"Цифровой кадр": трансформация на уровне HR

Государство поэтапно подводит бизнес к использованию кадрового электронного документооборота (КЭДО), давая понять, что трансформация в этой сфере будет значительной. Тем не менее, бизнес осторожно оценивает перспективы полноценного КЭДО. Одной из ключевых причин представители компаний называют отсутствие нормативно-правовой базы. Они осторожничают из-за неопределенности регулирования, стандартов и регламентов.

Так как отношения работодателя и работника – это колоссальный пласт социальной жизни государства, а некоторые сложности проявятся только в процессе повсеместного внедрения КЭДО, Минтруд к переводу трудовых отношений в электронный формат тоже подходит взвешенно. Для этого министерство проводит эксперименты, которые позволят определить с какими проблемами может столкнуться работодатель при переходе на КЭДО и как именно нужно реформировать правовые основы.

В 2018 году прошел первый эксперимент по переводу кадрового делопроизводства в цифровой формат, в котором участвовали 11 крупных представителей различных отраслей, по его итогам были выявлены некоторые трудности. Связаны они, в том числе с необходимостью применения усиленной квалифицированной электронной подписи для заключения ряда соглашений между работником и работодателем. Поэтому министерство решило двигаться поступательно и отложить полную трансформацию кадровых процессов, а также провести новый, более масштабный, эксперимент с 5 мая 2020 года по 31 марта 2021 года. На этот раз все желающие компании смогут опробовать механизмы цифрового кадрового документооборота и взаимодействие с государственными информационными системами.

По результатам министерство передаст правительству рекомендации по изменению законодательства, будут выработаны технические регламенты, стандарты, требования к оформлению сотрудников и используемым информационным системам. Но не все реформы в области КЭДО ждут окончания экспериментов.

В декабре 2019 года принят № 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" и еще ряд нормативных актов, которые узаконили применение электронных трудовых книжек. Новая, 61 статья Трудового кодекса обязала работодателя сдавать информацию о сотрудниках в Пенсионный фонд в электронном виде с 2021 года. Эти изменения не разрешают всех вопросов, поэтому бизнес не спешит с переходом на "цифру". В 2019 году только 17% российских компаний использовали КЭДО и 5% планировали его внедрение в будущем (данные Deloitte). Причем речь идет о фрагментарном переходе: в электронный формат переводятся отдельные, самые простые функции кадровой службы. Чаще других автоматизируется процесс "ознакомления работника с составными частями заработной платы", то есть рассылка сообщения о предстоящем начислении средств.

В 2020 году удаленный формат работы многих компаний поставил вопрос КЭДО ребром. Все чаще о нем говорят и в правительстве, что позволяет надеяться на ускорение трансформации кадрового документооборота. Предприниматели понимают, что передача данных в ПФР в цифровом виде – это только начало масштабных изменений, которые перестали быть задачей далекого будущего.

Бизнес начинает интересоваться использованием платформенных продуктов для цифровизации кадрового документооборота, чтобы в электронном виде можно было принять на работу, перевести на другую должность, проинструктировать, выписать премию и так далее. Пока недостаточное регулирование в этой сфере ограничивает, но не отменяет трансформацию кадровых процессов. Многие крупные компании-визионеры уже готовятся к ней в той части, которая разрешена законодательством (оформление отпусков, журналы учета командировок и т. д).

Вместе с тем, Минтруд в мае 2020 года направил в правительство предложение разрешить компаниям с января 2021 года вести кадровый документооборот в электронном виде без дублирования на бумаге. По мнению чиновников, в карантин сложилась практика применения гибких форм занятости, которую необходимо узаконить, при этом ускорив процесс перехода на электронное кадровое делопроизводство. В этих обстоятельствах увереннее других себя чувствует бизнес, который уже частично применяет КЭДО. Такие компании научились работать с цифровыми документами и оценили их преимущества. Этот опыт станет ориентиром для всех остальных участников рынка.