Топ-5 способов не погореть на внедрении ERP

ERP – инвестиция, которая может как вывести управление бизнесом на качественно новый уровень, так и привести к крупным финансовым потерям. Все дело в том, что без правильного подхода внедрение учетной системы потенциально связано с ненужными задержками и лишними расходами. По данным Panorama Consulting, 45% внедрений ERP по всему миру проходит с превышением бюджета, а 58% — с затягиванием сроков. Как предотвратить типичные ошибки при развертывании ERP-систем и извлечь из их инсталляции максимальную пользу?

Успешное внедрение ERP позволяет сделать бизнес полностью прозрачным: наблюдать бизнес-процессы с разных ракурсов и разрезов, анализировать финансовые потоки в режиме реального времени и эффективно управлять штатом сотрудников, причем независимо от размера предприятия. Но поразительно то, что при всех этих преимуществах даже те компании, что остро нуждаются в оптимизации, нередко откладывают внедрение ERP. А те, кто в итоге решается, в результате не могут полностью раскрыть преимущества ИТ-решения: аналитики подсчитали, что российские компании используют потенциал своих корпоративных систем управления менее чем на 60%.

С чем это связано?

Прежде всего, с проблемой недоверия. На рынке есть множество примеров неудачных внедрений ERP, связанных, например, с затягиванием сроков и значительным превышением бюджета. Причем большинство ошибок выявляется на этапе введения учетной системы в эксплуатацию, когда их слишком поздно и очень недешево исправлять.

Один из самых известных (и дорогих) уроков – инсталляция ERP в Nike. В свое время компания вложила 400 млн долларов в ERP, но из-за сбоя потеряла 100 млн долларов, а ее акции упали на 20%. Nike пришлось потратить несколько лет и миллионы долларов, чтобы решить проблему и заставить ПО работать должным образом.

Рассказываем, как провести внедрение ERP, чтобы избежать подобных проблем.

Провести подготовку

Инсталляция ERP, даже облачной, – это не просто нажатие кнопки установки. Это сложный, комплексный и долгосрочный проект, каждый шаг которого должен быть продуман и зафиксирован. Нелишним будет спланировать "дорожную карту" внедрения – она поможет убедиться, что на выходе вы получите именно ту функциональность системы, которая была необходима. Подробный план также позволит всем участникам процесса оставаться на одной волне и функционировать как сплоченная и эффективная команда на каждом из его этапов.

Стоит также потратить время на то, чтобы описать, проанализировать бизнес-процессы в компании и выделить среди них ключевые. Именно им нужно уделить наибольшее внимание в ходе проекта. Внедрение новой ERP – это одна из самых крупных инвестиций в ИТ, поэтому важно убедиться, что вы используете этот шанс для повышения качества работы.

Наконец, еще до начала внедрения ERP должны быть выявлены и решены критически важные для бизнеса проблемы: внесены корректировки в устаревшие процессы, отформатированы данные во избежание дублей и ошибок. Мусор на входе = мусор на выходе. Поэтому тщательная подготовка к развертыванию учетной системы – это самый важный этап будущего внедрения.

Выбор системы

Еще один шаг, который может обернуться для бизнеса потерями миллионов рублей, - выбор учетной системы. Многие руководители компаний сначала приобретают ERP, а затем пытаются приспособить ее к специфике бизнеса и существующим рабочим процессам. Это в корне неверно.

При выборе ИТ-решения нужно исходить из особенностей бизнеса, отрасли, штата сотрудников и даже ежедневных рутинных задач, которые они обычно выполняют. Важно понять свой бизнес, осознать его потребности и сопоставить их с доступными на рынке ERP. В этом помогут менеджеры среднего звена, которые глубоко погружены в операционные задачи и могут рассказать о неочевидных трудностях, о которых руководители обычно даже не догадываются.

Только после этого стоит выбирать. И отдать предпочтение той ERP, которая лучше всего соответствует вашей бизнес-модели и может быть развернута с наименьшим количеством настроек. Впрочем, даже в таком случае необходимо не просто внедрить готовое коробочное решение, а "докрутить" его под специфику бизнеса. Тут стоит озаботиться грамотным выбором ИТ-партнера.

