Глобальное распространение вируса: готовы ли компании к неожиданным изменениям?

Ситуация с коронавирусом заставила бизнес более серьезно оценивать риски. Даже в случае победы человечества над вирусом последствия пандемии могут в значительной степени повлиять на то, как, когда и где мы будем работать.

В феврале 2020 года у двух третей сотрудников американских офисов отмечен синдром боязни посещения офиса из-за эпидемии коронавируса, а такие компании, как Twitter и Square, перевели сотрудников на удаленную работу. Мэрия Москвы в начале марта предписала всем гражданам, прибывающим из Китая, Южной Кореи, Ирана, Италии, Франции, Испании, Германии, по приезде в Москву перейти в режим самоизоляции - то есть не покидать жилище, не посещать публичные места и работу. Уже закрываются школы в Германии и фабрики в Китае, отменяются массовые публичные мероприятия - Женевский автосалон и Петербургский экономический форм, а компании все более активно вынуждены переходить на удаленный режим работы и отменять все бизнес-мероприятия.

Глобальное распространение вируса может стать испытанием, которое покажет, готовы ли работодатели быстро отреагировать на неожиданные изменения. Вполне вероятно, что число командировок сократится или от них и вовсе придется отказаться. Большему числу сотрудников, скорее всего, понадобится выйти за рамки местного рабочего времени и пользоваться видеоконференциями для работы в разных часовых поясах. Готовы ли к этому организации? Вопрос риторический.

Как подготовить свой бизнес к такой перестройке? Нужно планировать работу исходя из того, что единственным вариантом остаться на плаву будет отправить максимальное число сотрудников на дистанционную работу.

Прямо сейчас соберите кросс-функциональную команду, в которую будут входить руководители отдела ИТ, отдела кадров, коммуникаций, производства и других подразделений. Начинайте обсуждать сценарии изменения бизнес-процессов с учетом новой угрозы и планировать их исполнение, а детали технических решений, позволяющих оперативно подготовить ваш бизнес к новым реалиям, можно обсудить с надежным системным интегратором или компанией, которая помогает вам решать ИТ-задачи.

Офис без ограничений

Организация рабочего пространства раньше рассматривалась в физической и географической плоскости: посадить сотрудников по кабинетам или в опенспейсе, закрепить за каждым рабочее место, обеспечить ресурсами для работы - телефоном, компьютером, доступом к корпоративным сервисам и интернету. Цифровая революция нивелировала ценность офиса как точки доступа к инфраструктуре. Благодаря мобильному интернету и облачным технологиям сотрудники могут работать откуда угодно и когда угодно. Решения по организации удаленного доступа, инструменты для совместной работы и видеоконференцсвязь произвели революцию в способности сотрудников эффективно работать вместе на глобальном уровне.

Ускорение общения и взаимодействия

Цифровая трансформация изменила главную задачу офиса: теперь он не служит рабочим местом, а в первую очередь объединяет команды, укрепляет межличностные отношения, развивает спонтанную и рабочую коммуникацию. Из утилитарной рабочей зоны со столами, компьютерами и телефонами офис превратился в пространство для сотрудничества, сотворчества и созидания. И эпицентр этого созидания - переговорные комнаты, реальные или виртуальные, в зависимости от того, как организован офис.

Именно с переговорных комнат и началась в свое время трансформация офиса - с внедрения решения IP-телефонии и видеоконференций. Сегодня эти технологии ложатся в основу унифицированных решений для совместной работы. Они значительно сокращают затраты на телефонную связь между офисами (междугородний и международный трафик и оплату абонентских линий) и обеспечивают доступность сотрудников для клиентов и коллег благодаря сервисам контроля присутствия и мгновенных сообщений, в том числе с поддержкой мобильных устройств. Дополнительным плюсом становится повышение оперативности принятия решений при эффективной совместной работе сотрудников.

Наибольшей популярностью в настоящее время пользуются решения Cisco Webex, Cisco Unified Communications Manager с приложением Cisco Jabber для унифицированных коммуникаций, а также решение по видеоконференцсвязи Cisco Meeting Server. Эти продукты дают возможность полностью контролировать корпоративные коммуникации, обеспечивая сотрудникам свободу перемещения. Облачный сервис Cisco Webex позволяет организовывать и проводить совещания вне зависимости от вашего расположения, будь вы в офисе, дома, либо в другой стране. Сервис обладает широкими возможностями подключения: можно участвовать в совещаниях с мобильных устройств, с традиционных телефонов, с ПК, используя видеотерминал или клиента Cisco Jabber. Для оптимизации затрат на услуги связи сервис предлагает интеграцию системы объединенных коммуникаций с Cisco Webex (Cloud Connected Audio). Бизнес коммуникации как услуга на базе Cisco Hosted Collaboration Solution (HCS) позволяют избежать затрат на внедрение и начать пользоваться сервисами сразу, легко масштабируя по мере роста количества пользователей.

Решения Cisco максимально удовлетворяют потребности Заказчиков, обеспечивая непревзойденный уровень сервиса и гибкости. Cisco предлагает как облачные, так и on-premise решения по унифицированным коммуникациям.

Системы видеоконференцсвязи (ВКС) позволяют наладить комфортное общение, которое очень сильно приближено к реальному, обмениваться данными и документами между всеми участниками конференции, при этом как угодно обрабатывать их в интерактивном режиме. Для оптимизации затрат на внедрение ВКС есть возможность использовать данные решения по сервисной модели без необходимости капитальных затрат.

В случае использования ВКС "по подписке" клиент получает гибкие возможности по масштабируемости и увеличению количества пользователей с учетом потребностей бизнеса, без затрат на приобретение, установку и обслуживание. Важно при выборе решения учитывать функционал, возможности интеграции с используемыми в компании системами, а также простоту использования и доступность сервиса с любых типов устройств.

