Электронная накладная: новый маршрут

С 1 января вступило в силу Постановление "Об утверждении правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения РФ", в которые вносятся понятия: "электронная транспортная накладная", "электронный заказ-наряд", "электронная сопроводительная ведомость". Однако применять эти документы можно будет только с 2022 года, когда вступит в силу пункт 2.1.1 Правил дорожного движения.

Также постановление №2200 предусматривает новую форму транспортной накладной, которая изменилась уже с 1 января 2021 года. Так, в пункте 1 "грузоотправитель" появилось поле для отметки о том, является ли он экспедитором. Если в цепочке присутствует экспедитор, также заполняется новый пункт 1А, в котором указываются сведения о клиенте-заказчике перевозки. Итак, существенным отличием новой формы транспортной накладной является то, что в ней появляется "Экспедитор". Таким образом, новая форма нацелена под будущий переход на электронные транспортные накладные. Многие перевозки происходят с участием экспедитора и для эффективного отслеживания всей цепи поставок в электронном виде нужно, чтобы экспедитор был заявлен в первичном перевозочном документе.

Первый этап эксперимента по тестированию электронной транспортной накладной уже прошел, его проводил Минтранс России с 1 по 30 октября. Целый месяц профильные госорганы, крупнейшие автоперевозчики и грузовладельцы отрабатывали реализацию прототипа единой государственной информационной системы и систем транспортных компаний для обмена электронными транспортными накладными и электронными путевыми листами.

И хотя компании-участники ещё формируют предложения по доработке процесса, основа модели взаимодействия при обмене электронными перевозочными документами уже сформирована.

Предлагаем таймлайн бумажного и электронного документооборота для сравнения.

Выше показана классическая модель доставки с 3 участниками: грузоотправитель – перевозчик – грузополучатель. Она является базовой формулой. Со временем будет более подробно прописано взаимодействие при различных моделях, предполагающих, например, участие экспедитора. Все это бизнесу и регулирующим органам предстоит решить уже в ближайшее время.

За время тестирования ПЭК оформила 160 транспортных накладных и 50 электронных путевых листов. Компания отработала все запланированные сценарии грузоперевозок: классическую перевозку "грузоотправитель – грузополучатель", перевозку с заменой водителя в рейсе, а также вариант перевозки с заменой точки выгрузки на маршруте. В итоге мы выделили несколько вопросов, которые можно рассмотреть для усовершенствования модели обмена электронными перевозочными документами.

Первый вопрос касается возможности оперативно оформлять ЭТрН в любое время. Так, схема оформления ЭТРН предполагает, что при отправке груза накладную подписывает не только водитель (простой электронной подписью), но и руководитель подразделения компании-перевозчика (квалифицированной электронной подписью).

Однако большинство рейсов загружается ночью, и руководитель физически не может присутствовать в это время на загрузке, чего требует нынешний порядок работы, когда руководитель должен лично подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом технически прототип ГИС Минтранса РФ, разработанный ФГУП "ЗащитаИнфотранс" позволяет подписывать ЭТрН круглосуточно. Вопрос лишь в том, как организовать взаимодействие внутри компании и с регулирующими органами так, чтобы поставить на поток оформление ЭТрН, в том числе в ночное время. Поэтому можно было бы предусмотреть, чтобы была возможность подписывать документ квалифицированной подписью на следующий день, когда машина уже в пути или даже разгружена, или сделать подписание автоматическим.

Продолжая тему непроизводственного простоя, мы увидели еще один вопрос – он касается присвоения Минтрансом России идентификатора перевозки. Напомню, что предполагалось проводить верификацию сведений в транспортной накладной через прототип ГИС Минтранса России, разработанный ФГУП "ЗащитаИнфоТранс" в тот момент, когда транспортное средство уже загружено. Результат прохождения верификации – это присвоение ЭТРН идентификатора перевозки – ID Минтранса России. Но, если в IT-системе какой-либо сбой, а транспорт уже готов к отправлению, то происходит проблема – простой транспорта. Особенно, если речь идет о перевозке в ночное время суток. Поэтому необходимо обсудить, можно ли разрешить транспорту проходить верификацию Минтранса России заранее, до начала рейса. И в целом продумать механизм досрочного оформления перевозки.

Еще один важный вопрос – изменение данных о водителях и транспортных средствах в пути.

Когда проводился эксперимент, если нужно было изменить данные о водителе или транспорте, они корректировались разными сотрудниками вручную и не всегда своевременно. В итоге часть рейсов отбраковывалась, потому что данные в разных системах отличались друг от друга. Например, некоторые водители вводили свои паспортные данные и номера машин латиницей, тогда как нужно было вводить кириллицей, делали ошибки (опечатки) при вводе данных, в результате чего ID рейса Минтранса России не формировалось. И необходимо было создавать новый ID.

Поэтому при настройке взаимодействия необходимо обратить внимание на регламентирование и автоматизацию этого процесса. По нашему мнению, риски можно минимизировать, если менеджер будет за несколько часов до каждого рейса отправлять в Минтранс России заявку на перевозку, предваряющую ввод информации водителем при погрузке.

В целом же эксперимент показал, что электронные перевозочные документы – шаг к комплексной цифровизации транспортной отрасли, что повышает прозрачность при взаимодействии бизнеса и государства, а также делает грузоперевозки безопаснее.