Как и зачем выстраивать HR-процессы даже в небольшой ИТ-компании

Мы в "ТехЛАБ" занимаемся разработкой сервисов цифрового здравоохранения для частных и государственных медорганизаций. Объем задач довольно большой, поскольку наши решения внедряются по всей России, отрасль сложная, а количество сотрудников не превышает 100 человек.

Вот почему для нас особенно ценна HR-служба: с ее помощью в команду мы привлекаем изначально очень профессиональных специалистов, активно помогаем им расти внутри компании и создаем комфортные условия для того, чтобы сотрудники как можно дольше шли с нами рука об руку: многие из них работают в "ТехЛАБ" по 6–7 лет, а кто-то – даже с момента основания компании, то есть более 10 лет.

В этой статье хочется поделиться нашим видением выстроенных HR-процессов, которые помогают небольшим ИТ-компаниям развиваться, и рекомендациями, которые будут полезны, если вы сталкиваетесь в своей организации с текучкой кадров или планируете выстроить для своих сотрудников гибридный график работы.

Часть первая: вступительная

На свой страх и риск

Сейчас HR-служба стала настоящим супергероем. Два года пандемии и последние полтора года серьезных общественных преобразований подтверждают это: стремительный перевод сотрудников на удаленный формат работы, разрешение нестандартных ситуаций, внедрение электронного документооборота – почти все компании прошли через это.

Но все ли ясно осознают значимость такого направления деятельности этой службы, как выстраивание HR-процессов? Для протокола все же отметим, чем грозит сегодня отсутствие налаженных процессов в ИТ-компании, хотя, пожалуй, эти моменты уже очевидны всем участникам рынка.

• Во-первых, потеря прибыли

Основная цель любой компании, если рассматривать ее в плоскости бизнес-показателей, – это получение прибыли. Достигается эта цель в ИТ-сегменте путем создания своего продукта и повышения скорости его выхода на рынок. Подобный тезис понятен и близок абсолютно любому предпринимателю и руководителю. Правда, не каждый столь же ясно осознает, что именно несовершенные бизнес-процессы и HR-процессы могут отрицательно повлиять на эффективность сотрудников и их мотивацию, а значит, и на показатели самой компании.

• Во-вторых, потеря ценных сотрудников

На рынке труда всегда есть конкуренция за профессиональные кадры, а в ИТ-индустрии это ощущается еще сильнее. Отсутствие сформированного у компании HR-бренда и корпоративной культуры, "неудобные" для сотрудников процессы – все это может привести к потере ценных кадров.

На пользу общему делу

С рисками разобрались – а что с преимуществами? Также кратко обозначу те базовые плюсы, о которых не всегда задумываются. На самом деле, почти все они крутятся вокруг пользы для команды – а довольная и эффективная команда, как известно, это залог растущего бизнеса.

Итак, налаженные HR-процессы – это:

• экономия времени;
• практически полное отсутствие бюрократии для сотрудников;
• концентрация внимания команды непосредственно на рабочих задачах.

Отдельно хочется отметить, что выстроить процессы – значит провести комплексную работу в помощь самой HR-службе: благодаря этому процесс поиска сотрудников дополняется необходимыми и эффективными инструментами подбора кандидатов под конкретное направление, команду или отдельную бизнес-задачу, ровно как и процесс удержания кадров и профессионального развития специалистов в компании.

Дойти до сути

Наверное, после разбора плюсов и минусов остается только один, и при этом главный, вопрос: а что же понимается под HR-процессами и их выстраиванием?..

В широком смысле можно говорить о совокупности инструментов, сценариев, инструкций, используемых в однотипных ситуациях: подбор кандидатов, собеседования, трудоустройство, адаптация нового сотрудника и т.д.

В узком смысле результат выстроенных процессов представляется в виде конкретных и понятных решений: кадровые документы собраны в одном пространстве с удобной навигацией, рутинные функции (уйти в отпуск, получить справку и т.д.) автоматизированы, а сам сотрудник понимает, к кому он может обратиться со своим вопросом вне профессионального поля деятельности.

Часть вторая: деятельная

С чего начать выстраивание HR-процессов?.. На мой взгляд, с прямого и честного ответа самим себе: какие функции HR можно автоматизировать – и, главное, зачем? Для этого сначала важно посмотреть на свой бизнес "сверху", оторвавшись от привычных сценариев (часто неудобных, долгих, но таких традиционных).

