Low-code, формализация и отказ от лишних документов: тенденции и перспективы рынка ЭДО в России

Эксперт компании ELMA Раис Ахкямов рассказывает о перспективах рынка ЭДО в России, для чего системе ЭДО low-code, какое будущее ждет применение ИИ в развитии систем ЭДО, чем динамика российского рынка СЭД отличается от темпов роста мирового рынка и др.

- Какие документы и процессы в ЭДО, по вашим наблюдениям, вырождаются в настоящее время и скоро исчезнут?

- Современные ECM-системы охватывают относительно небольшой спектр документов - работу канцелярии и, если повезёт, электронного архива, далее игроки ECM-рынка не выходят. Вообще жизненный цикл документов компании очень большой - много внутренней документации отделов, которая не выпадает в корпоративную систему, потому что это мелочевка с очень коротким жизненным циклом. При этом классически в ECM попадают входящая и исходящая корреспонденция (первичка в любом случае), кадровые HR-документы, ОРД/ВНД приказы по предприятию, большие протоколы.

Вырождается служебная записка. Когда я начинал заниматься внутренними ECM-системами (это было не так давно, лет 8-10 назад), служебная записка была супер-популярным документом, предприятие их генерировало на любой чих: это был документ, на который потом выносилась резолюция, делались согласования и дальше шел документооборот.

Сейчас в таком виде она исчезает: сколько я вижу ECM в последнее время - служебной записки практически нет. Она заменяется целевыми заявками - внутри информационных систем оформляется заявка на закупку техники, заявка на выделение ресурсов, заявка на что-то ещё... Но это не превращается в документ, такой чисто внутренний IT-шный движ.

Во-вторых, листы ознакомления. Есть области, где они будут жить ещё долго: в первую очередь, безопасность, где на основании ознакомления сотрудник несет определенную ответственность. На старых предприятиях со старым мышлением листы ознакомления остаются просто как артефакт. Но сейчас служебная записка и лист ознакомления как документы вырождаются и исчезают.

Третье: существовавшие ранее долгие процессы, которые требовали движения ногами - прийти куда-то, что-то почитать, ознакомиться, оставить свою визу - такие процессы (я бы назвал их "подсервисные" - сервисный процесс под сервисный процесс) исчезают, потому что есть возможность делать рассылки на телефоны, размещать информацию на публичных ресурсах, также очень популярен способ публичной оферты для размещения изменений в документах.

- ECM и BPM - это системы для классического управления процессами или скорее инструменты для командной работы?

- Классическая идея управления процессами, как и многие другие классические идеи управления чем бы то ни было, пришла в рынок из крупной проектной деятельности. Изначально там заложен запас прочности, чтобы втащить нужное количество согласований, минимизировать риски (это ключевое) и закрыть требования законодательства. Командная работа - это история про эффективность, про скорость. Классическая картинка, когда один человек сидит разрабатывает и несёт ответственность, а все остальные стоят и ждут - это не командная работа, это классический процесс, и все-таки в современных BPM- и ЕСМ-системах от этого уходят.

Как уходят в принципе разработки - например, BPM- и ЕСМ-системы следуют больше за трендами IT-рынка, чем за трендами риск-менеджмента, и появляется все больше инструментов, чтобы работать эффективно и быстро меняться. Постепенно это раскатывается на все рынки, на все бизнесы, потому что IT проникает во все сферы деятельности предприятия. Меняются классические идеи управления процессами, управления документами, управления чем бы то ни было - все идет к тому, чтобы делать все быстрее. Идея децентрализации, идея того, что локальная команда на месте принимает решения, качественно их имплементирует и несет ответственность за результат, естественно распространяется в ЕСМ- и BPM-системах.

Для ЕСМ-системы это - одновременная работа над документом с сокращением количества шагов, необходимых, чтобы принять решение, чтобы комплементировать его, чтобы запустить в работу. Поэтому инструменты для работы будут все сильнее проникать в эти системы.

Уже сейчас ЕСМ-система без инструмента для одновременной совместной работы над файлом выглядит архаично, неполноценно. Современная система подразумевает, что мы можем одновременно иметь доступ к документу. Управление по правам - это понятное дело, мы можем одновременно его дорабатывать, даже разделять на кусочки и отдельные кусочки дорабатывать, потом параллельно согласовывать внутри предприятия.

