Электронная трудовая породила трудности
Электронные трудовые книжки начали вводить в России в 2020 г. Напомним, что тогда были приняты поправки в Трудовой кодекс, федеральный закон "Об индивидуальном учете в системе обязательного пенсионного страхования" и КоАП, вводящие в России электронные трудовые книжки. С 1 января 2021 г. работодатели по выбору работника получили возможность вести трудовые книжки в электронном виде. Так, до 30 июня 2020 г. работодатель был обязан в письменной форме уведомить каждого работника о праве выбора между бумажной или электронной трудовой книжкой. В свою очередь работник до 31 декабря 2020 г. должен был подать работодателю письменное заявление, какую форму ведения трудовой книжки он выбрал. При этом если заявление не было подано, то работодатель продолжал вести трудовую книжку в бумажном виде. Лицам, впервые поступившим на работу после 31 декабря 2020 г., бумажные трудовые книжки больше не оформляются (см. новость ComNews от 4 декабря 2019 г.).
Сейчас, спустя два года эксперты говорят о промежуточных результатах нововведения. Как отметили в пресс-службе компании SuperJob, 2020 г. считался "переходным периодом", а в 2021-м все работодатели так или иначе испытали на себе преимущества и недостатки новой системы. HR-сервис в первую рабочую неделю наступившего года провел опрос среди 1000 представителей предприятий и организаций из 171 населенного пункта России. По итогам 29% опрошенных считают, что в их компании кадровое делопроизводство с введением электронных трудовых книжек упростилось - стало меньше бумаг. Каждый четвертый менеджер по персоналу уверен, что появление электронных трудовых книжек ничего не изменило. А 35% опрошенных по-прежнему испытывают трудности с их ведением.
Главное недовольство у специалистов по кадрам вызывает возросший объем работы в связи с тем, что появилась необходимость одновременно вести и бумажные, и электронные трудовые книги. Также одним из факторов опрошенные отмечали, что при приеме на работу у HR-менеджера нет доступа к электронной трудовой книжке специалиста, а значит, нет и возможности оперативно проверить достоверность сведений, указанных в его резюме. Менеджеры по персоналу рассказывали о сложностях с расчетом трудового стажа для оплаты больничного, о сбоях в ИT-системах ПФР и прочих проблемах. Часть кадровиков столкнулись с проблемой безответственного отношения сотрудников к увольнению: поскольку забирать трудовую книжку не нужно, некоторые просто перестают являться на работу, не оформляя заявление об уходе. Юридическая служба SuperJob, проведя десятки консультаций кадровых служб компаний-работодателей по этому вопросу, пришла к выводу, что такая проблема появляется в случаях, когда в локальных нормативных актах компании четко не регламентирована процедура прекращения трудового договора, либо когда кадровые работники не до конца усвоили тонкости трудового законодательства, регламентирующего данный вопрос.
В пресс-службе SuperJob отметили, что, по сравнению с аналогичным исследованием, на 6 п.п. снизилось число работодателей, отмечающих усложнение кадрового делопроизводства после введения электронных трудовых книжек. Напротив, тех, кому легче работать в новых условиях, стало больше на 12 п.п. "Электронный документооборот - новая реальность на российском рынке труда, и этот прогресс уже не остановить. Кадровые службы еще выстраивают свои процессы, но мы видим, что за год удалось адаптироваться", - отмечают в пресс-службе.
По данным исследований компании hh.ru, среди причин отказа от перевода трудовой книжки в цифру основная - это непонимание, как это будет работать (55%). По 35% респондентов, отказавшихся от перехода, считают это ненадежным с точки зрения безопасности личных данных либо не доверяют цифровым инициативам государства. А 8% респондентов сам работодатель советовал пока не переходить на электронную трудовую. Также среди названных причины были "бумажный документ привычнее", "иногда нужны корректировки задним числом", "непонятны гарантии сохранности электронного варианта в случае сбоев", "просто не захотела", "система новая и пока не проверена временем", "смогу и потом перейти", "нет смысла данного перехода", "до выхода на пенсию остался один год".
