Робот на службе государства — опыт Петербурга

Работа госслужащих требует системности, регулируется регламентами и инструкциями — зачастую им приходится ежедневно выполнять множество однотипных операций. И это идеальные условия для роботизации процессов, освобождающей от рутины и повышающей эффективность труда. В Петербурге программные роботы уже помогают госслужащим по многим направлениям. Об этом — в статье Михаила Кораблева, начальника управления развития перспективных проектов СПб ГУП "СПб ИАЦ".

Мир системы

Государство — это система сопряженных составных частей, которые должны четко и взаимосвязано выполнять поставленные задачи, иначе механизм работать не будет. Поэтому госслужащие живут в мире четких инструкций, регламентов, приказов и иных регулирующих документов. В обязанности сотрудников исполнительных органов государственной власти входит создание отчетов, заполнение форм, внесение данных в таблицы и еще сотни задач, многие из которых являются ежедневными и повторяющимися.

Большую часть рутинных задач, с которыми сталкиваются госслужащие, можно и нужно автоматизировать. И для этого отлично подходит технология RPA (Robotic Process Automation — "роботизированная автоматизация бизнес-процессов").

На основе этой технологии создаются программные роботы, которые способны автономно выполнять действия, имитирующие действия человека, по четко определенному алгоритму. При этом они обладают возможностью быстрее обрабатывать информацию и при необходимости выполнять задачи 24 часа в сутки, семь дней в неделю. Использование робота снижает количество ошибок, которые госслужащий может совершить из-за невнимательности или усталости.

На примере ряда проектов, реализованных в Правительстве Санкт-Петербурга и в подведомственных организациях, расскажу, как повышается эффективность работы государственных служащих, когда им на помощь приходят программные роботы.

"Эффективный регион"

Активная автоматизация рутинных задач при помощи RPA в Северной столице началась в 2022 году и реализуется в рамках программы "Эффективный регион". Ее проекты направлены на увеличение скорости и эффективности работы органов власти, совершенствование процессов, снижение потерь временных и материальных ресурсов.

Внедрение программных роботов является одним из методов бережливого управления. Разработкой и интеграцией роботов занимаются специалисты Санкт-Петербургского информационно-аналитического центра (ИАЦ).

Комитет финансов

Проект по внедрению программных роботов начинался с Комитета финансов. Сюда стекаются многочисленные задачи, связанные с работой всех петербургских исполнительных органов государственной власти и подведомственных учреждений. Это гигантский объем входящей документации – 5-8 тысяч заявок ежедневно. При этом, согласно регламенту, документы необходимо согласовать в течении короткого срока. Ранее это приводило к тому, что сотрудники комитета были вынуждены задерживаться на работе и иногда трудится в выходные дни.

Сейчас Комитет финансов использует пять программных роботов. Они выполняют целый ряд задач, связанных с реализацией финансового контроля. Например, сверку с планом-графиком, контроль исполнения, проверку актов и др. Но в целом эти задачи можно свести к одной схеме: робот проверяет, что данные из ранее оформленного документа, например, договора, соответствуют новым документам – приложению или счетам к договору. Также проверяется соответствие определенных параметров: адреса, даты, суммы и т.п.

В итоге пять роботов выполняют за месяц работу, которую раньше делали 30 человек. Основную часть входящих заявок, около пяти тысяч, ежедневно обрабатывают три робота в круглосуточном режиме. Теперь даже в период пиковых нагрузок, когда в комитет поступает до восьми тысяч входящих заявок в день, не требуется сверхурочной работы. Сотрудники же сосредоточились на выполнении задач, требующих более высокой квалификации. Это в целом делает работу ведомства более эффективной.

Жилищный комитет

Раз в квартал Жилищный комитет выпускает постановление, в котором указываются изменения, касающиеся региональной программы капитального ремонта многоквартирных домов. Это названия улиц, изменение сроков ремонта, периодов изготовления проектной документации, добавление в программу новых адресов, исключение домов из программы. Объем постановления может достигать 10 тысяч строк.

Эту задачу переложили на робота. Теперь после выхода постановления он вносит необходимые изменения в таблицу общим размером около 300 тысяч строк, в которой и ведется региональная программа капитального ремонта. Ранее сотрудник выполнял эту работу вручную в течении двух недель, сейчас робот справляется за 24 часа.

Архивный комитет

Перед сотрудниками Центрального государственного архива кинофотофонодокументов были поставлены задачи по обработке находящихся в хранилище цифровых копий документов, полученных с различных аудионосителей (грамзаписи, записи на магнитной ленте, аудиодиски на стекле).

К процессу привлекли робота, который в автоматическом режиме создал сжатые версии цифровых копий, обработав 44 тысячи документов. Он выполнил задачу за 44 дня вместо 260 рабочих дней, которые бы потребовались сотрудникам архива на эту работу.

Сотрудники затратили всего шесть рабочих дней на контроль работы, а также помощь в отладке и поддержании работоспособности робота.

Администрация Центрального района Петербурга

В администрации Центрального района реализован один из самых интересных проектов с точки зрения возможности его масштабирования, так как здесь роботизированы процессы, которые актуальны и для других администраций города.

Комитет по государственному заказу

Комитетом по государственному заказу Санкт‑Петербурга успешно реализован первый этап внедрения робота, который помогает оптимизировать загрузку отчетных данных о сметных ценах строительных ресурсов в Федеральную государственную информационную систему ценообразования в строительстве (ФГИС ЦС). Согласно предварительным подсчетам, робот помогает ускорить загрузку отчетности в два раза.

Важно отметить, что аналогичный процесс отчетности существует в ИОГВ других субъектов Российской Федерации. Поэтому при успешном завершении внедрения программного робота Комитетом по государственному заказу можно будет говорить о том, что решение обладает потенциалом для тиражирования в другие регионы.

Перспективы и выводы

В текущем году на создание и подготовку этих и других программных роботов было затрачено 2,5 тысячи человеко-часов. При этом по результатам роботизации процессов высвобождено около 150 000 тысяч человеко-часов для всех исполнительных органов государственной власти Петербурга. В текущем году этот показатель планируется увеличить в четыре раза.

В январе команда разработчиков ИАЦ стала победителем в номинации лучший "RPA-проект" в конкурсе "Проект года-2023". Конкурс проводился профессиональным сообществом "Global CIO".

Сила автоматизации стандартных процессов заключается еще и в том, что решения, внедренные и показавшие эффективность в одной государственной организации, могут быть тиражированы и перенесены в другие госорганы. Наработав значительный опыт в области внедрения программных роботов, ИАЦ готов делиться знаниями и наработками с другими регионами.

Представленные проекты наглядно показывают не только то, что программный робот — прекрасный помощник для государственного чиновника. Когда основная часть рутинных рабочих процессов переходит "в руки" роботов, госслужащие уделяют больше сил и времени тому, чтобы решать нестандартные задачи. А многие из них связаны с конкретными сложными жизненными ситуациями граждан.

Получается, что роботизация в госсекторе ведет в том числе и к тому, что госслужащие получают возможность проявить больше человеческого участия, вникнуть в обстоятельства, с которыми гражданин обратился в госорганы, и оказать эффективную помощь.