Все сводится к тому, чтобы командой быстро обработать большой объём информации. Для этого надо, во-первых, реализовать инструментарий параллельной работы, во-вторых доверие. Понятно, что по доверию вопрос не к системе, но система должна дать подходящий инструмент для командной работы. Как раз в ЕСМ-системе и BPM-системе параллельное согласование. Хитрые маршруты ЕСМ-система не отстраивает - для этого уже подключается BPM, чтобы выстроить более серьезный процесс с не только классическим этапом согласования, но и дополнительными этапами интеграции, автоматизированной проверки и того, что еще может потребоваться. BPM-система формирует обертку для ЕСМ, чтобы документооборот был не локальный по типу документа, а глобальный - когда мы из маленькой заявки в маленьком локальном отделе доходим до документа, который отправляем контрагенту или распространяем на все предприятие.

- Для чего системе ЭДО Low-code?

- Почему Low-code вообще обрёл популярность? Low-code позволяет очень быстро тестировать прототипы.

Скорость принятия решений - это критически важное бизнес-преимущество, это уже бизнес-требование, бизнес должен принимать решения быстро. Low-code нужен, чтобы быстро создать прототип, посмотреть на него и убедиться, что прототип рабочий. Если это предприятие с набором стандартных рыночных требований, можно на Low-code реализовать решение полностью и за неделю получить решение, которое уже протестировано, все посмотрели, внедряем и пользуемся. А если речь о более серьезном бизнесе, где много внутренних требований - какой-нибудь специфический внутренний реестр (например, банки, страховые) - тогда Low-code позволяет после создания прототипа дорабатывать это решение, чтобы соответствовать не только общей концепции, но и быть максимально удобным для конкретных бизнес-пользователей.

- Какие есть преимущества у СЭД на базе Low-code платформы в сравнении с классической СЭД?

- Плюсом к вышесказанному прототип формируется без участия дорогостоящих разработчиков бизнес-пользователями, citizen developer – популярный термин. При этом нет ощутимых недостатков в сравнении с классической СЭД. Low-code платформа позволяет к возможностям классической СЭД добавить любые возможности, которые хочется, плюс те возможности, которые платформа содержит в себе в рамках других бизнес-модулей.

- Расскажите о типовых и перспективных решениях ЭДО в корпоративном секторе. Есть ли какие-то изменения?

- Типовые решения четко вырисовываются, если вы работаете с документооборотом. Обработка входящих-исходящих, общий отдел, кадровый ЭДО практически регламентированы, электронный архив, на который тоже есть регламенты - эти решения для корпоративного сектора можно считать типовыми.

Перспективные решения - это то, для чего сейчас формируется законодательная база. Я это вижу так - развитие документооборота тесно переплетено с госуправлением, и там, где государство внедряет новые требования, где появляются новые или изменяются существующие процессы - как раз там и будут развиваться перспективные решения.

Например, машиночитаемые доверенности и вообще управление доверенностями. Этот закон вступит в силу 1 января 2023 года, и это изменит в том числе и типовые существующие решения, потому что придется учитывать везде использование машиночитаемых доверенностей и сформировать новые решения по их выпуску, управлению и изменению.

Это же касается электронных транспортных накладных, по которым сейчас формируется список требований. Это темы, которые сейчас активно обсуждаются внутри комьюнити электронного документооборота, и в ближайшей перспективе они обрастут типовыми решениями.

- Как вы оцениваете будущее искусственного интеллекта в развитии систем ЭДО?

- Классическая история об эффективности – эти системы не болеют, не ходят в отпуска, не спят, не едят, у них глаз не замыливается. Искусственный интеллект при грамотной настройке, при грамотном риск-менеджменте дает на 80% ускорить многие процессы принятия решений. Откуда цифра? 70-80% - это точность работы искусственного интеллекта в сегодняшних реалиях. То есть 70-80% задач перекладываете на искусственный интеллект, и он их решает. Это распознавание документов, маршрутизация, какие-то внутренние сервисные операции, где процесс поддается формализации. Если процесс можно формализовать и детально разбить на алгоритмы, если там есть область принятия решений, которая детализирована и не требует творчества - подключаем искусственный интеллект.

Там, где требуется творчество, все-таки искусственный интеллект может выдавать странные или недолговременные решения, и его надо будет как минимум валидировать.

Учитывая точность работы и малую распространенность, искусственный интеллект - действительно мощное подспорье для роста эффективности. Перспективы у него кратно выше динамики IT-рынка и даже общей динамики рынка ЭДО.

- Чем динамика российского рынка СЭД, ЕСМ- и CSP-систем отличается от темпов роста мирового рынка?

- Рынок ЭДО до недавних событий двигался больше за западными рынками - за финтехом, который много чего притаскивал, и в принципе за теми идеями, которые рождались на Западе. Но эти идеи никак не соотносились с российским законодательством - идея того, чтобы ЭДО был легитимным и соответствовал законодательству, была где-то сбоку.

