Ассоциация инновационного развития АПК Томской области сократила на 75 % затраты на документооборот

Томский офис интегратора эффективных ИТ-решений "Первый Бит" автоматизировал рутинные процессы Ассоциации инновационного развития АПК Томской области (АИР АПК ТО).

В результате адаптации решения "1С:Документооборот", на 75 % были сокращены затраты на работу с документами при распределении господдержки среди предприятий аграрного сектора региона.

АИР АПК ТО обратилась в "Первый Бит" для автоматизации процессов формирования и мониторинга кассовых планов и унифицированных форм государственной поддержки в сельском хозяйстве.

Ранее работа по распределению средств занимала большое количество времени, была рутинной, и часто возникали ошибки, требующие переработки документов. Часто данный процесс занимал до 20 рабочих дней, так как использовались разрозненные системы на базе MS Office без электронной подписи (ЭЦП), что увеличивало сроки подписания и передачи документов.

Компания "Первый Бит" предложила использовать уже существующую в АИР АПК ТО программу "1С:Документооборот". Были разработаны унифицированные формы ввода данных и извещений, справочники, инструменты поиска и фильтрации, а также механизмы формирования и подписания документов с использованием ЭЦП. Это позволило сократить время ввода информации с 15 до 5 рабочих дней и автоматизировать процесс мониторинга кассовых планов.

"Проект состоял из трех этапов. Целью первого этапа стало написание подробного технического задания на доработку системы, далее перешли непосредственно к разработке. Заключительным этапом Заказчик должен был протестировать функциональность всех доработок в "1С:Документооборот" в рамках бизнес-процесса доведения и распределения средств господдержки. Однако, в ходе проекта руководитель проекта со стороны заказчика сменился", – рассказала руководитель проектов по финучету интегратора эффективных ИТ-решений "Первый Бит" в Томске Наталья Жернакова.

Специалисты "Первого Бита" провели ряд консультаций для нового сотрудника с подробным описанием доработок и бизнес-процессов, чтобы он мог не только протестировать возможности программы, а сразу начать работать по бизнес-процессам Ассоциации.

В результате проекта, автоматизация позволила сократить затраты на работу с документами на 75%.

Для дальнейшего развития цифровых технологий в сельскохозяйственной отрасли Томской области, эксперты "Первого Бита" предложили Ассоциации инновационного развития план на 2025-2027 гг. Он включает автоматизацию процессов бюджетирования, анализа и контроля межбюджетных трансфертов на базе продукта "БИТ.Управление финансами государственного учреждения".