Руководитель проектов ITS Konica Minolta Business Solutions Russia Михаил Ганжа рассказывает, что по их наблюдениям переходов на электронные трудовые книжки очень мало, даже в компаниях с участием иностранного капитала и полностью "белых". "Допускаем, что это связано со спецификой бизнеса, ведь для сотрудников, у которых раньше была заведена бумажная трудовая книжка, этот переход необязателен. Обязательным использование электронной трудовой является только для вчерашних студентов, которые только начинают набирать трудовой стаж. Поэтому, с нашей точки зрения, для компаний с большим потоком молодых специалистов переход на электронную трудовую будет только в плюс", - считает Михаил Ганжа. Также он отмечает и другие плюсы, например, то, что через личный кабинет Госуслуг каждый работник, сделав пару кликов, может получить полную информацию о своем стаже. "Нередка ситуация, когда стаж в трудовой книжке неполный: в этом случае также спасает электронная выписка, оформленная через Госуслуги. Еще снизилось количество случаев проведения изменений задним числом", - добавляет Михаил Ганжа.
"Предполагаем, что среди всех респондентов треть - представители полностью "белых", но инертных в плане использования технологий компаний, которые выполняют все требования регуляторов. Им стало сложнее - появились новые обязанности и дополнительная работа. Предполагаем, что отклик этой группы был негативным. Еще одна треть, с нашей точки зрения, - прогрессивные "белые" компании, которым переход дался легко. У них, возможно, большой штат молодых специалистов, обладающих только электронной трудовой книжкой. Соответственно, сотрудники отделов кадров в этих компаниях позитивно отреагировали на переход. Последняя треть опрошенных, возможно, "теневые" компании, для которых нововведение не сыграло никакой роли, поскольку они как игнорировали требования регуляторов, так и продолжают это делать при введении новых правил", - считают в компании Konica Minolta Business Solutions Russia.
Эксперты рынка отмечают, что переход на электронную трудовую (ЭТ) находится только на этапе внедрения и еще рано судить о результатах. "Что мнения работодателей о полезности или удобстве перехода на электронные трудовые книжки разделились - это вполне закономерное явление в момент переходного периода на новый формат работы, потому что любая новая система - это живой механизм, достаточно подвижный и пока незнакомый. В любом случае введение новых бизнес-процессов - это неизбежно и направлено не только на упрощение работы, но и повышение производительности компаний. Но чтобы достигнуть идеала, нужен переходный период, и для каждой новинки, в том числе для ЭТ, этот период всегда разный", - отмечает руководитель пресс-службы компании "hh.ru Северо-Запад" Мария Бузунова.
Заместитель генерального директора, директор по направлению "Нормативное регулирование" АНО "Цифровая экономика" Дмитрий Тер-Степанов рассказал, что государством принято решение реализацию предложенного бизнесом перевода трудовых отношений в электронный вид осуществлять в несколько этапов. "С этого года доступен частичный переход на трудовой документооборот. Полный переход, включая этап расторжения трудового договора, находится в стадии обсуждения. И оценка сделана фактически только для первого этапа. Мы надеемся, что совместно с коллегами из профильного министерства и бизнес-сообщества сможем сделать процесс трудового электронного документооборота максимально полным, эффективным и комфортным для работодателей и работников, когда станет возможным полный переход в электронный вид для всего жизненного цикла", - отметил Дмитрий Тер-Степанов.
Мария Бузунова из "hh.ru Северо-Запад" считает, что с учетом развития кадрового ЭДО в целом разумно предположить, что доработки ЭТ будут. "Скорее всего, они будут направлены на полный отказ от бумажных трудовых книжек - для работников, трудоустроенных до 2021 г. и имеющих бумажную трудовую, - и закрепление на федеральном уровне всех нюансов взаимодействия работника и работодателя в электронном виде", - считает она.
Михаил Ганжа из Konica Minolta Business Solutions Russia также считает, что два года - период незначительный и пока недостаточно полноценной статистики. "Можно считать текущий период переходным и продолжить наблюдения. В целом законодательной базы для инициативы достаточно. Нужно больше времени для перехода на электронные трудовые книжки и формирования практики работы с ними в рамках предприятий" - говорит он.
Заместитель генерального директора компании CorpSoft24 Дмитрий Пучков считает, что переход на электронные трудовые книжки - это своевременная мера, послужившая наряду с электронными больничными локомотивом для полного перевода кадрового документооборота на электронные рельсы. "Сейчас они повсеместно используются в компаниях, а ведение обычных трудовых книжек сотрудниками сходит на нет. Это говорит об эффективности применения ЭТК. С точки зрения автоматизации, очень многое стало легче. Например, при переходе на новое место работы теперь для учета стажа работника кадровику не нужно все вводить вручную в учетную программу. Можно загрузить данные о стаже автоматически. Государству тоже стало проще. Все сведения о стаже работников доступны онлайн. Да и сотрудник может в любой момент сформировать сведения о своем трудовом пути, что также очень удобно" - отмечает он.
