Закупки в 2024: тренды и инструменты автоматизации

Процесс закупок в компаниях совершенствуется и трансформируется регулярно: как ответ на новое законодательство, новые технологии и запросы импортозамещения. Компании также стремятся избавиться от лишней бюрократии, сделать процесс дешевле и прозрачнее для всех заинтересованных сторон. Андрей Брындин, владелец продукта ELMA365, и Сергей Шавнев, директор по управлению проектами "КИТ Консалтинг", разобрали тренды в автоматизации закупок и применении ИТ-инструментов.

Тренды закупок в 2024 году

Сегодня можно выделить три основных направления развития в сфере закупок. Трендами последних лет несомненно остаются цифровизация и импортозамещение, причем, закупки являются двигателем прогресса в этих направлениях. И в закупках все чаще звучит необходимость ухода от "бумаг" и сводных таблиц.

Еще один из трендов — комплексный подход. Он важен как для руководства, так и специалистов по закупкам на местах. И этот тренд будет актуален ближайшие годы, так как помимо комплексной автоматизации необходимы гибкость и подстройка под часто меняющееся законодательство.

"Комплексное решение позволяет автоматизировать весь сквозной процесс: от сбора потребностей до контроля бюджетных лимитов, от размещения закупочных процедур во внутреннем контуре в связке с электронными торговыми площадками и единой информационной системой до контроля исполнения договорных обязательств с двух сторон", — говорит Сергей Шавнев, директор по управлению проектами, "КИТ Консалтинг".

Комплексный подход позволит снизить трудозатраты сотрудников через применение различных сервисов и вспомогательных инструментов. В конечном итоге получим уменьшение вероятности таких неприятностей, как:

- ошибки специалиста по закупке,

- штрафные санкции,

- нецелевое использование бюджетных средств через заключение договоров с недобросовестными поставщиками.

"Сквозной процесс и единое окно — все это значительно облегчает жизнь сотрудников и дает нам контроль. Можно автоматизировать не только сквозной процесс закупок, но и интегрировать его с другими процессами, вероятно, даже бесшовно — такую возможность предоставляет экосистема Low-code решений", — отмечает Андрей Брындин, Product Owner решения ELMA365.

Инструменты автоматизации в сфере закупок

Существуют различные инструменты для снижения стоимости и избежания срыва сроков. Например, сервисы для проверки поставщиков, калькуляторы, которые позволят просчитать вероятность штрафных санкций и не допустить их. Эти программы, зашитые в систему, позволят успешно запланировать закупки и также успешно их провести.

Существуют кейсы, когда компаниям необходимо поэтапно контролировать весь закупочный процесс, но при этом они хотят сохранить все на бумаге. Среди причин такого выбора — недоверие инструментам электронной подписи. При этом на данный момент все на уровне законодательства переводится в электронный вид. Важно иметь в системе не только печатные формы и возможность шаблонизировать закупочную документацию, но и функцию редактирования без необходимости скачивания.

"Это бы стало помощью закупщикам на местах с тоннами документации, которую нужно выгрузить, загрузить, скачать, подписать. Если бы это было в режиме одного окна — это намного ускорило бы работу и облегчило жизнь закупщикам", — сообщает Сергей Шавнев.

Ошибки в закупочной документации приводят к затягиванию сроков. Одна маленькая неточность может привести к большому повторению этапов процесса и переподготовке документации. Поэтому, даже если закупки работают с бумажными носителями, все равно нужно автоматизировать процесс, помогать генерировать документацию. Причем, такую документацию, чтобы ее не пришлось перепроверять, чтобы она была корректна и ее можно было редактировать. Для этого существуют специальные инструменты: шаблонизатор и возможности интеграции с конструкторами документов.

Основное направление развития в закупках: делаем выводы

По мнению экспертов, при работе с закупками основным трендом остается цифровизация. А нежелание многих компаний переводить процессы в электронный вид сопряжено с необходимостью обучения сотрудников и страхом, связанным с повышением уровня мониторинга и ответственности за результат. Но именно инструменты цифровизации помогают конечному пользователю — специалисту по закупкам — успешно работать и подходить к решению задач стратегически.