Рассчитывать бюджет с запасом

Внедрение ERP – долгий и многоступенчатый процесс, который порой занимает несколько лет. И редко оно идет на 100% по плану. Поэтому частая ошибка, которую совершают руководители, – урезание затрат на проект. Если бюджет ограничен только оборудованием и программным обеспечением, в случае продления сроков проекта или при неожиданных неполадках придется ужимать расходы на доработку, настройку дополнительной функциональности, а то и вовсе отказываться какой-то части системы.

Кроме того, в процессе могут возникнуть непредвиденные расходы на обучение сотрудников работе в системе, найм ИТ-персонала или, например, интеграцию ERP с другими ИТ-решениями. Поэтому при планировании бюджета лучше делать это с запасом. А в идеале привлекать к процессу планирования сотрудников, непосредственно вовлеченных в процесс и обладающих всей необходимой информацией.

Наладить эффективное управление изменениями

Успех вашей ERP зависит от людей, работающих с ней. У вас может быть лучшее развертывание в мире, но, если ваши сотрудники не вовлечены в процесс, это окажется бесполезной тратой денег и ресурсов.

И здесь возникает главный вопрос: как мотивировать рядовых сотрудников адаптироваться к происходящим изменениям? Для руководства компании выгода от внедрения ERP очевидна, но не для работников склада или производства, которые должны учиться работать с новой системой. Напротив, последние могут считать, что таким образом их пытаются заменить и лишить рабочего места.

Поэтому в процессе инсталляции ERP нужно уделять внимание не только технологической составляющей, но и человеческому фактору. Сотрудники должны быть вовлечены в процесс преобразований – это поможет им почувствовать себя нужными.

Кроме того, важно обеспечить качественное обучение команды принципам работы с учетной системой. Понимание технологии снижает уровень страха и предубежденности перед ней, считают аналитики. В целом все организационные изменения в компании должны быть направлены на то, чтобы максимально гладко и с минимальным противодействием со стороны команды привести к цифровой трансформации бизнеса.

Выстраивать качественные коммуникации

Такая крупная инициатива, как внедрение ERP, подразумевает, что все подразделения и департаменты компании должны работать сообща и иметь общие интересы. Только в таком случае возможен быстрый переход на новую систему. Однако не всегда этот процесс идет гладко.

Недостаток коммуникаций между различными командами и отделами может привести к конфликтам, непониманию и в итоге сказаться на внедрении ERP. Поэтому важно убедиться, что на каждом этапе проекта налажена коммуникация между линейными менеджерами и командой внедрения.

Для этого можно создать специальный комитет, состоящий из сотрудников всех департаментов, непосредственно затронутых проектом. Эта команда сможет сопоставлять внутренние задачи каждого конкретного подразделения со стратегическими целями компании в области цифровизации и, исходя из этого, принимать более взвешенные решения относительно развертывания ERP в компании.

Привлекать ИТ-партнеров для кастомизации решения

Почти в любой индустрии, будь то энергетика, финансы или фармацевтика, около 70-80% бизнес-процессов стандартны для всех компаний. Поэтому многим бизнес-руководителям кажется, что достаточно выбрать подходящее ERP-решение, а с настройкой справится и внутренний штат специалистов. Это не так.

Все дело в том, что именно оставшиеся 20-30% бизнес-процессов, уникальные для каждой компании, определяют ее конкурентное преимущество на рынке. И они же требуют индивидуального подхода в процессе автоматизации. Другими словами, кастомизации решения. Компетенций внутренней ИТ-команды обычно не хватает, чтобы грамотно адаптировать типовой продукт к актуальным потребностям бизнеса, а также избежать дорогостоящих ошибок в процессе развертывания системы. Поэтому стоит найти ИТ-партнера. Причем в процессе важно обращать внимание на то, глубоко ли он погружен в бизнес-процессы заказчиков в конкретной отрасли, обладает ли обширным опытом реализации корпоративных ERP-проектов, и какую репутацию имеет на рынке.

Не так страшна ERP, как ее малюют

Внедрение ERP-систем – не только сложный, но одновременно и один из самых полезных ИТ-проектов, за который может взяться компания. Поэтому не бойтесь рисковать. Главное – помните: каждая компания индивидуальна, у нее есть свои особенности бизнес-процессов и технологические предпочтения.

Поэтому нельзя отстраняться от процесса внедрения ERP и пускать все на самотек: руководство компании должно быть действительно заинтересовано в изменениях, чтобы процесс шел гладко и в итоге привел к ожидаемому результату.