Услуги информирования: как организовать закупку от и до

Организация закупки услуг информирования может показаться сложной задачей, но с правильным подходом этот процесс станет гораздо проще и понятнее. Директор по маркетингу SMS Traffic Глеб Ястребков рассказывает, как успешно пройти каждый этап закупки от подготовки до финальной оценки результатов, а также о современных тенденциях в области услуг информирования, которые помогут оптимизировать этот процесс.

Подготовка к закупке

Первый шаг — это подготовка. Этот этап включает несколько важных шагов:

1. Проведение внутреннего анализа потребностей. Перед тем как искать поставщика, нужно точно понять, какие услуги вам действительно нужны. Для этого важно провести внутренний анализ: поговорите с коллегами, оцените текущие процессы и определите, где необходима дополнительная информация или улучшения.
2. Определение целей и задач. Теперь, когда потребности ясны, стоит четко сформулировать цели и задачи будущей закупки. Например, вы хотите повысить качество информации, ускорить ее предоставление или оптимизировать расходы? Если не задать конкретные критерии качества, поставщик может предложить решения, которые будут либо слишком дорогими, либо не соответствующими вашим ожиданиям.
3. Составление технического задания. На основе собранной информации составляется техническое задание (ТЗ). Здесь важно указать все требования к услуге: формат и сроки предоставления информации, критерии оценки качества и так далее. ТЗ — это основной документ, по которому будет работать поставщик. Если оно составлено неполно или неясно, велика вероятность, что результат не оправдает ожиданий.
4. Формирование бюджета. Следующий шаг — составление бюджета. Он должен быть реалистичным и учитывать не только стоимость услуг, но и возможные дополнительные расходы, например, на обучение сотрудников или настройку систем. Часто в сфере коммуникаций требуются дополнительные настройки платформ и их интеграция в уже существующую инфраструктуру компании. При составлении бюджета следуют обратить на это особое внимание, чтобы не оказаться в неудобной ситуации, когда расходы превысили ожидания.

Выбор поставщика

После подготовки переходим к выбору поставщика. Этот этап требует внимательного подхода и оценки множества факторов.

1. Репутация. Один из ключевых факторов при выборе — это репутация поставщика. Узнайте, что о нём говорят другие клиенты, есть ли у него профессиональные сертификаты, насколько он надежен, сколько лет работает на рынке бизнес-коммуникаций. Длительный срок существования и оперативной деятельности компании определенно внушает доверие и говорит о высокой экспертизе в сфере..
2. Качество информации. Важно оценить, соответствует ли поставщик вашим требованиям по качеству информации. Это включает ее точность, актуальность и полноту. Пробелы по одному из этих пунктов могут негативно отразиться на маркетинговой деятельности Вашего бизнеса.
3. Методы работы. Оцените, какими методами и инструментами пользуется поставщик. Современные технологии, автоматизация процессов и гибкость в подходах — все это играет важную роль. Например, сейчас некоторые компании при выходе на рынок СНГ часто сталкиваются с проблемой международной тарификации. Для оптимизации бюджета, поставщик услуг информирования должен уметь настраивать каскады сообщений, когда информация отправляется по очереди по нескольким каналам от наиболее дешевого к наиболее дорогому до момента прочтения сообщения абонентом.
4. Возможность распределять трафик между разными поставщиками. Хорошо, если ваш поставщик умеет распределять трафик между различными операторами связи. Например, если вы разделили тендер на несколько лотов и один оператор выиграл лот на отправку сообщений абонентам Теле2, а другой — на Мегафон, было бы удобно, чтобы ваш поставщик автоматически распределял трафик между всеми операторами. Это помогает сэкономить время и силы, бесперебойное предоставление услуг, а также снимает с Вашего бизнеса лишнюю задачу распределения трафика между операторами..
5. Альтернативные каналы связи. Также важно учитывать возможность использования альтернативных каналов связи, таких как Viber, WhatsApp или VK. SMS рассылка может быть дорогой, поэтому использование альтернативных каналов позволяет снизить затраты. Важно работать только с теми поставщиками, у которых есть прямые договоры с этими каналами, чтобы избежать использования субподрядчиков, что может увеличить стоимость услуг.

Процесс закупки

После выбора поставщика начинается процесс закупки, который может проходить разными способами.

• Прямая закупка. Если выбор очевиден и нет необходимости проводить тендер, можно напрямую заключить договор с поставщиком.
• Тендер. Это конкурсный метод, при котором поставщики подают свои предложения, а вы выбираете лучшее из них. При организации важно разделять тендер на несколько частей. Это значит, что вместо одного крупного тендера лучше разбить его на несколько лотов, например, по разным операторам связи (МТС, Билайн, Теле2, Мегафон и т.д.). Такой подход позволяет получить более выгодные условия от каждого поставщика, так как они могут предложить лучшие цены и условия по отдельным лотам, что зачастую невозможно при закупке одним пакетом.
• Запрос котировок. Используется, чтобы получить лучшие ценовые предложения от нескольких поставщиков.

