Облако как первый шаг

В декабре 2017 года стартовал проект по цифровой трансформации финансовых функций международной розничной сети Auchan Retail, который включал переход на новую облачную версию ERP-системы Oracle. Россия и Люксембург стали пилотными странами присутствия компании, где началось внедрение. О ходе данного проекта и первых его результатах обозревателю "Стандарта" ‌‌‌Якову ШПУНТУ рассказала ‌‌Татьяна Семенихина, директор проекта по цифровой трансформации финансов "Ашан Ритейл Россия" (в период c декабря 2017 года по октябрь 2019 года), лидер по трансформации финансов в Auchan Retail.

Как давно централизованные сервисы Auchan базируются на облачной модели?

Наш проект стартовал в конце 2017 года. Мы начали со стандартизации, унификации бизнес-процессов между всеми странами присутствия компании Auchan Retail: с определения того, как мы хотим работать, и формирования требований к ­новой операционной модели управления. На этом этапе были за­дейст­во­ваны все подразделения компании. После этого мы приступили к выбору конкретного решения. В результате облачные сервисы Oracle ERP Cloud максимально подошли для автоматизации наших обновленных бизнес-процессов, а также в большей степени, чем другие решения, соответствовали разработанной нами новой операционной модели управления и отвечали ИТ-стратегии, направленной на повышение уровня централизации.

Мы начали с формирования базовой модели. Далее были выбраны интеграторы, как глобальный, так и локальный. В России локальным интегратором стала группа "Борлас".

К июню 2018 года была разработана и внедрена в Люксембурге core-модель решения, а в январе 2019 года в России в рамках трех небольших юридических лиц началась опытно-промышленная эксплуатация этой модели.

В июле 2019 года на новую систему были переведены все службы российского "Ашана", включая сети гипермаркетов "Ашан" и супермакетов "Атак". В настоящее время проект находится на стадии стабилизации.

Расскажите о ходе и результатах цифровой трансформации бухгалтерии и финансовых служб, достигнутых за счет внедрения единых бизнес-процессов в странах присутствия Auchan Retail. Какие функции Oracle ERP Cloud и для решения каких задач используются?

Внедрение Oracle ERP Cloud – ​лишь первый этап нашей программы трансформации. В России к системе подключено чуть менее 500 пользователей, которые работают с финансовыми модулями. Основные пользователи – ​бухгал­теры, проводящие разного рода транзакции и прочие финансовые операции. Помимо них, доступ к системе получили те, кто занимается валидацией расходов и одобрением платежей, а также устранением расхождений между заказом, ­приемкой и счет-фактурой.

В данном процессе постоянно возникают разного рода разногласия (по стоимости или количеству закупки материалов, услуг, работ) и для их разрешения используются инструменты Oracle ERP Cloud для управления закупками и кредиторами.

Нам удалось унифицировать и стандартизовать бизнес-процессы по трем функциональным направлениям: от заказа расхода до оплаты (P2P, purchase-to-pay), от создания объекта продажи до получения денежных средств (O2C, order-to-cash), от централизации всех бухгалтерских записей до формирования отчетности (R2R, record-to-report). Мы пересмотрели организационную структуру бухгалтерии, ориентируясь на данные бизнес-процессы. В ходе проек­та изменились и функции сотрудников. Помимо бухгалтеров как таковых, у нас появились специалисты, эксперты и менеджеры с расширенными функциями. При этом специалистам, которые занимаются P2P и O2C (по факту они работают с документами), не обязательно иметь именно бухгалтерское образование. От них не требуется навыков глубокого анализа транзакций и знаний особенностей учета, которые нужны для того, чтобы стать экспертом. Ориентанция специалистов в данных направлениях идет на четко поставленные KPI бизнес-процесса, такие как оплата счет-фактур без задержек, своевременное выставление счетов и собираемость денежных средств. Так трансформируется нагрузка на сотрудников. Но при этом бухгалтер будущего должен обладать комплексом технологических знаний и разбираться в инфра­структуре, в которой он работает, как финансовой, так и ИТ. Также ему необходимы такие качества как коммуникабельность и клиентоориентированность.

"Бухгалтер будущего должен обладать комплексом технологических знаний и разбираться в инфраструктуре, в которой он работает, как финансовой, так и ИТ"

Эти навыки важны для того, чтобы повысить продуктивность работы сотрудника и, соответственно, пользу, которую он может принести компании. Раньше бухгалтеры были низведены до операторов ввода и не были ориентированы на результат. Возьмем P2P-процесс, охватывающий наши расходы на оплату заказов. Тут основная ценность для компании заключается в том, чтобы все счета были оплачены вовремя и не было разного рода потерь, как прямых (штрафы от поставщиков, пени за просрочки платежей), так и косвенных, прежде всего репутационных. Теперь расчет KPI для каждого специалиста трансформировался: если раньше бухгалтеру нужно было ввести в систему определенное количество документов, то сейчас важно, чтобы не оставалось невведенной информации и все счета-фактуры были оплачены в срок.

И наконец, сервисы Oracle ERP Cloud заменили целый комплекс разрозненных систем, которые мы использовали ранее. Это позволило нам создать общий групповой план счетов и единую базу бухгалтерских транзакций для хозяйственных событий компании во всех странах присутствия, что позволит облегчить тиражирование решения в дальнейшем.

С точки зрения финансового руководителя, каким был основной мотив подключения компании к единому облаку?

