Ивановский муниципальный район ускорил обработку обращений граждан

Администрация Ивановского муниципального района города Иваново перешла на электронный документооборот.

В СЭД работают несколько десятков сотрудников, включая главу администрации, который использует мобильное рабочее место Docsvision. Решение на базе платформы, предназначенное для автоматизации общего делопроизводства муниципального учреждения, было развёрнуто в 2017 году.

Работа с документами — ключевая деятельность администрации Ивановского муниципального района, все процессы подкрепляются пакетами документов. Для повышения эффективности деятельности, администрация приняла решение автоматизировать все процессы. По итогам конкурсных процедур победу одержала ООО "Компания "Сервис ТВ – Инфо" (Иваново). После успешного тестирования СЭД Docsvision в канцелярии учреждения началось её развитие и тиражирование. К нынешнему моменту вся деятельность администрации основывается на процессах, которые проходят через СЭД.

В результате реализации проекта были автоматизированы управленческие процессы, такие как контроль исполнения задач, появляющихся в результате учёта входящей и исходящей корреспонденции; настроено сканирование и хранение файлов, связывание различных документов между собой, полнотекстовый и атрибутивный поиск.

В 2018 году было уделено внимание работе с обращениями граждан, теперь система позволяет автоматизировать процесс их обработки на всех этапах. Дополнительно в справочниках решения предусмотрен типовой классификатор обращений граждан, есть функция оперативного экспорта данных обращений для отчетности государственных муниципальных учреждений в Администрацию президента РФ (портал ССТУ.РФ).

Администрация работает не только с обращениями граждан, но и по запросам юридических лиц и со служебными записками, и каждый из этих документов обрабатывается по определенному маршруту. СЭД позволила администрации Ивановского муниципального района обрабатывать обращения граждан на 20% быстрее.

"В обращениях реализована возможность занесения нескольких корреспондентов в одну карточку. Это необходимо, когда обращение гражданина перенаправляется нам из другой организации или осуществляется по доверенности. В возможности системы заложена функция связывания обращений однотипного характера. В целом, все движение документов происходит в СЭД, что значительно экономит время специалистов администрации в решении проблем заявителей и подготовке ответов", - рассказала начальник отдела по работе с документами, контролю и обращениями граждан Светлана Двойнина.

Реализация выгрузки на портал ССТУ.рф из СЭД экономит время работников учреждения, высвобождая их время на другие задачи. Если ранее сотрудник тратил порядка 2 минут на копирование информации одного обращения на портал ССТУ.РФ, то с помощью механизма выгрузки отправка всей информации по 300 обращениям из СЭД занимает 5 минут.

Для главы Администрации специалисты интегратора произвели тонкую настройку мобильного рабочего места на планшете (на Android) в СЭД Docsvision. Информация поступает напрямую из рабочей базы данных по защищенным каналам связи. 

Эффект от внедрения СЭД не монетизируется в явном виде, но выражается в повышении эффективности процессов, которые напрямую влияют на качество работы с обращениями граждан и оказание услуг населению.