"Р-Фарм" автоматизирует авансовую отчетность
Компания "Акелон" внедрила бизнес-решение "Авансовые отчеты" в группе компаний "Р-Фарм".
Решение основано на платформе Directum. В рамках проекта были автоматизированы процессы: подготовка расходной части авансового отчета и комплекта документов; согласование расходной части авансового отчета; отправка оригиналов расходных и посадочных документов в бухгалтерию; создание полной формы авансового отчета; визирование авансового отчета высшим руководством.
Расходы авансового отчета согласуются на основе скан-образов приложенных документов. Оригиналы оправдательных документов отправляются в бухгалтерию после подтверждения расходов бухгалтером. Для авансового отчета российское законодательство предусматривает согласование и хранение в электронном виде. В качестве замены "живой" подписи используется усиленная электронная подпись (квалифицированная или неквалифицированная).
При создании авансового отчета запись делается на основе расходной части отчета, которую пользователь вносит в ERP-систему, после этого авансовый отчет выгружается в ECM-систему.
После формирования записи пользователь приступает к добавлению документов. Подготовка каждой группы документов имеет свои особенности, которые были заложены в решение.
По внутренним правилам "Р-Фарм" сотрудники фиксируют в Directum факт перемещения документов. Регистрация отправки и получения осуществляется посредством множественного сканирования штрих-кодов. Вся история движения отображается в карточках соответствующих объектов.
Для руководителей высшего звена доступно массовое подписание авансовых отчетов. С заданной периодичностью система формирует уведомления руководителям, у которых есть авансовые отчеты на подписании. Для принятия решения руководитель может посмотреть все документы, которые приложены к авансовому отчету.
В планах "Р-Фарм" – тиражирование решения на дочерние организации и автоматизация бумажного архива расходных документов.
Досье "Цифровой экономики"
ГК "Р-Фарм" – фармацевтическая компания полного производственного цикла. В ее структуру входит 60 филиалов и представительств на территории России, а также в странах СНГ, в США, Германии, Японии, Турции, ОАЭ, Индии.