Юридические аспекты

При заключении договора важно учесть юридические нюансы:

1. Обязательства сторон. Договор должен четко прописывать обязанности обеих сторон — как поставщика, так и заказчика. Это включает сроки выполнения, объем услуг и требования к качеству.
2. Защита данных. В условиях современных законов особое внимание следует уделить защите данных. Убедитесь, что в договоре есть пункты о конфиденциальности и защите информации. Ваш поставщик должен использовать современные протоколы безопасности, такие как HTTPS или SMPP, чтобы защитить информацию ваших клиентов. Это поможет избежать штрафов и сохранить репутацию вашего бизнеса.
3. Нарушение закона о защите данных может повлечь серьезные штрафы и потерю доверия клиентов, а также может привести к утечке информации и серьёзным последствиям.

Мониторинг и контроль

После подписания договора нужно организовать мониторинг и контроль выполнения услуг.

1. Контроль выполнения договора. Регулярно проверяйте, как поставщик выполняет свои обязательства. Это поможет вовремя выявить проблемы и внести необходимые корректировки.
2. Оценка качества услуг. Не забывайте оценивать качество услуг в процессе их оказания и по завершении. Это поможет убедиться, что всё соответствует вашим ожиданиям.

Пост-аналитика

После завершения закупки важно провести анализ ее результатов.

1. Анализ результатов. Оцените, достигнуты ли поставленные цели, и насколько качественно были оказаны услуги.
2. Оценка возврата инвестиций (ROI). Рассчитайте, была ли закупка оправданной с финансовой точки зрения. Это поможет вам сделать выводы для будущих закупок.
3. Внесение коррективов. На основе анализа подумайте, что можно улучшить в процессе закупки в будущем.

Пост-аналитика помогает понять, как улучшить процессы в будущем. Например, анализ показателя возврата инвестиций ясно показывает насколько эффективно использованы ресурсы.

Тенденции и инновации в области услуг информирования

Сфера услуг информирования постоянно развивается, и на нее активно влияют современные технологии. Рассмотрим некоторые актуальные примеры систем и платформ, которые могут помочь оптимизировать процесс информирования:

• Использование искусственного интеллекта (ИИ). Некоторые современные платформы используют алгоритмы машинного обучения для анализа больших массивов данных и создания прогнозов. Эти системы помогают находить закономерности в данных и предоставлять ценные инсайты, что улучшает принятие решений и позволяет более точно таргетировать аудиторию.
• Хранилища для работы с большими данными. Есть решения, которые позволяют обрабатывать и анализировать огромные объемы данных в реальном времени. Эти инструменты полезны для компаний, работающих с большими массивами информации, так как они позволяют быстро находить нужные данные и генерировать отчеты, что помогает оперативно реагировать на изменения и принимать обоснованные решения.
• Автоматизация маркетинга и коммуникаций. Современные CRM-системы, CDP и CXDP платформы позволяют управлять коммуникациями с клиентами на всех этапах — от сегментации аудитории до отправки сообщений и анализа результатов. Такие платформы могут автоматически отправлять сообщения в нужное время, персонализировать коммуникации на основе поведения пользователя и собирать данные для дальнейшего анализа.
• Альтернативные каналы связи. Некоторые системы предоставляют возможность интеграции с популярными мессенджерами, как WhatsApp, Viber, Telegram и социальными сетями, VK и OK.ru. Это позволяет компаниям отправлять сообщения через каналы, которые их клиенты уже используют, что повышает вероятность того, что сообщения будут прочитаны и восприняты положительно. Кроме того, такие платформы часто включают функции аналитики, которые позволяют оценить эффективность каждого канала связи.
• Омниканальные чат-платформы. Современные чат-платформы типа Smart Delivery и Smart Connect становятся все более популярными для взаимодействия с клиентами. Эти системы позволяют компаниям организовать поддержку клиентов, автоматизировать ответы на часто задаваемые вопросы и предоставлять персонализированные рекомендации. Они интегрируются с различными мессенджерами и социальными сетями, что делает их удобными для взаимодействия с широкой аудиторией. Кроме того, такие платформы часто включают функции анализа и отслеживания эффективности общения, что помогает улучшать клиентский опыт и оптимизировать процессы поддержки. Также, некоторые из них способны объединить все ваши диалоги с клиентами из разных каналов в одном интерфейсе что повышает скорость ответа и, соответственно, клиентский опыт.

Закупка услуг информирования — это не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Главное — внимательно подойти к каждому этапу, от подготовки до анализа результатов. Современные технологии и тенденции в этой сфере открывают новые возможности, которые помогут сделать ваш процесс информирования более эффективным и точным. Учитывая приведенные выше рекомендации и примеры систем и платформ, вы сможете добиться лучших результатов и оптимизировать свои затраты.