"Цифровые офисы" для цифровой экономики

Консалтинговая компания в сфере аутсорсинга бизнес-процессов Accenture подсчитала, что в 2017 году доля цифровой экономики в мировом ВВП составила более 22%, а к 2021 году этот показатель возрастет до 25%. "Цифровой офис" предоставляет новые возможности для бизнеса, девелоперов и собственников офисных центров.

Централизованное управление парком оборудования печати и копирования — лишь одна составляющая "цифрового офиса". Однако использование усовершенствованных технологий и новые тренды в организации бизнес-процессов уже сегодня помогают инновационно продвинутым компаниям-арендаторам и собственникам деловых пространств экономить сотни миллиардов долларов.

"Цифровым офисом" называют сервисы и услуги IP-телефонии, личные кабинеты ряда платформ и даже единые реестры международных коммуникаций. А то, что предполагалось изначально под этим понятием, ныне все чаще называют гибкими гибридными пространствами — agile office, smart workspace, coworking event и др. Все это, иначе говоря, новые форматы коммерческой недвижимости.

Главный принцип гибридного пространства — это "три в одном": совмещение домашней, офисной и коворкинг-обстановок. Его создание — дело рук не только дизайнеров и девелоперов, но и менеджеров. Их первоочередная задача, в частности, это оптимальное распределение ресурсов, снижение арендной платы и сокращение стоимости владения всех систем и коммуникаций, включая оргтехнику.

Изначально идея "цифрового офиса" базировалась на том, чтобы объединить все устройства в единую сеть, позволяющую эффективно выстраивать как бизнес-процессы в целом, так и взаимоотношения внутри корпоративной системы сотрудников и руководства компании, в том числе удаленно. При этом немалый акцент делался на снижении энергопотребления при сохранении высокой производительности такого комплекса.

Обеспечение комфорта офисного пространства и снижение операционных затрат, и прежде всего, затрат на электроэнергию — одна из основных задач, которая стоит перед арендодателями и соответствует запросу арендаторов. Причем экономию на электроэнергии зачастую создают неочевидные решения. Например, современные струйные многофункциональные устройства на 90% меньше расходуют электроэнергии, чем лазерные. Экологичные решения всегда дают экономию потребления ресурсов. Сегодня продвинутые компании используют не просто датчики движения, но переходят к биодинамическому свету, который подстраивается под время суток, предпочтения сотрудников, уровень естественной освещенности помещения. Экологичная печать — это печать на струйных устройствах, они не просто экономят электроэнергию, но и работают без использования токсичного тонера, при этом скорость печати на современных струйных устройствах не уступает лазерным принтерам, и в отличие от лазерной техники струйная — практически бесшумная.

Но одними качественными и экологически чистыми многофункциональными устройствами нельзя создать умный офис и обеспечить лояльность сотрудников. Современный smart office - это офис, где все процессы, связанные с эксплуатацией, полностью автоматизированы. Оборудование, отвечающее за техническое обслуживание здания и за организацию бизнес-процессов в офисе, становится с каждым годом все надежнее. Техническое обслуживание здания ведется не в плановом режиме, а по требованию системы, сообщающей о своем состоянии благодаря цифровым датчикам.

Значительное влияние цифровизация оказывает не только на управление коммерческими объектами, но и на организацию бизнес-процессов. К примеру, такая функция, как управление печатью, позволяет контролировать процесс расходования бумаги и картриджа, доступ сотрудников к многофункциональным устройствам в офисе, оперативно закупать расходные материалы.

Офисы в России трансформируются последние лет 10. Отказ от кабинетных планировок в пользу open space, создание игровых зон и пространств, амфитеатров, переговорных-трансформеров — это этапы эволюции офисного пространства. Эти процессы наложили отпечаток не только на структуру современных офисов, но и на бизнес-процессы компаний, работающих в трансформирующихся офисах. Современный российский офис — это не просто рабочее пространство, open space с кофе-поинтами. Характер проектной работы многих компаний способствует появлению в офисах стихийных зон коллаборации сотрудников и неформальных рабочих мест. Арендаторы все больше внимания обращают на автоматизацию управления отоплением и вентиляцией, а также на решения по управлению освещением. Автоматизация климат-контроля в помещении, его настройка на различные ситуации (стихийное перемещение сотрудников, к примеру) становится важной составляющей умного офиса.

Доля цифровой экономики России пока составляет только 3,9%, что в 2-3 раза ниже, чем у стран-лидеров процесса цифровизации. Однако процесс идет, на долю умных струйных многофункциональных устройств сегодня приходится 8% доли рынка, но к 2020 году этот показатель должен возрасти до 15%. Это значит, что цифровая экономика во всем мире и в России в том числе будет составлять все больший процент от ВВП.