Мы поняли, что на уровне холдинга все мы работаем одинаково: будь то Auchan во Франции, России, Польше или где-то еще. Как минимум 80 % бизнес-процессов у нас практически идентичны, а 20 % расхождений связаны с локальными налоговыми требованиями. Так мы пришли к тому, что нужно единое решение. Мы посчитали, во сколько нам обойдутся разные модели развертывания ИТ-системы. При использовании традиционной модели расходы и нагрузка на основной бизнес холдинга получались колоссальными. Облачное решение оказалось оптимальнее и гибче. Кроме того, использование единой системы давало нам возможность объединить ИТ-экспертизу всех отделений в разных странах. Платой за это было использование единого core-решения и стандартной функциональности систем, но мы были к этому готовы.

При подключении российского подразделения использовался ли чужой опыт?

На стадии выбора решения мы делали референс-визиты в другие компании, как в России, так и за рубежом. В некоторых из них мне довелось принять участие. В частности, во Франции мы изучали опыт телеком-оператора Orange, который развернул аналогичное ­решение Oracle. Интересно отметить, что оно запущено во всех странах присутствия оператора, кроме России. Так мы увидели, как работает Oracle ERP Cloud, и убедились, что проблем с ним нет.

Как удалось соблюсти все требования регуляторов? В какой из стран присутствия условия были самыми жесткими?

Часто говорят, что в Рос­сии жесткие требования регуляторов. Могу сказать, что это не совсем так. Например, в Испании фискальную отчетность необходимо сдавать ежедневно. Хотя в целом на уровне Европейского союза вопросы трансграничной передачи данных – ​например, относящихся к категории персональных, – ​регулируются единым соглашением, в рамках GDPR. В России с этим сложнее. В итоге мы вынуждены были адаптировать core-модель, чтобы соответствовать российскому законодательству по защите персональных данных. Чтобы соответствовать требованиям закона, нам пришлось внедрять дополнительные решения в части выплат физическим лицам.

С другой стороны, благодаря зеленой карте по цифровизации первичной налоговой документации (УПД, УКД, кассовые документы) Россия значительно опережает многие европейские страны, и это уже приносит плоды: налоговая отчетность сдается в электронном виде, счет-фактуры приходят и высылаются в EDI-формате, отчего значительно снижается административная нагрузка на бизнес. Хотя это предъявляет новые требования к квалификации сотрудников финансовых служб, о которых мы говорили ранее (знание ИТ-архитектуры, технические навыки при интеграции данных).

Каким образом решалась проблема сетевых задержек? Были ли еще какие-то технические сложности и как вы их преодолевали?

Мы работаем с сервером, который физически находится в Северной Европе. И главная проблема не связана с производительностью каналов связи. Работа выбранного решения в большей степени зависит от функционирования большого количества сервисов, которые объединяет интеграционная структура. Роль такой интеграционной шины повышается. Ведь данные, перед тем как попасть в единое облако, должны пройти через три уровня разных интеграционных систем. В данный момент все работает неидеально, и не стоит забывать, что пока к облаку подключены наши отделения только в двух странах. Поэтому мы регулярно поднимаем вопрос о том, что будет, когда подключат все точки присутствия. В ответ поставщик решения приводит пример компании Coca-Cola, которая намного больше нашей. Oracle следит за работой всей облачной инфраструктуры этого гиганта, и если проблемы все же возникают, то связаны они с интеграцией с локальными системами. Мы также столкнулись с подобными сложностями. И тут действительно многое зависит от пропускной способности каналов связи и их бесперебойной работы. В этой сфере необходима система мониторинга потоков.

Отдельная тема – ​функционирование беспроводной сети Wi‑Fi. Мы регулярно проводим ее тестирование. Впрочем, если в офисе вдруг перестанет работать беспроводная сеть, то мы можем переместиться в другое место – ​например, в кафе с публичным Wi-Fi или домой. Раньше, если в офисе "падала" сеть, работа просто вставала. И тут раскрывается еще одно преимущество виртуального офиса, использование которого повышает гибкость бизнеса.

Какое место занимает переход на облачную ERP-систему в общей стратегии цифровизации Auchan?

В целом наш проект затрагивает не только финансы или управление кадрами. Он предусматривает серьезные изменения процессов на уровне всей компании.
Например, внедрение виртуального офиса ведет к смене методов управления персоналом. Ведь даже если сотрудник заболел и не может прийти в офис, он вполне способен выполнить какой-то объем работы из дома. А возможность удаленной работы является конкурентным преимуществом для многих сотрудников, особенно для представителей "поколения Z". Не надо напоминать, сколько времени люди тратят на то, чтобы добраться от дома до ­офиса. У нас есть сотрудники, которые едут на работу в ­столицу более трех часов. Уже сейчас есть запрос на то, чтобы работать в офисе не пять дней, а четыре, и это касается не только Москвы, но еще как минимум пяти городов, где расположены наши центры обслуживания. Плюс ко ­всему, удаленный режим позволяет обойтись без дорогостоящих переездов и командировок. Но при этом у сотрудников кадро­вой службы возникает необходимость в новых инструментах, предназначенных для формирования и контроля исполнения заданий мобильными работниками. Пока такие инструменты мы только разрабатываем.

Планируете ли вы использовать возможности искусственного интеллекта, которые есть в Oracle SaaS-приложениях, цифровых помощников, чат-ботов?

Мы применяем программных роботов для автоматизации проведения взаимозачетов. Пилотирование данной технологии проходило в Люксембурге, но после некоторых доработок пришло время ее внедрения в России. Программного робота мы также используем для решения задач, связанных с мониторингом потоков данных между системами. Помимо этого, с помощью роботов мы планируем автоматизировать сверку фактур. Бухгалтерия имеет дело с большим количеством письменных и голосовых обращений. И обработку наиболее простых из них вполне можно доверить разного рода электронным помощникам. Это могут быть программные роботы, которые способны генерировать ответные электронные письма, или чат-боты, обрабатывающие входящие телефонные звонки.

Интервью подготовлено редакцией журнала "Стандарт" в партнерстве с блогом Oracle