Сейчас на российском рынке современные системы ЭДО обладают не только технической базой и инструментарием, но и большим набором готовых решений, соответствующих требованиям российского законодательства. Рынок ЭДО движется очень тесно с государством.

В сегодняшних реалиях российский рынок отвязан от глобального, мировой рынок и наш локальный рынок развиваются вообще в разных условиях, в разной динамике. На российском рынке СЭД образовался вакуум, и в этот вакуум втягивает много всяких решений разной степени готовности. То есть российский рынок СЭД внезапно омолодился - с него вымылось много решений мирового рынка, привычных, понятных, на которые была экспертиза. Сейчас на рынок заходит много новых решений, плюс существующие решения начинают активно развиваться, потому что для них открылись ниши, которые ранее были закрыты. Поэтому с точки зрения динамики российский рынок СЭД будет (мое оценочная суждение) развиваться кратно активнее мирового рынка.

- Какие тенденции в развитии СЭД, ЕСМ и CSP-систем вы можете отметить на российском рынке?

- Во-первых, формализация со стороны государства. Рынок СЭД, ЕСМ- и CSP-систем в России будет двигаться под управлением государства, под давлением государства. Даже если посмотреть на то, как само государство распределило ответственность за СЭД - за развитие СЭД фактически отвечает Федеральная налоговая служба. Она предъявляет требования и выпускает большой объем регламентирующей документации, и тенденцией в развитии СЭД как раз будет большее регулирование, большее регламентирование этого рынка. Выпускается все больше формализованных документов. Я месяц назад смотрел на планы ФНС, там большой объем, порядка 50 типов документов должны быть формализованы.

Понятно, что как только появляется формализованный тип документа, это тут же начинает сказываться на развитии системы электронного документооборота. С текущей динамикой, когда активно меняется регуляторная часть, когда активно появляется нормирование, это и становится технологической тенденцией. Приходится успевать следовать за требованиями. Когда вводится множество новых требований и новых рекомендаций со стороны государства - нет большого количества опций, куда развиваться, потому что ты развиваешься туда, куда от бизнеса требует государство, а бизнес требует это от своих информационных систем. Сейчас это развитие электронной подписи, появление большего количества формализованных документов, первичка во многом.

Во-вторых, параллельно идет тенденция на то, чтобы снижать внутренние издержки - она никуда не девается, потому что общая рыночная конкуренция все равно жесткая. Соответственно, есть технологическая тенденция на то, чтобы делать систему эффективнее. Небольшие компании уходят в open house. Крупные компании, ввиду того, что появилось большое количество льгот, стараются формировать внутренние IT-департаменты в очень крупные самостоятельные. И здесь стоит отметить отдельную тенденцию для всех систем на российском рынке: системы становятся платформенными, то есть крупная компания хочет получить платформу, и на этой платформе самостоятельно развивать свои локальные решения.

Более мелкие компании, наоборот, не хотят держать локальный штат IT-специалистов. Это связано с ростом зарплат в IT, плюс им нужны, во-первых, готовые решения, во-вторых, возможность быстро заказать решение или быстро доработать под себя без привлечения разработчиков. Это касается всего IT-рынка, это касается в том числе и СЭД/ЕСМ.

- Каким вы видите будущее СЭД? Какие технологии и возможности ждут нас через несколько лет, и как будет выглядеть система?

- Разработчики СЭД стремятся, во-первых, генерировать как можно более гибкую платформу, которая будет дешево меняться вслед за изменениями требований, а во-вторых, выпускать как можно больше готовых решений. Если посмотреть на существующие обзоры, на то, как на систему СЭД смотрят, как ей ставят рейтинги - мы увидим, что оцениваются:

• удобство использования;
• нагрузка, которую СЭД-система выдерживает;
• количество готовых решений, которые система вместе с собой поставляет;
• экспертиза на рынке, то есть возможность систему поддерживать.

Для меня подобная система через несколько лет выглядит как конструктор, настраиваемый чисто бегунками. Когда пользователь говорит: мне нужна в циферках вот такая мощность системы, чтобы внутри нее работали вот такие решения - и эти решения в готовом виде загружаются на площадку.

При этом безусловно популярна подписочная модель. Любое решение быстро устаревает, поэтому разработчики СЭД стремятся поддерживать клиентов в рамках подписной модели не столько на долгосрочное использование разового решения, сколько на регулярное развитие существующих количественных и качественных решений. Определяющими станут возможности быстрого развертывания, быстрого масштабирования, ну и еще раз - поддержка требования законодательства.