика, чтобы уменьшить риск несанкционированного доступа".
Product owner системы "Архивное дело" компании "Масштабные решения" (ГК "ЭОС") Анастасия Меницкая, наоборот, указывает, что основная особенность длительного хранения электронных документов - необходимость обеспечивать такие характеристики электронного документа, как аутентичность, достоверность, целостность и воспроизводимость: "В работе с электронными документами, в отличие от бумажных, основная нагрузка возлагается на техническую инфраструктуру, где реализуется жизненный цикл электронного документа. Организационные меры отходят на второй план или в целом не в силах обеспечить некоторые аспекты требуемой работы. Меры, определяемые законодательством для долговременного хранения электронных документов, ориентированы на подтверждение юридической значимости в процессе хранения документов в организации. В этой части не существует несколько подходов, которые сводятся к одному - подтверждению факта, что хранимая информация не изменялась и ей можно доверять".
Ведущий аналитик ООО "Цитрос" Татьяна Маркова называет не менее важной задачей обеспечение рекомендованного формата хранения электронных документов: "Данный формат представляет собой файл-контейнер формата zip, содержит контент, метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A".
Именно использование формата PDF/A, по оценке Елены Скрипко, минимизирует риски, что документ будет невозможно прочитать в конце его жизненного цикла. И в целом, по мнению эксперта, длительное хранение электронных документов пока вызывает множество вопросов, на которые пока нет ответа.
