Как производственной компании перейти на цифровые HR-документы — опыт "Силовых машин"

Промышленные компании не сразу подхватили тренд на автоматизацию кадрового документооборота. Дело в том, что большинство работников промышленных предприятий — особенно линейные сотрудники — достаточно скептически относится к цифровым инициативам.

Они могут не только отказываться от нововведений, но и саботировать проекты автоматизации. Поэтому грамотная работа с персоналом стала ключевой задачей при внедрении кадрового ЭДО в нашей компании.

Кадровый ЭДО — часть стратегии автоматизации "Силовых машин"

Основным бизнес-заказчиком проекта стал центр единого сервиса (ЦЕС, корпоративный ОЦО), созданный для обслуживания предприятий "Силовых машин" и предоставляющий внутренние услуги для сотрудников. В ЦЕС давно начали отказываться от бумаги — еще в 2014 году была внедрена СЭД на базе платформы SAP.

К 2021 году, когда компаниям официально разрешили перейти на кадровый ЭДО согласно 377-ФЗ, в ОЦО "Силовых машин" было оцифровано большинство "бумажных" процессов. Внедрение сервиса КЭДО стало логичным продолжением автоматизации обслуживающего центра.

Через кадровых сотрудников ЦЭС проходит колоссальный объем документации. В группе компаний 15 юридических лиц, штат — около 14 тысяч человек. Приказы, графики отпусков, заявления — на это уходили десятки трудочасов HR-ов еженедельно. Особенно тяжело было организовать массовое подписание документов.

Например, при индексации заработной платы всем сотрудникам рассылается дополнительное соглашение к трудовому договору. Каждое из них нужно отдать на подписание, отследить возврат экземпляра работодателя, а затем подшить его к личному делу сотрудника.

Отказ от гор бумаг и стал главной мотивацией для перехода на кадровый ЭДО.

Мы не хотели быть подопытными — требовалась готовая система

Чтобы ускорить процесс, было принято решение выбрать платформу из уже представленных на рынке, а не разрабатывать продукт с нуля. ИТ-служба "Силовых машин" искала готовый сервис с точки зрения апробированности на рынке и количества подключенных компаний, наличия похожих кейсов, а также простоты работы с интерфейсом — это крайне важно для компаний с большим количеством рабочих. В "Силовых машинах" их 7,5 тысяч — и им должно быть комфортно использовать продукт, в том числе с мобильных устройств.

Кроме того, обращали внимание на возможность удаленной работы — система должна была быть доступна для работников в любой точке мира, а также наличие в сервисе всех видов кадровых документов: заявлений от сотрудников, документов от работодателей, а также локальных нормативных актов.

Исследование предложений заняло около полугода. Во встречах с потенциальными поставщиками участвовали не только ИТ-специалисты, но и работники ЦЕС — они рассказывали о специфике своей работы и смотрели на удобство сервисов. В результате была выбрана платформа HRlink.

Сначала был реализован пилот — на кадровый ЭДО перешел ряд функциональных подразделений общей численностью порядка 150 сотрудников. В результате процессы согласования документов, которые раньше занимали около суток, теперь можно завершить за час. По итогам пилота было принято решение о масштабировании сервиса на всю компанию.

Не все шло гладко

В процессе развертывания системы столкнулись с несколькими сложностями. Первая — настройка всех интеграций с существующими системами, в частности, с SAP. Основная идея была в том, чтобы все данные сотрудников, которые работают в компании, были синхронизированы между учетной системой и сервисом КЭДО.

Также был отдельный запрос со стороны центра единого сервиса, чтобы обработка информации о входящих заявлениях осуществлялась не в личном кабинете платформы КЭДО, а непосредственно в SAP. Это потребовало существенной кастомизации решения.

Вторая трудность — как и в большинстве крупных предприятий, в "Силовых машинах" достаточно сложный процесс подписания некоторых документов. В согласовании может участвовать до 5-6 человек: сам сотрудник, HR бизнес-партнер, администратор данных, руководитель и другие. Задача существенно упростилась, когда в HRlink вышел новый модуль с гибкими маршрутами согласования документов.

Наконец, мы столкнулись с ожидаемым сопротивлением со стороны некоторых сотрудников. Все новое воспринимается скептически и иногда даже болезненно. Кто-то переживал за безопасность персональных данных, кто-то — за риск использования ЭЦП третьими лицами, кто-то — за восприятие проверяющими органами электронных документов.

Так, в канцелярии были опасения, связанные с электронными архивами — эта область пока слабо регулируется законодательно. Есть первые изменения в правовом поле — но пока нет точного понимания, как это будет выглядеть в итоге. Например, сотрудник подписал документ или дополнительное соглашение к трудовому договору.

Он приходит через 15 лет, чтобы получить справку о том, что в это время работал в компании или перевелся из одного подразделения в другое. Как это будет выглядеть с точки зрения канцелярии? Куда они должны пойти, как должны подтвердить валидность электронной подписи, которая использовалась на момент подписания?

Чтобы работать с возражениями, проектная команда погрузилась в изучение не только продукта, но и законодательной базы о кадровом ЭДО. Необходимо было снять страхи сотрудников — а это можно сделать только примерами из практики и ответами на вопросы. Кроме того, в компании использовали обучающие материалы — вебинары — от поставщика.

В результате масштабирование пошло более гладко. Сейчас в активной фазе перехода функциональные подразделения, начинают подключаться к сервису работники на производстве, мастерской состав, руководители цехов, вспомогательные специалисты и служащие.

Только после того как наберется критическая масса сотрудников, которые могут поделиться впечатлениями от использования сервиса, мы планируем подключить рабочих. К концу 2023 года перед ЦЕС и ИТ-службой стоит задача перевести на кадровый ЭДО от 2,5 до 5 тысяч сотрудников. Мы рассчитываем, что результат от внедрения системы кадрового ЭДО к концу 2023 года будет эквивалентен двум FTE сотрудников отдела кадров — за счет ускорения работы с документами.