Санкт-Петербургская международная товарно-сырьевая биржа автоматизировала совещания и заседания с системой "Ареопад"
Компания "Диджитал Дизайн" внедрила систему организации совещаний "Ареопад" в Санкт-Петербургской международной товарно-сырьевой бирже (СПбМТСБ). Реализация проекта заняла менее 2 месяцев.
СПбМТСБ является крупной товарной биржей России с разветвленной структурой подразделений. Через нее осуществляется 99% организованных торгов нефтью и нефтепродуктами, нефтехимией, газом, углем, лесом, металлами, стройматериалами, сельхозпродукцией и минеральными удобрениями в стране.
В декабре 2024 года биржа пришла к необходимости повышения эффективности процесса проведения заседаний и голосований коллегиальных органов управления и рабочих групп в структурных подразделениях и приняла решение о внедрении системы "Ареопад" от компании "Диджитал Дизайн". Приоритетными критериями выбора программного продукта стали простота и скорость его установки и настройки, а также функциональные возможности для организации совещаний в удаленном формате.
В результате СПбМТСБ перешла на проведение совещаний в едином информационном пространстве уже в феврале 2025 года. Члены коллегиальных органов и рабочих групп получили возможность дистанционно принимать участие в очных и заочных заседаниях. Вся необходимая для этого функциональность доступна в том числе на мобильных устройствах: используя телефон или планшет, можно просматривать материалы, голосовать по вопросам повестки, оставлять особое мнение.
Также сократились трудозатраты организаторов собраний. Используя "Ареопад", секретари могут формировать календарь заседаний, приглашать участников, готовить и утверждать повестки, загружать материалы для рассмотрения, настраивать права и отслеживать ход голосования, создавать протоколы, выписки, опросные листы и другие документы по шаблонам, направлять поручения по итогам принятых решений. Система рассылает уведомления о любых изменениях и переносах на электронную почту пользователей, а организаторы не тратят время на соответствующие оповещения.
"Ареопад" помог нам повысить эффективность процесса проведения заседаний и значительно сократить ресурсы на их проведение. У секретарей появилась возможность в режиме реального времени вносить изменения в материалы заседаний и вопросы голосований, готовить сопроводительные и отчетные документы. С "Ареопадом" заметно проще выстраивать слаженное взаимодействие подразделений и контролировать процессы исполнения принятых решений. Теперь участники заседаний могут дистанционно ознакомиться с рассматриваемыми вопросами, заранее, в удобное им время, дать замечания и проголосовать даже по вопросам, содержащим информацию ограниченного доступа", - Игорь Белоусов, старший вице-президент АО "СПбМТСБ".
Все вовлеченные стороны теперь могут работать с чувствительной информацией без угрозы утечек. В системе применяется шифрование для защиты каналов передачи и мест хранения данных, разграничение прав доступа на основе ролевой модели, авторизация пользователей по логину и паролю, журналирование изменений, вносимых в заседания и документы.
"Все наши внедрения "Ареопада" предполагают простоту масштабирования системы. Как показывает опыт, для крупных компаний с развитой организационной структурой это важно наравне с функциональными возможностями. Данный проект не стал исключением. Санкт-Петербургская Международная Товарно-сырьевая Биржа может по своему усмотрению использовать "Ареопад" для любого количества подразделений, юридических лиц и совещательных органов", — прокомментировала Ольга Гордеева, директор по продажам компании "Диджитал Дизайн".