Далее, решившись на изменения и автоматизацию, стоит рассмотреть разные варианты сервисов и систем, имеющихся на рынке, просчитать бюджет внедрения и защитить его. При этом отмечу, что внедряться могут одновременно или поэтапно совершенно разные инструменты:

• Компания в стадии активного роста, срочно требуются специалисты в большом количестве?

Стоит рассмотреть сервисы автоматизации подбора ИТ-сотрудников. Среди самых удобных для HR-отдела с точки зрения интерфейса я бы выделила такие решения:

- Huntflow
- Potok
- ТопФактор: Управление подбором персонала

• Большое количество удаленных сотрудников?

Возможно, имеет смысл задуматься о внедрении кадрового электронного документооборота (КЭДО).

На рынке существует большое количество решений:

- СБИС КЭДО
- Directum HR Pro
- Контур.КЭДО

Данные решения обладают схожим функционалом и довольно высокой стоимостью, и, пожалуй, не каждой ИТ-компании нужны все предоставляемые ими возможности. Мы в свое время провели анализ рынка и выбрали коробочное решение по КЭДО от VK, которое предлагает оптимальный набор функций и простой и интуитивно понятный интерфейс. С помощью сервиса VK HR Tek наши сотрудники подписывают документы за 1,5-2 минуты, используя электронную цифровую подпись, которую они получают в этой же системе.

• В компании большая текучка кадров?

Можно рассчитать eNPS (Net Promoter Score, индекс потребительской лояльности, в данном случае – чистый индекс поддержки сотрудников), чтобы оценить причины ухода сотрудников, внедрить его оценку на постоянной основе и, быть может, пересмотреть ваши well-being программы и внутренние мероприятия.

Здесь пока сложно поделиться собственным опытом, поскольку для нас это не очень актуальная проблема, однако мы принимаем превентивные меры, пусть и без специальных индексов и средств автоматизации. Например, проводим анкетирование сотрудников, организовываем личные встречи, где собираем обратную связь. В большинстве случаев такой подход позволяет заранее разрешить возможные назревающие проблемы: устранить недопонимание в команде, организовать комфортные условия работы для сотрудника и многое другое.

Часть третья: призывная

Разумеется, предлагаемые в качестве примера HR-процессы должны в первую очередь отвечать потребностям бизнеса. Мы много говорим об автоматизации различных задач, документооборота, но не будем забывать, что сервисы и инструменты, используемые для этих целей, обязательно должны быть продуманы, адекватны и уместны для компании.

Приведу пример на основе нашей деятельности. После пандемии 90% сотрудников нашего отдела по разработке ПО работает в дистанционном формате, и для нас внедрение электронного кадрового документооборота было правильным и выгодным решением – чуть подробнее я о нем рассказала выше. Так, компания не тратит денежные ресурсы на бумагу и пересылку документов, а разработчику достаточно пары минут на подписание документа в электронном формате. "ТехЛАБ" в целом старается избегать излишней бюрократии, экономя время команды, и внедрение электронного документооборота полностью соответствует этой инициативе.

Еще одна иллюстрация качественного изменения – наши сотрудники практически перестали обращаться в HR-службу с вопросами об отпуске, получении пособий, регистрации в корпоративных программах. Это произошло, конечно, не потому, что мы им не отвечали :). Наоборот, мы хотели, чтобы все ответы на часто возникающие вопросы были у команды всегда под рукой: для этого мы составили матрицу частотных и однотипных запросов, с которыми к нам приходят, на каждый вопрос подготовили информативный и дружелюбный ответ, все оцифровали и представили в виде удобных инструкций и красочных памяток, собранных в едином пространстве. Теперь для решения простого вопроса сотрудники тратят 3 минуты, обращаясь к базе знаний с памятками и инструкциями, и даже более того – затем делятся друг с другом полученной информацией, ссылаясь на эти памятки. Это приятно – а еще и бережет драгоценное время для HR-отдела. При этом мы все равно остаемся максимально открытыми для диалога, чтобы оперативно и в индивидуальном порядке решить какую-то нестандартную задачу.

Если же абстрагироваться от нашего опыта и в целом посмотреть на ИТ-отрасль и деятельность HR-служб внутри нее, то главное, о чем стоит помнить при качественных и количественных преобразованиях, – во всем хороша золотая середина. Комфорт и удобство сотрудников, о котором мы столько говорим, не должен быть во вред бизнесу, поэтому при погружении в каждый новый проект лучше потратить чуть больше времени на предварительную аналитику и просчет бюджета, оценить затраты и профит от обновлений, учитывая специфику вашего бизнеса и направление деятельности компании.