Не для печати: Трудовой кодекс поправят под электронный документооборот

Компаниям в России предложат перейти на электронный кадровый оборот. Как выяснили "Известия", такие поправки в Трудовой кодекс готовит Минтруд.

Речи не идет о всеобщем отказе от бумаги. В ведомстве пояснили, что каждая организация будет самостоятельно выбирать, в каком формате вести документооборот, а трудящийся сможет использовать портал "Работа в России" как площадку для хранения своих кадровых документов. Инициативу готовы поддержать в профильном комитете Госдумы, а также в парламентских фракциях. Правда, при этом депутаты считают, что населению надо всё объяснить и не пугать его цифровизацией. Электронный формат поможет компаниям сэкономить на бумаге, архивных помещениях и логистике, полагают эксперты.

В мировом тренде

Как выяснили "Известия", Минтруд готовит законопроект "О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ (в части перехода на электронный кадровый документооборот)". Документ предполагает возможность отказа от бумажных носителей информации, например, при оформлении трудовых договоров, приказов, распоряжений, заявлений, должностных инструкций и т.д. Это подтвердили в пресс-службе ведомства. Сейчас все документы, даже если они выпущены в электронном виде, должны дублироваться на бумаге. С принятием законопроекта эта необходимость исчезнет.

— Законопроект будет внесен в Госдуму в весеннюю сессию после тщательной проработки с социальными партнерами: работодателями и работниками. Сейчас вопросы обмена документами урегулированы теми поправками, которые внесены в Трудовой кодекс в части регулирования удаленной занятости. Работодатель может обмениваться кадровыми документами с дистанционными работниками электронно. В отношении сотрудников, работающих удаленно, они имеют такую же юридическую силу, как и документы на бумажном носителе, — пояснили "Известиям" в пресс-службе Минтруда.

В ведомстве уточнили: концепция законопроекта предполагает, что каждая организация в России сможет самостоятельно выбирать — какой формат ведения документооборота, с учетом ее специфики, будет применяться — электронный или бумажный.

— Кадровое делопроизводство в электронном формате можно будет вести на портале "Работа в России". Работник также может выбрать "Работу в России" как площадку для хранения своих кадровых документов, — уточнили в Минтруде.

Эксперимент по удаленному кадровому обороту в России начался в 2020-м и продлится до 31 марта этого года. В нем приняли участие порядка 400 организаций с общей штатной численностью сотрудников более 2 млн человек. В ходе него Минтруд выяснял: какой именно перечень документов наиболее востребован для перевода в электронный формат.

В профильном комитете Госдумы по труду, социальной политике полагают, что законопроект можно поддержать.

— Считаю, что за цифрой будущее. Электронный документооборот более динамичный, оперативный и менее затратный. Не надо заполнять большое количество бумаг, их распечатывать, отправлять по почте, носить… Это же всё деньги. Поэтому в целом мы эту инициативу поддерживаем, но при этом считаем, что при внесении документа в Госдуму его надо будет внимательно изучить, — заявил "Известиям" глава комитета, зампред фракции ЛДПР Ярослав Нилов.

По его словам, нужно не допустить утери данных, которые могут повлиять на размеры заработной платы, пенсий и других вещей, а также привести к нарушениям во взаимоотношениях работников и работодателей.

— Действительно в условиях цифровизации гражданам необходимо создавать условия и экономить их время и деньги. Когда законопроект поступит в Госдуму, мы его внимательно изучим и посоветуемся с экспертным сообществом, чтобы он был полным и проработанным, — отметил в разговоре с "Известиями" первый зампред фракции "Единой России" Адальби Шхагошев.

Зампред фракции "Справедливая Россия" Михаил Емельянов также считает, что законопроект давно назрел и его нужно принимать.

— И госаппарат, и экономику нужно переводить на цифру, потому что это ускоряет работу и снижает издержки. Другое дело, что нужно повышать компьютерную грамотность населения, чтобы не только чиновники, но и простые люди могли в этом разбираться и не боялись цифровизации, — пояснил "Известиям" парламентарий.

Представитель КПРФ, глава комитета по региональной политике Николай Харитонов завил "Известиям", что старшее поколение вряд ли к этому привыкнет, так как ему нужно обязательно "подержать в руках документы". Впрочем, сам депутат полагает, что электронная форма экономически выгодна, поэтому законопроект нужно принимать, но вместе с этим вести разъяснительную работу с населением.

Ранее, в 2019 году, Госдумой был принят закон, обязывающий работодателей ежемесячно подавать в ПФР сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. Сами граждане при этом по желанию могут сделать выбор в пользу сохранения бумажной версии документа.

Кому это выгодно

Эксперты также считают, что это будет удобно для работодателей.

— В целом это, конечно, очень нужный законопроект, так как он позволит отказаться от бумажного документооборота, если работодатель сочтет это для себя экономически выгодным. В первую очередь это будет востребовано на больших предприятиях, но вряд ли это будет нужно мелкому бизнесу, например какой-нибудь точке по изготовлению дубликатов ключей, — пояснил "Известиям" один из участников разработки законопроекта, член комитета по рынку труда и социальному партнерству РСПП Алексей Перевозчиков.

По его словам, цифровизация документооборота — это мировой тренд, где Россия уже идет по проторенным путям.

— Единственное, в чем мы, наверное, будем в лидерах, — это в заключении в электронном виде трудовых договоров. В мире эта тема не зашла, но в России, наоборот, у бизнеса есть желание поработать именно с этим, — подчеркнул эксперт.

Гендиректор ВНИИ труда Дмитрий Платыгин убежден, что электронный кадровый документооборот упростит жизнь и работникам, и работодателям.

— Предприятия смогут существенно снизить расходы на архивное хранение. Электронный документооборот — это и возможность отделу кадров работать дистанционно. Он поддержит трансрегиональную активность компаний, когда работодатель одного субъекта сможет привлекать работников в регионах присутствия компании без необходимости очного взаимодействия и бумажного обмена документами, — считает эксперт.

По его словам, также в случае, например, привлечения работников из других субъектов сотрудник еще до переезда получит гарантию своей занятости и соблюдения условий договоренностей с начальством.

Эксперт убежден, что цифровизация увеличит и скорость работы: на крупных предприятиях на ознакомление сотрудников с отдельными документами может уходить несколько недель. При электронном обороте каждый сможет посмотреть любой документ прямо на своем рабочем месте, не отправляясь в отдел кадров, и оперативно дать обратную связь, подчеркнул Дмитрий Платыгин.