Невозвращенцы: как вернуть сотрудников в офисы

О том, как переформатировать офис, чтобы сотрудникам захотелось туда вернуться, рассказывает Станислав Мешков, CEO компании - разработчика решений для организации гибридного офиса UnSpot.

Еще несколько лет назад цифровизация для бизнеса была конкурентным преимуществом. Но пандемия сделала еe ни много ни мало условием выживания. Вынужденный переход на удалeнку для консервативных с точки зрения проникновения технологий организаций стал серьезным стрессом. В то время как продвинутые компании смогли сделать все четко и быстро - например, Mail.ru Group перевела больше 6000 сотрудников на работу дома за один день.

За год удалeнная работа стала привычным форматом даже для тех, кто раньше относился к ней скептически. И когда пришло время возвращаться в офисы, выяснилось, что практически каждый третий (27%) не желает этого делать. При этом 14% готовы изредка появляться в офисе, а 13% не хотят приходить в него никогда. Половина сотрудников (48%) ожидают от своих работодателей новых правил об удалeнке.

Кажется, что формат сорокачасовой рабочей недели в офисе окончательно себя изжил. Компаниям следует принять этот факт и оптимизировать графики сотрудников и офисное пространство. На помощь придут технологии.

Новый формат для новой реальности

Гибридный офис - это формат, при котором сотрудники часть времени работают в офисе, а часть - удаленно. Так уже функционируют Microsoft, Jabra и другие крупные международные компании. Недавно переход на гибридный офис начал российский ИТ-гигант Mail.ru Group. И ещe более 40% российских компаний заявляют о своей готовности перейти на гибридную модель.

Соотношение времени, проведeнного дома и на работе, должно быть оговорено с каждым сотрудником отдельно. Главное - избежать двух крайностей: слишком много людей в помещении и вообще пустой офис. Первое все еще небезопасно с эпидемиологической точки зрения, а второе означает лишние траты на аренду.

К счастью, сегодня на рынке уже существуют решения, позволяющие реализовать концепцию гибридного офиса в компании любого размера. На платформе создается интерактивная карта офисного пространства. Рабочие места делятся на два типа: закрепленные за сотрудниками, которые должны или хотят работать в офисе постоянно, и доступные для бронирования. Пользователь с любого устройства может выбрать себе место для работы в день, когда он планирует посетить офис, и забронировать его.

При таком подходе получается, что офис вмещает больше сотрудников, чем рабочих мест, поскольку каждое не закрепленное ни за кем место может без проблем и конфликтов использоваться несколькими сотрудниками.

Работодатель при этом может выбирать из нескольких вариантов оптимизации затрат: уменьшить площадь офиса и сэкономить на аренде, переехать в офис меньшего размера, но более высокого класса или увеличить количество сотрудников в текущем офисе без увеличения его площади и, соответственно, арендной платы.

Офис - центр притяжения

Поскольку, оценив все прелести удаленки, люди перестали воспринимать офис как единственно возможное место для работы, он должен стать для них центром притяжения, позволяющим эффективно решать задачи, которые невозможно решить, сидя дома за ноутбуком.

Пожалуй, главная проблема, с которой столкнулся бизнес после перехода на дистанционную работу, - снижение эффективности взаимодействия. Если сделать в офисе зоны для общения с нестационарными рабочими местами, например удобными диванами, коконами или гамаками, это привлечет сотрудников. Команды будут встречаться, чтобы вживую обсуждать рабочие вопросы и креативить.

Для размещения нестационарных рабочих мест не придется увеличивать площадь офиса - ими можно заменить часть столов.

Совет: не забывайте и о классических переговорных комнатах как месте встреч. Внедрение решения для их бронирования онлайн может увеличить количество использований на 40% в месяц.

Технологии для гибридного офиса

Гибридный офис - это современный офис. Он должен быть хорошо технически оснащeн, чтобы компания могла привлекать лучших специалистов.

Передовые компании сегодня идут по пути гиперавтоматизации рутинных задач, активно используя возможности технологий, в том числе искусственного интеллекта, для упрощения жизни сотрудников и придерживаясь принципа "Всe, что можно автоматизировать, нужно автоматизировать". Так, по прогнозам Gartner, к 2024 году полностью автоматизированы будут 69% менеджерских функций. Аналитики считают, что менеджеры в будущем будут решать всего две задачи: определять стратегию, потому что это требует креативности, и управлять командой, потому что для этого необходимы развитые коммуникативные навыки (ни то, ни другие искусственному интеллекту неподвластно).

Переходя на гибридный офис, важно позаботиться о внедрении решений не только для бронирования рабочих мест и переговорных комнат, но и для эффективного взаимодействия распределенных команд. Например, в компании Thomson Reuters установили средства видео-конференц-связи в переговорных комнатах и открытых пространствах офиса, чтобы сотрудники, находящиеся на работе, могли общаться с теми, кто дома. Также стоит обратить внимание на решения для совместной работы с файлами и корпоративные мессенджеры.

Совет: внедряя цифровые продукты, проводите обучение для сотрудников, которые не умеют ими пользоваться. Тогда они станут благом, а не источником лишних проблем.

Бонус: усиление HR-бренда

Помимо того, что переход на гибридный офис - это удобно и выгодно, он еще и усиливает HR-бренд компании. Людям нравится, что их не заставляют ходить в офис по расписанию, а рабочее место можно забронировать буквально в пару кликов. А в компании, которая учитывает интересы своих сотрудников, хочется работать.

Что дальше?

Мир уже не будет прежним. Вряд ли мы когда-нибудь вернeмся к безликим опенспейсам и офисной пятидневке. И чем быстрее бизнес осознает это, тем лучше для него. Пока переход на гибридный офис ещe является конкурентным преимуществом, но совсем скоро и он станет условием выживания. Важно успеть подготовиться.