Большие облака: почему крупному бизнесу стоит присмотреться к облачной инфраструктуре — на примере СЭД

Облачные решения с каждым годом становятся все популярнее, но споры о безопасности и экономической целесообразности их использования, особенно в крупных компаниях, не утихают. О том, как бизнес переходит в облака, чем cloud-based решения помогают в цифровой трансформации и в чём экономическая выгода внедрения облачных решений, на примере систем электронного документооборота расскажет Александр Невинчаный, заместитель генерального директора ИТ-компании "КОРУС Консалтинг". С расчетами и примерами.

Большой бизнес готов к облакам

Интерес к облачным решениям со стороны крупных игроков рынка растет. Хотя российский бизнес все еще отстает от западного по темпу вывода ИТ-систем в облачную инфраструктуру, ситуация постепенно меняется: по данным CNews, в 2019 году динамика роста рынка SaaS в России в 2,5 раза выше, чем у российского ИТ-рынка в целом. Выручка крупнейших отечественных поставщиков таких решений увеличилась на 48%.

Эти данные совпадают с нашими собственными наблюдениями: если 3-5 лет назад компании переносили в облако почту и ряд второстепенных сервисов, то сейчас уже 4-5 из 10 крупных компаний готовы рассматривать гибридную модель использования облаков и как минимум часть сервисов размещать у облачного провайдера. К таким системам чаще всего относятся решения по планированию, бюджетированию, прогнозированию и электронному документообороту.

Мы в "КОРУС Консалтинг" проводили собственное исследование. Опросив 50 крупных компаний со штатом от 500 человек, мы выяснили, что облачные корпоративные сервисы используют 91% опрошенных. SaaS-решения есть в почти половине компаний, а IaaS — в 73%. При этом, 44% используемых облачных сервисов связаны с электронным документооборотом: это внутренний документооборот, хранение и обработка документов, ЭДО с контрагентами, EDI, collaboration-инструменты.

Несмотря на растущую популярность и доказанное практикой удобство, страхи "облако – это небезопасно" и "я потеряю контроль над своими критичными сервисами" все еще остаются главным препятствием о для перехода в облачные хранилища данных. Какие достоинства облаков заставляют компании мигрировать?

Шесть причин облачной трансформации

Побороть все страхи позволяет ряд аргументов, которые делают внедрение облаков интереснее, чем могло казаться на первый взгляд.

Прежде всего, быстрый результат. Облачные решения удовлетворяют запрос компаний на блиц-внедрения с возможностью дальнейшего наращивания функциональности. Внедрение электронного документооборота позволяет сэкономить до 35% рабочего времени сотрудников, занятых в обработке документов, и это существенная экономия, которую компания хочет получит быстро, в пределах 2-3 недель, а не через несколько месяцев.

Еще один важный аргумент — отсутствие существенных затрат на старте. Нет единовременных инвестиций в покупку оборудования, лицензий, подписок на обновления — они равномерно распределяются по месяцам, а значит, ИТ-директорам не придется обосновывать и "выбивать" огромный бюджет.

Сервис предоставляет высокую гибкость процессов. Затраты на облачную систему небольшие. Это значит, если сервис по каким-либо причинам не подошел вашей компании, от него легко отказаться и подключить иной, от другого вендора. Именно поэтому в крупных проектах облачные решения могут использоваться как временные, ведь покупка и установка оборудования для "основной" on-premises-системы может занимать месяцы.

Облачные системы помогают быстро адаптироваться к изменениям на рынке. Вы можете оперативно подключить новые сервисы, которые нужны компании для решения возникшей задачи или взрывном росте компании. Например, при значительном увеличении количества контрагентов, добавить интеллектуальную проверку их благонадежности можно буквально за несколько дней.

Сервисы упрощают управление ресурсами. Размещение в облаке позволяет не беспокоиться о работоспособности системы в любой момент времени: за это отвечает облачный провайдер в соответствии с SLA. При пиковых нагрузках (для СЭД это может быть закупочная кампания или сдача налоговой отчетности в конце года) провайдер быстро обеспечит необходимый уровень мощности и сервиса в нужное время, и это не требует привлечения большего количества сотрудников и оборудования. Также это исключает споры разных подразделений о том, кто именно отвечает за работоспособность серверов и функционирование системы: при использовании сервиса по SaaS-модели с любым вопросом или проблемой вы обращаетесь к поставщику как к единому центру ответственности.

И главное, они обеспечивают удобство удаленной работы. Локдаун в 2020 году указал на узкие места в инфраструктуре многих компаний и вынудил виртуализировать рабочие места, что позволило на практике оценить преимущества облаков.

Развенчание мифов и холодный расчет

Но что же делать с минусами облаков – а точнее, расхожими мифами о них? По нашим опросам, переходу бизнеса в облако мешают 3 главных страха:

1. "облако не безопасно",
2. "критичные сервисы могут стать недоступными",
3. "облако – это дорого".

Первые два возражения за последние годы удается успешно преодолевать облачным провайдерам. За последние годы они реализовали много успешных проектов — а значит, и остальные представители бизнес-сообщества видят все больше положительных примеров внедрений. Например, что защищенный по нескольким направлениям дата-центр безопаснее, чем серверная в офисе. Они понимают, что вопрос цифровой безопасности у провайдера решен лучше, чем у многих клиентов: в облачных ЦОД защита клиентских машин обеспечивается проверенными решениями и находится в ведении профильных специалистов, при необходимости внедряются дополнительные меры безопасности. И главное, провайдер заботится о резервировании и отказоустойчивости и берет на себя ответственность за все вопросы, связанные с оборудованием.

Столь же необоснованным оказывается опасение, что стоимость облачных сервисов будет слишком высокой. На основе опыта наших клиентов и типичного сайзинга мы взяли усредненный кейс по использованию системы электронного документооборота – без учета затрат на адаптацию, техническую поддержку и развитие системы, т.к. они присутствуют и при облачном, и при локальном размещении системы

Рассчитаем стоимость проекта в условной компании с 300 пользователями, которые обмениваются 5-10 тысячами документов в месяц в облачной СЭД и рассчитывают на 5 лет использования сервиса.

В разрезе 5 лет облачное размещение СЭД обходится в 1,6 раз дешевле чем локальное. Чем дальше — тем ниже стоимость: оборудование требует замены и морально устаревает, а система нуждается в существенных доработках. Инвестиции в модернизацию оборудования стоит закладывать уже через 4 года использования — если включить этот пункт в расчет, показатель может вырасти 2,5-3 раз.

Первый год использования облачной системы в 6 раз выгоднее локального хранения. Это значит, экономия чувствуется уже на старте проекта.

Несмотря на предубеждения, облачные сервисы становятся все более востребоваными — особенно в компаниях, работающих на высококонкурентных рынках. Например, четверть от всех мигрировавших в облака компаний — из сферы ритейла. На втором месте в среде облачных переселенцев – финансовый сектор (22%), на третьем – производство (20%). Бизнес понимает: облачные сервисы подключаются с минимальными сроками и затратами на старте и позволяют компании быстро адаптироваться к изменяющимся условиям. Поэтому сегодня это не роскошь, а средство поддержания конкурентоспособности. И я уверен, в ближайшее время все компании, которые хотят быть коммерчески успешными, интегрируют в свою работу облачные решения.