"ЕАЕ-Консалт" переводит согласование договоров из SAP в DirectumRX

В корпоративной системе электронного документооборота (КСЭД) "ЕАЕ-Консалт" на базе DirectumRX уже ведутся процессы делопроизводства и управления сделками.

В июне 2018 года завершилось внедрение новой версии учётной системы компании на базе SAP S/4HANA с размещением серверной части в облачном ресурсе Microsoft Azure. Новая версия заменила локальную корпоративную ERP-систему на базе SAP R/3, в которой, в том числе, был организован полный цикл работы с договорами и первичными документами. Дополнительно в рамках проекта были проведены обследование и реинжиниринг бизнес-процессов предприятия.

На основании собственного опыта и проводимого аудита договорных процессов был сделан вывод, что согласование и подписание договорных документов эффективней и прозрачней вести в корпоративной СЭД. В результате руководство "ЕАЕ-Консалт" запланировало внедрение новых модулей DirectumRX – "Договоры" и "Финансовый архив".

На базе DirectumRX в компании уже автоматизировано делопроизводство и управление сделками. В рамках нового этапа проекта требовалось решить и другие задачи: реализовать функциональную и платформенную части; интегрировать DirectumRX и учетную систему на базе SAP S/4HANA; создать структурированное хранилище договорных, первичных учетных и финансовых документов; автоматизировать процессы согласования договорных документов; обеспечить эффективный поиск связанных документов по заданным критериям; организовать контроль исполнения сроков договорных документов.

Параллельно с внедрением новых модулей завершаются работы по интеграции SAP S/4HANA с корпоративной СЭД DirectumRX с использованием Microsoft Azure LogicApps. Это позволит эффективно использовать преимущества обеих систем и сократить затраты на содержание и эксплуатацию собственной технической инфраструктуры.

"Построенная нами информационная система позволила увидеть процесс жизненного цикла "становления" договора, от активности (сделки), проекта до его подписания и передачи на исполнение. Система даёт возможность руководству компании и владельцу процесса контролировать ответственность каждого звена договорного процесса за функционал, который он обеспечивает. Сейчас подготовка договорных документов начинается с "низов". Первым, кто заводит договорной документ в систему на согласование и подписание, является тот специалист, который отвечает за то, что прописано в предмете договора, он видит сроки, обязанности и ответственность и тем самым первым "подписывается" за то, что составил и внес. В результате руководитель организации распределяет ответственность за данные компанией обязательства перед контрагентами на всех экспертов, специалистов и их руководителей, участвующих в бизнесе и процессах, которые его обеспечивают", - рассказал начальник управления по обеспечению деятельности компании "ЕАЕ-Консалт" Илья Аксельрод.

Умная база архива финансовых документов, реализована именно в DirectumRX, а не в SAP, поскольку она прозрачна и в разы сокращает стоимость хранения, позволяя делать выборки по любым параметрам, формировать качественные отчёты, в том числе с выгрузкой тел документов по запросу третьих лиц и госорганов, минимизируя риски для компании, её владельца и руководителя.

К нынешнему моменту в компании с разными модулями информационной системы DirectumRX уже работают более 50% специалистов. В планах – перенести модули DirectumRX в облако Microsoft Azure, по аналогии с SAP S/4HANA, развернуть работу в мобильных приложениях Directum Jazz и Directum Solo. Также планируется внедрить межкорпоративный электронный обмен юридически значимыми документами с контрагентами, перенести договорные документы из "исторической" базы SAP R/3 в "Финансовый архив" DirectumRX.

Досье "Цифровой кономики"

"ЕАЕ-Консалт" – компания-интегратор, оказывает услуги в области консалтинга, разработки программного обеспечения и сервисных информационно-технологических услуг. Компания входит в группу компаний "Энергетика, системная интеграция (ГК "ЭнСи") – объединение профильных сервисных организаций, специализирующихся в различных областях ИТ-обеспечения.