МОЭК усовершенствовала обработку с помощью Abbyy
Компания Abbyy перестроила процесс обработки первичной документации в Московской объединенной энергетической компании (ПАО "МОЭК", входит в группу "Газпром"), крупнейшем поставщике услуг отопления и горячего водоснабжения в Москве и Подмосковье. По словам представителей Abbyy, МОЭК стала первой энергетической компанией в России, которая объединила на интеллектуальной платформе процессы бухгалтерского учета и финансового контроля.
В Abbyy корреспонденту ComNews сообщили, что в ходе проекта специалисты компании изменили процесс проведения первичных документов, настроили и создали общую систему ИТ-компонентов. По словам представителя компании, были объединены интеллектуальная обработка информации на базе Abbyy FlexiCapture, система управления ресурсами предприятия SAP ERP, а также электронный архив SAP Extended ECM by OpenText. Также специалисты компании провели необходимую донастройку модулей системы SAP ERP.
Как пояснили в пресс-службе Abbyy, проект был призван сократить расходы на обработку первичной бухгалтерской документации, ускорить проведение транзакций с контрагентами, упростить предоставление документов в контролирующие органы, снизить риски потери и порчи документов.
"Наша компания меняется в соответствии с требованиями цифровой эпохи, в которой данные становятся главной ценностью. С Abbyy FlexiCapture мы обеспечили централизованное и дистанционное автоматизирование обработки и хранения первичной документации не зависимо от территориальной удаленности мест ее первичного возникновения", - прокомментировал внедрение руководитель Центра информационных технологий ПАО "МОЭК" Константин Азовцев.
Теперь бухгалтерские документы из всех филиалов хранятся в едином электронном архиве. Компания уменьшила расходы на обработку документов в три раза, финансовые операции проходят в три раза быстрее, а поиск первичных документов в компании ускорился в четыре раза. "На ИТ-платформе ПАО "МОЭК" реализована уникальная функциональность, которая позволяет сотрудникам провести транзакцию и учесть хозяйственную операцию по скану документа. Это позволяет проводить транзакции, не дожидаясь, пока бумаги будут доставлены из одного офиса в другой. Благодаря такой системе МОЭК закрывает отчетный период на 10 дней быстрее", - пояснили в компании Abbyy.
Решение было внедрено во всех 13 филиалах в Москве и Подмосковье. По словам представителя Abbyy, платформой пользуется более 2000 сотрудников. Необходимая для работы информация подгружается в учетную систему автоматически из отсканированных счетов-фактур, ТОРГ-12, актов КС-2 и справок КС-3. В год решение обрабатывает более 2,6 млн страниц документов из всех 13 филиалов.
Исполнительный директор SAP CIS Наталия Парменова рассказала, что данные во всех бизнес-решениях должны синхронизироваться, а электронный документооборот - работать внутри бизнес-процессов, не создавая при этом дополнительной нагрузки на сотрудников. "В МОЭК эти требования реализованы на базе SAP Extended ECM by OpenText и Abbyy FlexiCapture с опережением на несколько шагов. С помощью комплексного решения бухгалтерские и финансовые службы выиграли 10 дней для приоритетных задач. Надеюсь, аналогичные высокие результаты получат все подразделения МОЭК с переходом к обработке данных о бизнес-процессах в реальном времени", - отметила она.
Для того чтобы отправить данные на учет в бухгалтерию, куратору договора нужно отсканировать подписанный комплект документов и загрузить его на платформу Abbyy. Распознавание и большинство проверок данных происходят автоматически: сотруднику нужно только ввести номер заказа, указанный в SAP. После этого платформа сама находит и сопоставляет распознанные данные с информацией в учетной системе - ИНН и КПП контрагента, номер и сумму договора, НДС, номенклатуру товара или услуги. Если все проверки успешно пройдены, то скан-копия документа отправляется в электронный архив SAP Extended ECM by OpenText, а в учетной системе SAP появляются ссылка и карточка с его метаданными.
Кроме того, на ИТ-платформе МОЭК реализована функция, позволяющая сотрудникам провести транзакцию и учесть хозяйственную операцию по скану документа, еще до того как оригинал поступил в бухгалтерию. После обработки документа с помощью Abbyy FlexiCapture в SAP создается черновик проводки с предварительно заполненными данными. Бухгалтеру остается только проверить корректность информации и подтвердить операцию. Таким образом, МОЭК может проводить транзакции, не дожидаясь, пока бумаги будут доставлены из одного офиса в другой.
