Роботизация – на пользу: как понять, что RPA вам точно нужен

RPA – технология, которая при рациональном использовании является эффективной, а также открывает возможности автоматизации процессов в казалось бы безвыходных ситуациях. Но порой экспертиза на проектах из разных областей бизнеса и госсектора позволяет прямо сообщать клиенту о нецелесообразности внедрения робота. В результате можно переориентировать заказчика с проекта RPA в пользу решения задачи средствами тех систем, в которых организован бизнес-процесс. Расскажу в этой статье о том, в каких случаях роботизация – не панацея, а когда единственное решение.

Точная формулировка цели

С момента появления в заметном объёме программных роботов в России мы наблюдали высокий всплеск интереса и зачастую абсолютное непонимание где и зачем применять роботов. В целом это было следствием маркетинга различных вендоров программных платформ, суливших горы сэкономленных денег. Заказчики пытались залатать роботами любые дыры, не понимая сути применения технологии и не задумываясь о последствиях. Несколько лет потребовалось нашему рынку, чтобы осознать зачем и когда нужно использовать RPA, и компании-интеграторы приложили к этому серьёзные усилия в том числе. Сейчас можно сказать, что технологически определенные российские RPA-платформы преодолели свой уровень зрелости и заняли нишу в ИТ-экосистемах заказчиков, а крупные клиенты в свою очередь осознали, как нужно грамотно использовать роботов.

При разговоре с заказчиком мы всегда спрашиваем: Для чего вам нужен RPA? Почему именно этот цифровой инструмент? Ответы бывают разные:

• "ничего про это не знаю, расскажите";
• "у нас KPI, надо что-то сделать";
• "мы изучили вопрос, есть процессы, но…";
• "хотим сэкономить…".

Ничего из этого не говорит прямо о том, что это задача именно для RPA. Вот на самом деле какие задачи в итоге решают заказчики:

• оптимизация бессмысленной и беспощадной операционной нагрузки;
• получение упущенной выгоды;
• снижение затрат;
• исключение или снижение ошибок;
• а также сочетание всех этих пунктов (зачастую один пункт может быть следствием другого).

Правильный выбор пути

Автоматизация возможна двумя путями. При классическом способе используются традиционные средства системной интеграции тех платформ, в которых протекает процесс. Например, разнесение платежей можно автоматизировать, сделав интеграцию клиент-банка в учётную систему; настроить регламентные обмены; API и т.д.

Бывает, что автоматизация заходит в тупик. Например, когда нет возможности влиять на систему изнутри: нет каких-либо интеграционных шин. Сюда подходят:

• процессы в legacy-системах (самописные, неповоротливые, исторические…)
• процессы в системах, к которым нет доступа, например, учётная система головной компании или партнёра, в которую есть только логин и пароль для входа оператору;
• сайты конкурентов, маркетплейсы;
• альтернативные источники информации, например, бумага, рукописный текст (тут роботы выступают совместно с OCR-инструментами и/или ML).

В этих случаях выбор альтернативного пути – роботизации оправдан. Технология RPA однозначно принесет пользу, когда сложный процесс протекает через несколько систем, и организовать его так, как хочет заказчик невозможно технически или очень дорого стоит.

Отдельно стоит отметить роботов, как инструмент прототипирования перед системной автоматизацией процесса, либо как инструмент временной автоматизации. Когда нужно сделать здесь и сейчас задачу быстро и параллельно доделывать её на стороне фундаментальной разработки.

Также роботы могут выполнять часть процесса, как помощник человеку, получая у него подтверждение. Нередко просто экономически существенно выгоднее реализовать задачу роботом при условии стабильности конечного решения. Здесь в целом нужно понимать, что RPA технологически представляет собой платформу с несколькими компонентами, а в каких-то случаях и распределённым кластером, которыми нужно управлять технически, организационного и методологически. То есть в процесс выстраивания роботизации совершенно точно кроме участия бизнес-пользователей должно быть вовлечено ИТ-подразделение, которое возьмёт систему под контроль в будущем.

Ключевая особенность RPA – во взаимодействии с пользовательским интерфейсом систем. Технология работает ровно с теми же кнопками и полями, с которыми работает человек, а, значит, использует "человеческий" доступ, не вмешиваясь в систему изнутри.

Как правило, RPA раз в 10 быстрее нажимает на кнопки, может отправлять запросы к базам данных и сервисам; сам по себе является математическим инструментом и способен выполнять сложные преобразования данных.

В заключение хочу отметить, что роботы не всегда окупаются в прямом выражении. В каких-то случаях – это инвестиционные проекты, результат которых – высвобождение дорогих ресурсов, ценность времени которых выше стоимости FTE, либо нивелирование ошибок и рисков, которые сложно переоценить. Поэтому перед началом проекта RPA следует провести обследование процессов с экспертами и составить план роботизации. Очень редко один процесс оправдает затраты на платформу.