Умные переговорные комнаты - дальнейшее развитие сервисов видеоконференцсвязи с учетом запроса на юзабилити. Системный интегратор CTI предлагает добавить силу искусственного интеллекта в процесс организации совместной работы. После оснащения переговорных комнат колонками от "Яндекса", сотрудники смогут голосом управлять процессом организации и проведения совещаний. Возможности "Умных переговорок" от CTI включают формирование стенограммы встречи, отправку протоколов собрания, заказа напитков в комнату, установки желаемой температуры в помещении и многое другое. И всем этим можно управлять голосом с обычного планшета или телефона.

Мобильность + BYOD

Концепция BYOD (Bring Your Own Device) предполагает использование сотрудником персональных устройств в рабочих целях, будь то его личный ноутбук, планшет или даже смартфон. Сегодня можно с минимальными усилиями превратить личное устройство в полноценный инструмент корпоративных коммуникаций. Для централизованного управления приложениями на устройствах сотрудников, а также соблюдения политик информационной безопасности существует целый класс решений – Mobile Device Management (MDM). С помощью одной кнопки можно заблокировать/удалить приложения вместе с содержащейся в них конфиденциальной информацией, например, в случае потери, кражи устройства или увольнения сотрудника. По мнению системного интегратора CTI, с этой задачей прекрасно справляется решение AirWatch от VMware, о чем свидетельствует успешный опыт внедрения у ряда клиентов.

В большинстве компаний уже есть сотрудники, работающие удалённо – либо постоянно, либо в случае необходимости. Службы ИБ уже применяют технические решения по защите каналов связи и устройств мобильных пользователей. Но организация безопасного доступа и защита данных для персонала, который ранее не планировалось переводить на удаленную работу, требует дополнительного анализа.

В первую очередь необходимо проверить готовность VPN-шлюзов к увеличению нагрузки.

Далее - оценить необходимость переконфигурирования сетевой инфраструктуры для предоставления безопасного удаленного доступа к тем корпоративным сервисам, к которым ранее не предполагалось доступа извне. Кроме того, внести изменения в правила безопасности в используемых ИБ-решениях, например, поставить на контроль новые каналы трафика в DLP-системе.

Если сотрудник использует личные устройства для работы, необходимо обеспечивать безопасность подключения. Здесь могут применяться как сетевые средства Network Access Control, так и средства защиты конечных точек класса Endpoint Detection and Response (EDR). Некоторые производители EDR систем имеют "облачные" варианты реализации, что может быть полезным с точки зрения экономики и скорости реализации защитных мер.

В компании CTI рекомендуют обратить внимание на то, что для минимизации рисков возникновения инцидентов службе ИБ нужно провести переоценку текущей модели угроз из-за перехода на удаленную модель работы, а также скорректировать процессы реагирования и расследования. При этом не стоит пренебрегать возможностью привлечения сторонних экспертов для проработки и реализации процесса перевода сотрудников на удаленную работу с учетом новых возможных ИБ-угроз.

Виртуальные рабочие места

С широким распространением и принятием бизнесом идеи удаленной работы становится важно обеспечить сотрудников полноценным доступом к корпоративным сервисам и приложениям без дополнительной нагрузки на ИТ-службы. Замена физических рабочих мест виртуальными по средствам решений Virtual Desktop Infrastructure (VDI) позволяет сохранить удобство для сотрудников благодаря привычным им интерфейсам - как если бы они по-прежнему находились в офисе. При этом одновременно обеспечивается безопасность (защита от вирусов и сохранность конфиденциальной информации). Контролировать действия сотрудников и соответствие рабочих процессов политикам и регламентам компании поможет технология Desktop and Process Analytics (DPA).

Важно уделять особое внимание кросс-функциональным взаимодействиям внутри компании в рамках комплексных бизнес-процессов с учетом перехода на модель удаленной работы. Не нужно стремиться к цифровизации абсолютно всех процессов, в условиях пандемии коронавируса гораздо важнее - выбрать и автоматизировать самые критичные для бизнеса процессы полностью. Это позволит организации выжить и сохранить работоспособность.

Вместо вывода

Полностью отказаться от офисов и перейти на удаленное виртуальное общение современный бизнес пока еще не готов – совместная работа лучше стимулирует инновации за счет разнообразия мнений и спонтанных предложений, отмечается в отчете Deloitte. Обратная сторона удаленной работы – профессиональная изоляция и одиночество, говорится в исследовании американской компании Buffer. Большинство участников ее опроса назвали одиночество и нехватку личных коммуникаций с коллегами главными проблемами удаленной работы. Причина в том, что стирается грань между работой и личной жизнью и работа занимает больше жизненного пространства. Вирусный форс-мажор 2020 года, вероятно, значительно ускорит переход к удалённой работе. Интернет и повсеместная цифровизация меняют офисную среду так же стремительно и целенаправленно, как когда-то каких-то полвека назад электронные таблицы навсегда изменили труд конторских служащих. Наш век - век скоростных беспроводных технологий, век обилия доступных и надёжных мобильных устройств, век удаленного общения. Типичный офисный работник сегодня - мобильный (осуществляет рабочие функции в нескольких локациях), подключенный (работает не только из корпоративной сети, но и через защищенные соединения вне пределов офиса), автономный (самостоятельно определяет рабочие приоритеты исходя из поставленных организацией целей). Организация эффективной рабочей среды для удаленной работы таких сотрудников - это приоритетная задача для владельцев и руководителей бизнесов, ориентированных на будущее.