СЭД-2021: глобальный рост через новую функциональность

Решения по управлению корпоративным контентом и (ECM) и системы электронного документооборота (СЭД) стали одними из главных "бенефициаров" пандемии в 2020 году. В 2021 году рынок ECM/СЭД продолжит свой рост с опорой на пять основных трендов.

Сводка и прогноз

Согласно данным аналитической компании Mordor Intelligence, глобальный рынок корпоративных систем управления контентом (Enterprise Content Management, ECM)

в 2020 году достиг объема в $47,29 млрд. Прогнозируемые темпы роста в 25,7% в год позволят к 2026 году достичь показателя в $105,56 млрд.

Ожидается, что самый выраженный рост будет зафиксирован по направлению систем управления документооборотом (СЭД).

По российскому рынку доступны данные за 2019 год: по оценкам TAdviser, объем отечественного рынка СЭД/ECM-систем составлял 52,4 млрд рублей (48,5 млрд годом ранее, т.е. рост составил 8%).

По итогам 2020 года эксперты прогнозируют ускорение динамики - пандемия ускорила цифровизацию бизнес-процессов, что в значительной степени ощущает на себе и рынок систем документооборота.

Все логично: в кризис на передний план вышли удаленные модели совместной работы – они во многом обеспечили сохранение непрерывности бизнеса в условиях карантина и самоизоляции. Также, "удаленка" потребовала обеспечить юридическую значимость и информационную безопасность совместной работе на основе документов, что также возможно обеспечить через функционал ECM/СЭД-решений.

Бумажные тигры

Бумажные документы уходят в прошлое в силу объективных причин. Это и не только цифровизация рабочих процессов, но еще и трудности с управлением их потоками, сложности при организации хранения на фоне постоянного роста объемов, ограниченный срок хранения и т.д.

Электронные данные и документы, напротив, захватывают все больше пространства за счет постоянного совершенствования цифровых технологий и решений на их базе, позволяющих создавать эффективные и безопасные системы хранения, обработки и обмена.

На вытеснение "бумажных тигров" очень сильно влияет автоматизация процессов по созданию, редактированию и публикации документов. Современные СЭД-решения позволяют более эффективно работать с контентом в одном пространстве – будь то технические или бухгалтерские документы, презентационные материалы и т.д.

Эффективность современных ECM/СЭД-решений обуславливается тем, что они разрабатываются для управления всеми этапами жизненного цикла документов, от создания, и далее - хранения, создания множества версий, доставки, архивирования и утилизации.

Именно эта способность создавать эффективные рабочие среды и является главной причиной, определяющей рост спроса на них.

Ключевые тренды рынка

Традиционно, СЭД-системы позволяют организациям более эффективно управлять созданием, утверждением, редактурой и применением электронных документов на практике для управления бизнес-процессами.

Однако сегодня просматриваются выраженные тренды на расширение классического функционала – пользователи формируют запрос на продвинутые функции, такие как архивный функционал, сервисы совместной работы, профилирование документов, расширенные поисковые возможности, отслеживание истории изменений, контроль версий и ИБ-защита СЭД-систем.

Помимо стимуляции спроса на ECM/СЭД пандемией, рост также ожидается из-за расширения объемов онлайн-операций в торговле и сфере финансовых услуг, цифровизации цепочек поставок в промышленности и в потребительском секторе, а также через внедрение принципов омниканальности в отношениях бизнеса с клиентами, партнерами и поставщиками.

Новые точки роста потребуют развития следующих технологий применительно к развитию электронного документооборота и корпоративного контента.

Облачное хранение

Облачные хранилища занимают все более центральное место в электронном документообороте, и нетрудно понять, почему: они облегчают доступ к документам и файлам, позволяя сотрудникам быть более продуктивными и повышая рентабельность всего направления.

Для управления всеми необходимыми документами в облаке нужен логин и пароль: сокращаются временные затраты, организационные усилия, экономится время (а, значит, и деньги) на поиск и ручную обработку файлов.

В ближайшем будущем облака усилят значимость в архитектуре ECM/СЭД-решений, однако для этого вендорам и пользователям придется решить задачи, связанные с потенциальными рисками безопасности и нехватки полного контроля.

Перенос пользовательских данных, приложений и важных документов за пределы

административного контроля в облачную среду приводит к обострению ИБ-угроз в силу самой природы облаков.

Цифровое архивирование

Традиционные методы категоризации файлов и папок расширяются и превращаются в более надежный формат хранения электронных документов – электронный архив.

Современные е-архивы в составе СЭД-решений позволяют сотрудничать в режиме реального времени с другими людьми по всем документам и папкам.

В них хранятся предыдущие версии документов, что позволяет ссылаться на изменения в последующих версиях.

От архивов также требуется опции автоматического управления приемом информации из различных источников (например, SharePoint, файловые хранилища и электронная почта), автоматической классификации и объединения записей.

Это позволяет устанавливать связь с другими системами, идентифицировать записи и помещать их в соответствующие графики управления и хранения без негативного влияния на бизнес-процессы.

Архивы также позволяют выполнять требования регулятора к срокам хранения отдельных видов документации. Если жизненно важные документы случайно теряются или уничтожаются, а их запрашивают в рамках проверки, ситуация чревата неприятностями – электронная копия может выручить, поэтому цифровое хранение документов становится все более популярной тенденцией.

Автоматическая классификация

ECM/СЭД-системы сегодня позволяют проводить цифровую автоматическую категоризацию для "просеивания" данных и удаления файлов, которые больше не нужны, через выявление дубликатов и документов, соответствующих заданным критериям.

Цифровая автоматическая категоризация помогает сэкономить существенные объемы времени и средств. Чем меньше времени вы тратите на ручные процессы, тем больше у вас времени на стратегию, обслуживание клиентов и создание новых решений и сервисов.

Мобильность и совместная работа

Также, от современных ECM/СЭД-системы все чаще ждут портативности – то есть, возможности полноценного доступа к функционалу с телефона или планшета для редактирования документов и обмена ими при работе вне офиса.

Создание качественного мобильного интерфейса тяжеловесного корпоративного СЭД-решения – сам по себе отдельный проект, но его реализация оправдывает себя.

По собственному опыту работы отмечаются случаи, когда после внедрения мобильного приложения СЭД-системы 50% руководителей, ранее полагавшихся на бумажный документооборот, полностью переходят на коллективную работу с документами в приложении.

Тренд будет только развиваться: происходит массовая переориентация рынка разработки мобильных интерфейсов корпоративных приложений с формата планшетов на смартфоны.

Здесь главной задачей станет развитие инструментария для коллективной работы в СЭД с телефона: поддержка обмена сообщениями между участниками проектной команды, совместный доступ для работы над нужным файлом для 2-х и более пользователей.

So СЭД: ограничения и перспективы

Электронный документооборот не лишен недостатков: кибератаки остаются серьезной проблемой, цены на СЭД-решения могут быть слишком высокими для небольших организаций, по-прежнему существует реальная потребность в хранении физических копий ключевых документов по правовым соображениям.

Тем не менее, пандемия 2020 года показала всю важность своевременной цифровизации бизнес-процессов для непрерывности работы компаний. Когда именно и в каком виде случится очередная непредвиденная ситуация, которая затронет всех и вся на планете – неизвестно, но в принципиальной возможности такого сценария не сомневается уже никто.

СЭД-решения, особенно с учетом текущих трендов своего развития, во многих отношениях являются идеальным инструментом для обеспечения business continuity, поскольку современные системы охватывают множество направлений, выходящих за рамки простого учета, согласования и хранения документов.