Пять "подводных камней" при внедрении систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) стали уже привычным инструментом для автоматизации бизнес-процессов. Даже если у кого-то нет личного опыта использования таких систем, практически каждый точно о них слышал и в общих чертах представляет, зачем они нужны. Однако, в масштабах компании, несмотря на общую осведомленность, когда дело доходит непосредственно до внедрения СЭД, организации продолжают наступать на грабли и совершать типовые ошибки. В итоге: нерешенные задачи, необоснованные финансовые затраты и разочарование как итог. Руководитель практики документооборота системного интегратора для промышленности "Райтек ДТГ" Александр Щербаков анализирует типичные ошибки и "подводные камни", на которые наталкиваются компании при внедрении СЭД, и рассказывает о том, как обойти препятствия.

Как понять, что пришло время заняться внедрением системы электронного документооборота? Если растут объемы производства, расширяется штат сотрудников, меняется техническая оснащенность, развивается структура предприятия. Наконец, эффективность бизнес-процессов снизилась, а затраты по ним только растут.

Каждый из этих факторов должен заставить задуматься о внедрении инструментов автоматизации. Отдельным стимулом становятся изменения политической или экономической ситуации. Так, растущие риски того, что тот или иной зарубежный продукт уйдет с рынка, лишится поддержки или попросту станет слишком дорогим, могут стать поводом рассмотреть возможность миграции на отечественную СЭД.

Современные СЭД позволяют систематизировать поток деловых документов, автоматизировать типовые процессы работы с ними и упростить поиск, свести к минимуму количество бумажных носителей, управлять проектами и организовывать мероприятия, создавать поручения и контролировать их исполнение, вести учет трудозатрат и многое другое. В итоге, если все сделано правильно, сотрудники тратят меньше времени на работу с документами, процессы согласования ускоряются, затраты снижаются, а эффективность процессов в организации растет.

Внедрение системы с применением типовых решений сводится к минимальным действиям по ее установке и настройке. Обычно после настройки нескольких ключевых бизнес-процессов, система может быть в кратчайшие сроки запущена в эксплуатацию. Более сложные проекты предполагают адаптацию и доработку системы под определенные бизнес-задачи компании, синхронизацию и интеграцию с другими системами или перенос данных из них.

Успех внедрения в обоих вариантах будет во многом зависеть от того, насколько тщательно компания подойдет к подготовке проекта. Вот пять рекомендаций, которые необходимо учесть при развертывании СЭД на предприятии.

1. Заранее поставить четкие цели и следовать намеченному плану.

На подготовительном этапе важно уделить внимание постановке целей проекта. Часто компании описывают свои бизнес-процессы или пожелания по их автоматизации привычным для себя образом, не уделяя внимания оценке узких мест или необходимости интеграции с существующими ИТ-системами.

Если цели формулируются без четкого понимания, что именно нужно автоматизировать и какой результат получить, скорее всего, их придется корректировать уже на этапе реализации проекта. Важно также узнать мнение и потребности сотрудников, которые будут работать с автоматизированными системами, чтобы впоследствии не столкнуться с сопротивлением или низкой эффективностью работы.

Планируя внедрение системы, нужно помнить о том, что автоматизация — не единоразовый проект для решения конкретной текущей задачи. Бизнес неизбежно будет меняться, и систему потребуется масштабировать и адаптировать под эти изменения. Если не подумать об этом заранее и не составить план развития ИТ-инфраструктуры, можно прийти к тому, что в компании будет много разных систем с разрозненными бизнес-процессами.

Еще одна распространенная ошибка — недостаточное финансирование. Занижение бюджета на автоматизацию приводит к тому, что на внедрение и сопровождение системы просто не хватает средств. Бывает, что предприятия, пытаясь сэкономить, не привлекают подрядчика с опытом, а обучают собственных специалистов и перекладывают на них задачи по автоматизации. В результате процесс затягивается, а может и вовсе закончиться неудачей.

Чтобы правильно поставить и формализовать цели и ожидания от проекта по автоматизации, определить сроки и бюджет, желательно провести предпроектное обследование, а в некоторых случаях — функциональное моделирование процессов. Уже на этом этапе есть смысл привлечь интегратора, чтобы составить реалистичный и продуманный план действий.

2. Определиться с функциональным наполнением и заложить возможности масштабирования.

Недоработки на подготовительном этапе часто приводят к ошибкам при выборе необходимого функционала системы. При этом, каким бы ни был итоговый набор функций, обязательными составляющими любого проекта должны быть:

— гибкая настройка системы под персональные потребности предприятия и конечного пользователя

— интеграция и синхронизация с другими системами предприятия

— легкость и мобильность использования — возможность выполнения задач и просмотра документов как на локальном компьютере, так и в веб-интерфейсе, по электронной почте, в мобильном приложении или в мессенджерах

— безопасность системы и присутствие надежных механизмов аутентификации, авторизации и защиты данных

— надежность хранения данных и поддержание их достоверности.