Руководитель пресс-службы hh.ru рассказала, что есть данные и исследования, которые показывают, что у работодателей до сих пор возникают нюансы и вопросы в работе с электронными трудовыми. "Так, на первом этапе внедрения и на данный момент у кадровых работников в компаниях явно прибавилось работы. Например, ежегодная отправка отчетов в Пенсионный фонд РФ о переходе работников на электронные трудовые. В данном вопросе сотрудники HR-служб могут сталкиваться с тем, что в заявлениях работников просто отсутствует информация о выборе ведения трудовой", - рассказывают в hh.ru. Также, по словам экспертов компании, есть прецеденты, когда данные электронных трудовых могут некорректно отображаться и в них могут отсутствовать отметки о том или ином профессиональном стаже, и из-за этого также возникают сложности. "Есть нюансы и с тем, что пока нет общей базы данных, куда могли бы обращаться кадровые работники с запросами информации по ЭТ. По сути, на данный момент все нюансы специалистам нужно уточнять у самих работников, а те в свою очередь могут не помнить ту или иную информацию - например, дату перехода на ЭТ. Все это может затягивать процесс документооборота", - поясняет Мария Бузунова из hh.ru.
Руководитель департамента аутсорсинга компании Kontakt InterSearch Russia Ирина Рыбак говорит, что сама система электронных трудовых книжек, позволяющая избавиться от бумажной волокиты, задумана интересно, однако она несовершенна, в связи с чем очень сильно нагружает специалистов КДП и бухгалтеров. "По моему опыту, около 85% сотрудников не понимают, в чем разница между электронной и бумажной книжками. Часто при трудоустройстве человек утверждает, что электронная версия оформлена, а на самом деле ее нет. Работодатели не объясняют своим сотрудникам, в чем особенности новой системы и зачем она нужна. Еще одна проблема: у сотрудников, впервые устроившихся на работу в 2021 г. и позже, электронная книжка есть. С остальными же начинается путаница. Для определения стажа и расчета больничного необходимы сведения с предыдущих мест работы. Не во всех организациях соблюдается регламент и правила записи. Из-за этого возможны ошибки в подсчетах. И конечно, негативным аспектом является необходимость дублирования сведений как на бумаге, так и в электронном виде", - объясняет Ирина Рыбак.
Эксперты считают, что пока введение электронных трудовых книжек не уменьшило количество бумажной работы. Так, начальник отдела кадров компании "Ланит-Терком" (входит в группу "Ланит") Наталья Кудрявцева отмечает, что к перечню отчетов добавился еще один, который также подается в контролирующие органы. "В любом случае с 2000 г. в Пенсионном фонде России всегда присутствовала информация о работающих гражданах РФ", - отмечает она.
Начальник отдела кадрового администрирования компании "Т1 Интеграции" Лиана Бакулина рассказывает, что в их компании на электронный вариант трудовой книжки перешло 30% людей. "По оставшимся 70% мы ведем двойную работу: бумажную и электронную. Электронная подразумевает под собой ежедневную и ежемесячную отправку отчетов в ПФР России. Для соблюдения требований отчетности в ПФР пришлось дорабатывать кадровые системы, в которых ведется КДП и расчет заработной платы. Риски, с которыми нам пришлось столкнуться на практике при ведении электронной книжки, - это неявка сотрудника на подписание приказа при увольнении. У человека отсутствует вынужденная необходимость приходить к HR за физической книжкой, ведь выписку всегда можно получить на портале Госуслуг", - делится опытом Лиана Бакулина.
Наталья Кудрявцева из "Ланит-Терком" говорит, что раньше можно было ознакомиться с записью в трудовой книжке и увидеть негативные статьи увольнения сотрудника до приема на работу, а сейчас потенциальному кандидату на должность достаточно сказать, что у него электронная трудовая книжка, потому что не все предоставляют сведения по форме СТД-Р при приеме на работу. "Это влияет и на стаж для больничных листов: если раньше его рассчитывали по трудовой книжке, то сейчас этой информации нет, и мы сами объясняем сотрудникам, какие документы они должны предоставить. Однако для опытного и грамотного специалиста кадровой службы нововведения, связанные с вводом электронных трудовых книжек, не представляют трудностей. Это работа, которую необходимо выполнять четко и правильно", - уточняет Наталья Кудрявцева.
