Чек-лист: как организовать рабочее пространство гибридного сотрудника

События, произошедшие в последнее время в корпоративной среде, заставили многие компании пересмотреть зависимость от традиционных офисных помещений. Для некоторых сотрудников удаленные офисы повысили производительность и предоставили гибкость, которая позволила работать в любом месте. Для других это был непростой год, который привел к тому, что люди стали интровертами.

По данным "РИА Новости", почти четверть компаний в России оставила практически всех сотрудников на удаленке, и с каждым годом эта цифра будет только увеличиваться. Однако после времени, проведенного за работой из дома, многие сотрудники с нетерпением ждут возвращения в офисы. Ведь именно они дают возможность разделить работу и личную жизнь, а также почувствовать энергетику команды. Переход к гибридному варианту работы может помочь в создании счастливой команды. Именно он может соединить лучшее из обоих миров, как для работодателей, так и для сотрудников. Дмитрий Архипов, директор по развитию бизнеса JPL Telecom в России и СНГ, рассказывает о том, на что следует обратить внимание при организации гибридного рабочего места сотрудника.

Психологический комфорт

Вовлеките в процесс обсуждения процесса перехода на гибридный формат работы всю команду: спросите, как сотрудникам лучше работать, что необходимо для комфортной организации процессов. Тогда вы получите полную картину, возможно, кому-то удобнее работать полностью в офисе, а кто-то намного эффективнее дома или в кафе. Постоянно получайте отзывы о том, как идут дела, так как очень важно "держать руку на пульсе".

Четко изложенные политики имеют решающее значение для понимания того, в каком формате гибридная модель работает для каждого. Потратьте время на обдумывание правил и рекомендаций относительно личного присутствия, рабочего времени, этикета встреч, вариантов использования офисных помещений и других вопросов.

Соблюдение традиций компании и празднование совместных достижений или круглых дат, пусть даже по Zoom, помогает cоздать определенные ценности, сделать вклад в психологический микроклимат команды.

Максимально четкий менеджмент задач позволит получить эффективную отдачу от работы. Постановка задач при гибридной работе, на самом деле, основана на тех же принципах, что и при работе в офисе. Сервисы для управления проектами помогут сделать процесс организации более эффективным.

Подключение к корпоративным системам

Для высокой производительности работы ИТ-инфраструктуры руководителям и сотрудникам стоит обратить особое внимание на качество используемого интернет-соединения. Видеоконференцсвязь стала основным способом коммуникации с коллегами и клиентами, поэтому важно, чтобы качество передачи изображения и звука было высоким.

Для работы обязательно нужны доступы к корпоративным системам. VPN-подключение способно обеспечить безопасное соединение с корпоративной сетью и Интернетом. По причине того, что сотрудники работают в домашних сетях, выросло количество киберугроз, в том числе фишинговых и DDoS-атак. Злоумышленники могут, к примеру, присылать зашифрованные приглашения к онлайн-конференциям или получать доступ к видеочатам. Да, и стоит позаботиться о том, что делать в случае кражи корпоративных ноутбуков. Предоставляя сотрудникам работать вне дома и офиса, повышается вероятность попадания корпоративных устройств в чужие руки. По данным AMD, ноутбуки крадут каждые 53 секунды.

Каждый сотрудник должен работать в полноценной комфортной обстановке. Руководители должны убедиться, что их удаленная команда обладает ресурсами, которые необходимы для качественного выполнения своих обязанностей и реализации поставленных задач. Помимо технического обеспечения важно наличие удаленного доступа к документации: производственным отчетам, протоколам, описанию процедур. Сегодня особенно актуально использование облачных хранилищ и корпоративных внутренних сетей, доступных только сотрудникам. Чем более автоматизирована компания, чем меньше в ней бумажного документооборота, тем легче обеспечить переход работников в удаленный режим.

Однако, при этом важно соблюдать определенные требования к информационной безопасности. По данным отчета Cisco 2021 Data Privacy Benchmark Study, за время пандемии выросли как важность конфиденциальности, так и преимущества, которые получают компании, внедряющие усиленные меры защиты. К примеру, DLP-система позволяет отслеживать движения информации в корпоративной сети, а также осуществлять контроль за работой дистанционных сотрудников.

Оборудование

Компании "Радость понимания" и Tiburon Research" в своем исследовании получили следующие результаты: 34% респондентов оказались недовольны предоставленным техническим оборудованием во время дистанционной работы. У большинства специалистов даже не было соответствующего оборудования. Ведь для полноценной работы необходим не только компьютер с высокоскоростным интернет-подключением, но также и дополнительные комплектующие, среди которых веб-камера и гарнитура, обеспечивающие непосредственный вербальный и визуальный контакт между специалистами и клиентами.

Конечно, с ноутбуком или моноблоком всегда можно воспользоваться штатным оборудованием, но многие предпочитают внешние устройства. Встроенное оборудование может создавать посторонние шумы и эхо. Связь без искажений и трансляция голоса без помех — важная составляющая для рабочего общения в онлайн-формате. Необходимо иметь гарнитуру с шумоподавлением и "умением" убирать внешние шумы. А вебкамера также должна не только четко передавать изображение, но и, к примеру, быть оснащена шторкой для обеспечения конфиденциальности и индикатором включения для удобства. Да, еще одна особенность, которая может быть удобна для демонстрации рук — это поворотный механизм, который позволяет опустить камеру вниз и показать рабочий стол.

Гарнитуры, на самом деле, позволяет общаться не только со звуковым комфортом, но и создавать физически удобную позу для здоровой спины. У говорящего по гарнитуре человека отсутствует необходимость прижимать телефонную трубку к уху или наклоняться к ноутбуку, а в случае с беспроводным вариантом появляется возможность передвигаться во время общения.

Итоги

Пока компании решают какой формат работы им удобнее, гибридный подход, скорее всего, сохранится. Но из всего вышеперечисленного следует, что стоит обратить внимание как на технические, так и на психологические аспекты, чтобы сотрудники чувствовали себя уверенно и могли максимально эффективно выполнять корпоративные задачи.