По мнению генерального директора "Abbyy Россия" Дмитрия Шушкина, быстрая обработка значимой информации о финансовых операциях - это необходимое условие для развития компаний, которые стремятся к лидерству на рынке. "Пример МОЭК показывает, как интеллектуальные технологии способствуют цифровой трансформации бизнеса в энергетическом секторе. Поскольку данные всегда доступны для анализа, компания в режиме реального времени вносит изменения в производственные операции, что дает ей конкурентное преимущество. Это возможно благодаря решениям, которые создают единую среду для управления бизнесом, будь то строительство тепловых сетей, закупка оборудования или ремонтные работы", - отметил он.
В беседе с корреспондентом ComNews представитель пресс-службы Abbyy сообщил: "В перспективе компания планирует подключить к единой платформе и другие процессы, в том числе управление персоналом и теплосбыт". По его словам, решения Abbyy востребованы и у других крупных компаний в энергетической отрасли. С их помощью можно обрабатывать данные из бухгалтерской, юридической, клиентской документации, извлекать информацию из документов при подключении новых объектов к энергосети.
"Недавно мы автоматизировали обработку данных из договоров энергоснабжения для АО "Татэнергосбыт". Это крупнейший поставщик электроэнергии в Республике Татарстан. По результатам проекта оцифровано уже более 2000 договоров, которые доступны для работы менеджерам, юристам, контакт-центру и подразделениям, отвечающим за расчеты с потребителями. Теперь найти нужный документ можно всего за пару минут, и клиентам не приходится долго ждать ответа в офисе клиентского обслуживания или по телефону", - добавили в пресс-службе. В Abbyy рассказали, что среди их клиентов числятся компании нефтегазовой, банковской и других отраслей. Среди них "РН-Энерго", "МРСК Сибири", "Э.ОН Россия".
Директор департамента информационных технологий компании "Техносерв" Алексей Берзин отметил актуальность внедрения проектов по автоматизации процесса обработки первичной документации не только у энергетических компаний, но и у крупных предприятий из самых разнообразных сфер бизнеса.
"Как раз сейчас "Техносерв" завершает проект создания электронного архива первичных финансовых документов с использованием продуктов Abbyy FlexiCapture. Новое решение позволяет в автоматическом режиме сканировать, распознавать и сохранять финансовые документы, а также предоставляет инструменты для быстрого их поиска. За счет нового решения и тесной интеграции с корпоративной учетной системой компания планирует существенно ускорить бизнес-процессы, связанные с поиском и анализом документов", - говорит представитель "Техносерва".
Директор департамента систем управления документами компании "Ланит" Александр Родионов вторит коллеге: "Поточное сканирование, распознавание, интеллектуальная обработка данных актуальны не только для энергетики, но и для банков, ретейла, промышленных предприятий. ECM-практика департамента систем управления "Ланит" имеет опыт построения решений по управлению финансовыми документами с применением технологий Abbyy на собственной ECM-платформе LanDocs, а также на базе западных разработок OpenText и Documentum. Подобные решения позволяют снизить затраты на хранение документов, повысить эффективность обработки документов и снизить количество ошибок".
Руководитель направления BPM & ECM компании "Крок" Сергей Плаунов рассказал о том, что ранее компания разработала электронный сервис для хранения первичной бухгалтерской документации торговой сети "М.Видео".
"Сегодня специалисты "Крок" по-прежнему оказывают ретейлеру сервис по оцифровке формируемой документации и доступу к электронному архиву с возможностью поиска, просмотра, пересылки и печати документов. В месяц, таким образом, обрабатывается несколько десятков тысяч страниц. Заказчику не потребовалось вкладываться ни в программное обеспечение, ни в инфраструктуру. Сейчас на поиск необходимого документа у заказчика уходят считанные минуты. По нашим подсчетам, стоимость пользования подобной услугой за пять лет в среднем в два-три раза ниже совокупной стоимости владения собственным электронным архивом", - пояснил Сергей Плаунов.
Он наблюдает повышение интереса к указанным решениям со стороны не только энергетических компаний, но и у других отраслевых игроков. "По нашему опыту решения для обработки первичной бухгалтерской документации востребованы практически в любой отрасли. Во-первых, такой документации всегда много, во-вторых, ее периодически требуется оперативно найти, например в случае проверок контролирующими органами. Электронный архив с удобным поиском снижает временные затраты на подбор документации, а также сокращает риск потери документа. Учитывая, что сейчас все больше компаний озабочены снижением издержек и рисков, спрос на такого рода решения будет только расти", - резюмировал представитель "Крока".
Интеллектуальную обработку документации внедряют и банки. На этой неделе Альфа-Банк анонсировал запуск пилотного проекта с использованием технологии распознавания удостоверяющих документов Smart ID Reader (см. новость ComNews от 25 января 2018 г.).
