"Силовые машины" перешли на безбумажный кадровый документооборот

Энергомашиностроительная компания "Силовые машины"отказалась от бумаги в HR. В компании рассчитывают, что результат от внедрения системы кадрового ЭДО к концу 2023 года будет эквивалентен двум FTE сотрудников за счет ускорения работы с документами. К концу года на безбумажный HR должно перейти до 5 000 сотрудников.

Основным бизнес-заказчиком проекта выступил центр единого сервиса, предоставляющий внутренние услуги для сотрудников "Силовых машин". В группе компаний 15 юридических лиц, а штат сотрудников - около 14 тысяч человек. Объем кадровых документов, которые ежедневно проходят через ЦЕС, - колоссален. Для того чтобы сократить нагрузку на сотрудников центра и сроки подписания документов, было принято решение отказаться от бумаги и перейти на кадровый ЭДО.

При выборе системы обращали внимание на несколько факторов. Первый - удобство работы с системой ЭДО для разных категорий сотрудников с различным уровнем технических навыков. Например, в "Силовых машинах" около 7,5 тысяч рабочих, и им должно быть комфортно использовать продукт, в т.ч. с мобильных устройств.

Второй критерий - возможность удаленной работы в системе. Представительства "Силовых машин" локализованы в разных странах. Для компании важно, чтобы система была доступна для сотрудников в любой точке мира, в том числе для тех, у кого нет постоянного рабочего места в виде компьютера, подключенного к корпоративной сети.

Кроме того, "Силовые машины" выбирали такую систему, где реализованы все три категории кадровых документов: заявления сотрудников, документы от работодателей, а также локальные нормативные акты.

Наконец, сотрудникам ЦЕС было важно, чтобы система уже была развернута в аналогичных условиях - обращали внимание на успешные кейсы в производстве. Система кадрового ЭДО HRlink удовлетворяла всем критериям.

В "Силовых машинах" завершен пилотный проект, в рамках которого на кадровый ЭДО перешел ряд функциональных подразделений - всего порядка 150 сотрудников. По итогам пилота стало очевидно, что процессы согласования документов, которые раньше занимали около суток, сейчас могут быть реализованы за час.

Настраивается интеграция с SAP. По итогам проекта данные сотрудников, которые работают в компании, будут полностью синхронизированы между основной учетной системой "Силовых машин" и HRlink. Кроме того, информация о заявлениях от сотрудников будет доступна в журнале входящих документов в SAP.

"Исследование предложений на рынке заняло около полугода. Нам хотелось получить готовое решение, как с точки зрения апробированности на рынке, так и с точки зрения простоты интерфейса и работы с системой. Когда сервис уже имеет широкую базу пользователей, это сразу заметно. В HRlink мы отметили простой, удобный и понятный интерфейс — как раз такой нужен нашим пользователем. Все очень логично и эргономично", — комментирует Константин Пензин, руководитель проектов в компании "Силовые машины".

В этом году перед "Силовыми машинами" стоит задача перевести на кадровый ЭДО от 2,5 до 5 тысяч сотрудников, в том числе рабочих. Также в компании, где в процессе подписания документов может участвовать до 5-6 сотрудников, планируют использовать функциональность HRlink для гибкого согласования документов.