Тонкости ЭДО: как производитель "ФрутоНяни" переходит на электронный документооборот

Бумажный документооборот понемногу уходит в прошлое. Пандемия и тренд на экологичность бизнеса только ускорили этот процесс: электронный формат не только удобен, прост и безопасен, но и способен существенно сократить лишние затраты. Однако введение электронного документооборота (ЭДО) может быть осложнено некоторыми факторами. Алексей Бердин, руководитель департамента ИТ в АО "ПРОГРЕСС" (производитель пищевой продукции под маркой "ФрутоНяня"), рассказывает о переходе компании на Directum RX, его интеграции с SAP HCM, а также о подводных камнях, связанных с внедрением современного ЭДО.

В АО "ПРОГРЕСС" уже много лет как организован внутренний электронный документооборот (ЭДО), но прежняя устаревшая система перестала удовлетворять требованиям организации. В связи с этим еще в 2020 году мы приняли решение использовать для управления электронными документами Directum RX.

После перехода мы получили массу преимуществ. Во многих организациях и сейчас согласование и подписание документов происходят отдельно друг от друга. Юридически значимый документооборот (ЮЗЭДО) позволил нам синхронизировать эти процессы.

На сегодняшний день около 85% документооборота внутри нашей компании идет через ЭДО, в том числе типовые документы: доверенности, заявки на закупку, приказы, распоряжения, входящие/исходящие письма, регламенты и др. Это помогает сделать многие рабочие процессы прозрачными для сотрудников.

Что касается внешнего документооборота с контрагентами, то здесь можно отметить, что автоматически загружаются в систему и уходят на согласование по настроенным маршрутам около 80% документов от внешних отправителей. Мы планируем приблизиться к отметке в 100%, тем самым в значительной мере сократив трудозатраты сотрудников, время и бумагу. Directum RX выступает единой точкой входа для всех типов документов. Обмен с контрагентами, согласование и подписание осуществляются прямо в системе за счет интеграции с "Контур.Диадок".

В АО "ПРОГРЕСС" используются защищенные электронные подписи, есть корпоративный центр регистрации. После внедрения мы получили возможность быстро выстраивать иерархии связи документов и просматривать информацию по ним. Благодаря маркировке штрих-кодами поиск нужного документа занимает несколько секунд. Документы подписываются разными видами электронной подписи - это гарантирует их подлинность и исключает ручное визирование. В электронном архиве обеспечивается юридическая значимость документов. Есть возможность хранить сертификаты электронных подписей, обновлять их раз в год.

ЭДО для HR-процессов

Отдельно хотелось бы отметить цифровизацию документооборота по HR-процессам. Это новое перспективное направление для работы: его запуск состоялся в I квартале 2023 года, но работу над ним мы вели с октября 2022 года, когда после внедрения SAP HCM возникла потребность в интеграции системы с DirectumRX.

Дело в том, что по российскому законодательству бумажный документооборот здесь полностью невозможно исключить. Это обусловлено тем, что сотрудник может выбирать наиболее удобную ему форму взаимодействия с работодателем. А некоторые документы, например трудовой договор, и вовсе пока запрещено оформлять в электронном виде. Зато документы, которые разрешено вести в цифровом формате, мы поэтапно переводим в ЭДО.

Важным этапом стало подключение личного кабинета сотрудника, где отображаются сведения о начислениях зарплаты, расчетные листки, оформление отпуска, заявления на его перенос или корректировку. Кроме того, в системе можно согласовывать командировки и внутренние транспортные документы, что заметно ускоряет рабочие процессы.

Интеграция DirectumRX и SAP HCM

Вот несколько ключевых задач, которые мы ставили перед собой при внедрении нового интеграционного решения в октябре 2022 года:

• организовать электронный архив для удобного и экологичного хранения документов;
• ускорить корпоративные процессы, в том числе загруженность сотрудников в рамках документооборота;
• повысить уровень сервиса для клиентов и сотрудников;
• в 2023 году перейти на частичный кадровый ЭДО.

Исследование. Первым этапом команда провела исследование для дальнейшего проектирования интеграционного решения SAP и DirectumRX. Проводился анализ возможности получения структурированных данных из SAP HCM по организационной структуре, возможным дням отпуска, а также данных для формирования расчетных листов по заработной плате сотрудников. Далее рассматривалась отправка данных из Directum RX в SAP HCM по планируемым дням отпуска.

По результатам анализа выбран наиболее эффективный вариант интеграции, определена структура данных SAP HCM и требования со стороны Directum RX, исследованы возможные схемы обмена данными между системами.

Проектирование. Следующим шагом стало проектирование процессов интеграции данных по организационной структуре, отпускам, заработной плате и отображению этих данных в личном кабинете.

Помимо этого, нами спроектирована синхронизация данных о возможных отпусках сотрудника на планируемый год, а также структура данных и формат обмена для получения "исторической" информации по отпускам в ретроспективе трех лет.

Эти изменения существенно упростили работу кадрового отдела и обеспечили им, а также самому сотруднику доступ к информации об отпусках в любое удобное время, что важно для понимания загруженности себя и команды, а также необходимости отдыха.

Кроме того, спроектирован процесс публикации, хранения и отображения данных о заработной плате сотрудника. Здесь также была добавлена возможность загрузки исторических данных за три года, а также отображение расчетного листка в заданном формате. Благодаря этим изменениям отдел кадров избавился от части рутинных задач и планирует дальнейшую автоматизацию процессов, а сотрудники получают всегда актуальную информацию по поступлениям на свой счет.

Эксплуатация. В рамках данного этапа протестированы реализованные модификации системы Directum RX, оформлены инструкции, проведено обучение сотрудников. Сейчас проект находится на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

Итого, благодаря интеграции DirectumRX и SAP HCM нам удалось ускорить обработку документов по вышеперечисленным кадровым вопросам на 30%. При этом 80% функциональности реализовано из "коробки", что упрощает пользование этими решениями.

Выводы

Подводя итоги, с одной стороны, выгода от перехода на современный ЭДО очевидна: он оптимизирует расходы компании, сильно ускоряет процессы внутреннего согласования и обмена документами с контрагентами. Вы избавляетесь от горы бумаг, многочасовых поисков в архивах, ошибок и потерь важных документов. С другой стороны, процесс перехода на ЭДО в условиях законодательной базы идет не так быстро, как того бы хотелось. Помимо этого, он требует определенных затрат времени и средств, необходимо провести большую подготовительную аналитическую работу и серьезно перестроить процессы, а также поменять привычки сотрудников.