Чтобы в дальнейшем можно было успешно масштабировать СЭД, нужно еще на старте заложить достаточную производительность системы, обеспечить наличие необходимой инфраструктуры, позаботиться о надежности защиты данных и документов и о совместимости с другими решениями. Также стоит заранее оценить стоимость масштабирования и дальнейшего обслуживания системы, чтобы избежать неприятных сюрпризов в будущем.

3. Сформировать правила и регламенты, обеспечивающие работу с СЭД.

Другой блок ошибок, которые нередко совершают при внедрении СЭД, связан с составлением правил и регламентов для работы с системой. Они могут оказаться слишком сложными, объемными и перегруженными, а могут и вовсе отсутствовать или продолжать меняться, когда опытно-промышленная эксплуатация уже началась. Отсутствие четких процедур и формализации процессов, а также игнорирование изменений в них могут заметно усложнить работу и привести к тому, что желаемый эффект от внедрения СЭД не будет достигнут.

В регламентах, которые обеспечивают работу СЭД, необходимо прописать схему процесса и порядок взаимодействия, а также зоны ответственности каждого участника в рамках того или иного процесса.

И, конечно, любые правила бесполезны, если их не соблюдают. Поэтому важно не только донести информацию о соответствующем регламенте до пользователей системы, но и объяснить, зачем он нужен, а также время от времени контролировать его соблюдение. Часто этим вопросам не уделяют достаточного внимания.

4. Создать совместную команду внедрения и обеспечить ее эффективную работу.

Насколько гладким будет процесс внедрения СЭД на предприятии, во многом зависит от того, как организована работа команды. Четко ли сформулированы и распределены роли, задачи, ответственность? Расписан ли порядок коммуникаций? Как часто нужно проводить встречи и обсуждения? Насколько реалистичны ожидания? На эти вопросы необходимо ответить заранее, еще при формировании рабочей группы и плана работы по проекту.

Формирование команды должно осуществляться как со стороны интегратора, так и со стороны предприятия внедряющего у себя СЭД.

Для правильной организации работ лучше утвердить устав проекта или аналогичный документ. В отдельных случаях проектной команде или ее руководителю со стороны заказчика требуется предоставить права, которые можно оформить приказом по предприятию.

5. Учитывать человеческий фактор, вести работу с сотрудниками на стадии внедрения, тестирования и опытно-промышленной эксплуатации.

Последний по порядку, но отнюдь не по значимости пункт — работа с сотрудниками, их вовлечение в процесс внедрения СЭД, обучение пользователей, популяризация нового инструмента. В той или иной степени мы уже касались этих вопросов в предыдущих пунктах, когда речь шла о формулировке задач, преодолении сопротивления коллектива изменениям, освоении правил и регламентов. Подчеркнем, что эту работу необходимо вести на всех стадиях внедрения СЭД, тестирования и опытно-промышленной эксплуатации. И если с предоставлением всей необходимой информации и обучением на старте поможет интегратор, то в дальнейшем многое будет зависеть от самой компании. Подрядчик и заказчик должны выступать единым фронтом, чтобы убедить сотрудников в значимости проекта. Без этого достичь целей автоматизации вряд ли получится.

Как выстроить совместный процесс

Есть ряд практик и инструментов, которые помогают интегратору и заказчику сделать совместную работу по внедрению СЭД максимально эффективной. Например, детальные интервью, анализ локальных актов, бизнес-схем процессов или взаимодействия сотрудников Заказчика по каждому бизнес-процессу позволяют проанализировать потребности и выявить узкие места. Далее на основании полученных данных и анализа формируются требования к функциональному моделированию системы и бизнес-процессов. В последующем на этапе функционального моделирования определяется функциональная модель будущей системы, изменения и доработки. Также важно составить план действий со сроками реализации конкретных задач, разработать регламентирующие документы и выстроить порядок взаимодействия в команде по внедрению проекта. Интегратор в данном случае осуществляет настройку и доработку системы под персональные потребности заказчика, организовывает ее тестирование, подготавливает инструкции по работе с СЭД и обучает сотрудников работе с системой, а также сопровождает работу системы в период опытно-промышленной эксплуатации. В дальнейшем, если потребуется, он может продолжить консультирование пользователей и сопровождение системы, а также ее дальнейшее развитие.

Чтобы сотрудничество было максимально эффективным, очень важно наладить регулярную рабочую коммуникацию между командами. Стоит определить реперные точки проекта, в которых ожидается определенный результат. Полезно использовать инструменты для совместной работы с возможностью отслеживания прогресса и выявления узких мест. Можно выбрать наиболее удобный порядок предоставления обратной связи по проекту и регулярно проводить встречи для обсуждения результатов и определения дальнейших шагов. Так удастся получить от внедрения СЭД максимальный эффект.