Автоматизация масштабного найма: проблемы и решения
Лисицын
руководитель отдела инноваций и специальных проектов Fountain
Масштабный наем - дорогая, длительная и сложная задача. Бизнес тратит крупный бюджет, чтобы нанять сотрудников, но если после первого месяца работы они уходят - приходится начинать все сначала. Во сколько обходится компаниям потеря сотрудников, как проблемы найма связаны с безработицей и влияют на бизнес в целом, рассказал Федор Лисицын, руководитель отдела инноваций и специальных проектов компании Fountain.
Как безработица способствует оттоку персонала?
Согласно исследованию Мировой организации труда, уровень безработицы в мире растет ежегодно. В 2022 году еще 21 млн человек останется без работы, а общий показатель достигнет 207 млн.
Особенно сильно страдает молодое поколение: многие люди занимают рабочее место на 20-30 лет. Например, в Испании уровень безработицы среди молодежи составляет 30%. Страны активно борются с ситуацией. В 2021 году на пособия, медицинскую страховку, продуктовые карточки и новые рабочие места правительство США потратило суммарно свыше $1400 млрд, а в результате люди больше не боятся остаться без работы и легко уходят с работы, которая им не нравится; повысились требования к качеству работы.
Это негативно сказывается на бизнесе, экономике, доходах населения. Кандидатов становится больше, но удержать сотрудников сложнее.
За 2021 год отток сотрудников составил 57%, расходы на наем увеличились на 30%, и ежемесячно со своих рабочих мест уходят 4,3 млн человек.
В чем сложности найма сотрудников?
Обычно, нанимая сотрудников массово, бизнес отталкивается от операционной нагрузки (например, количества заказов), рассчитывает, сколько людей с ней справится, нанимает их, а затем ожидает, что все справятся со своими задачами.
А в реальности все может пойти не по плану из-за высокой конкуренции за "качественного кандидата", отсутствия нужного количества квалифицированных соискателей, несовпадения по зарплатным ожиданиям, человеческого фактора - сотрудник не вышел на работу, его производительность ниже запланированной и других форс-мажорных обстоятельств.
На первый взгляд может показаться, что ничего сложного в найме сотрудников нет. Но рекрутеры не дадут соврать: это долго, дорого и очень нелегко. Буквально на каждом этапе взаимодействия с соискателем появляются проблемы.
Кандидатов нужно заинтересовать и провести по воронке до трудоустройства. "Качественный" кандидат по факту может оказаться "некачественным": идеальное резюме, богатый опыт, успешное собеседование, а уже на финальной стадии выясняются негативные отклики с предыдущих мест работы. В итоге время потрачено зря.
Вакансий на рынке может быть много. Если затянуть с ответом кандидату, он может перегореть, передумать и уйти к конкурентам, которые ответили быстрее.
Онбординг может пройти неуспешно. Например, соискатель знакомится с компанией лично и делает выводы, что заявленное в описании вакансии предложение не соответствует реальному: работы и обязанностей больше, чем он ожидал, требования выше, коллектив или руководитель не понравился. В результате он уходит либо сразу, либо после первого месяца работы, а бизнес теряет деньги.
Во сколько обходится компаниям gig-экономики потеря сотрудников?
На поиск сотрудника уходит около $300. На этом этапе необходимо найти достаточное количество квалифицированных кандидатов с учетом географии объявления. На наем работника компании тратят в среднем $50 (технологии). На зарплату эйчара еще около $500. На этом этапе нужно удержать кандидата "теплым", автоматизировать наем и отбор, провести собеседование с отобранными соискателями.
Пока сотрудник адаптируется и выходит на плановую производительность, за первый месяц работы уйдет в среднем еще $1000. Понадобятся дополнительные расходы на онбординг и наставничество от более опытных коллег. Если через месяц работник уволится, то компании придется все начинать сначала, а она уже потратила на сотрудника $1850.
Еще одна проблема, которая часто возникает при найме сотрудников, - неточный расчет количества нужных людей.
Недостаточный наем
У компании нет лишних расходов, работники загружены, нет простоя. Но есть риск чрезмерной загруженности, выгорания, неспособности справиться с пиковыми нагрузками и, как следствие, оттока персонала.
Чрезмерный наем
Растет внутренняя конкуренция между сотрудниками, у компании высокие расходы на персонал.
Кейс: как сервис по доставке арендованных машин "до дверей" нанял слишком много сотрудников
С внутренним туризмом вырос спрос на аренду машин в крупных городах в дорогом сегменте с доставкой до клиента. Компания N показала заметный рост, у нее увеличилось количество заказов, в результате она смогла поднять зарплату сотрудникам. Но в обработке заказов появились ошибки и задержки, компания решила, что проблема в каналах коммуникаций. Плюс, она спрогнозировала рост заказов на лето и решила быстро удвоить количество сотрудников, назначить старых сотрудников ответственными за обучение новых, отдать приоритет при распределении заказов новичкам, а также запустить приложение для коммуникаций между сотрудниками.
Как результат, из-за снижения количества заказов для опытных сотрудников в течение месяца ушло большинство работников со стажем работы более трех месяцев. С месячным оттоком 40% среди новых сотрудников спустя 90 дней нехватка сотрудников составила 50%. В период обучения пришлось отложить переход на новый канал коммуникации в приложении, а доработка приложения заняла дополнительные два месяца. Итог: старые сотрудники ушли, а новые не пришли.
Неточный наем отрицательно сказывается на лояльности сотрудников (недозагруженность или перегруженность влияют на эмоциональное состояние команды), их обучаемости (снижается эффективность обучения, мотивация команды), общественном имидже компании (текучка мешает найму новых работников, доверие к компании с их стороны снижается). Если нанимать сотрудников сложно, а терять невыгодно, то как быть бизнесу?
Автоматизация найма как эффективный HR-инструмент
Современным компаниям важно использовать новые инструменты не только в операционных процессах, но и в кадровых, включая масштабный наем персонала. Помимо заботы о сотруднике, диалоге компании с ним, важна автоматизация HR-процессов. Искать кандидатов своими силами можно долго - до семи дней в среднем. Нужно правильно составить вакансию, выбрать площадки для публикации. На генерацию лидов и первичную коммуникацию с ними тоже уйдет время. На непосредственно наем понадобится еще две-четыре недели (собеседование, обзвон предыдущих мест работы, принятие решения как со стороны компании, так и со стороны кандидата, онбординг).
HR-агентство выполнит эти задачи быстрее, за одну-две недели, но вам придется постоянно общаться с агентством, чтобы быстро передавать нужную информацию, а это отвлекает от основных задач. У агентства тоже может быть недостаточно людей для массового найма, а услуги агентства - дополнительные расходы. С агентством тоже нужно налаживать отношения и погружать в бизнес-процессы, чтобы оно наняло квалифицированных сотрудников, а на это понадобится время.
Без автоматизации возникают риски, которые начинаются с HR, а в конечном итоге влияют на всю компанию. О них подробнее.
Расходы времени и средств. Бизнесу придется постоянно отвлекаться от профильных задач. Из-за неточности найма падают ключевые показатели бизнеса и замедляется рост компании.
Человеческий фактор. Усталость, загруженность HR, его "личные фильтры" могут влиять на качество найма.
Смещение фокуса с глобальной стратегии бизнеса. HR сосредоточен на своей задаче - поиске и найме сотрудников. Ключевые задачи бизнеса у него уходят на второй план, а значит, кандидаты могут отбираться без учета глобальной стратегии компании.
Мануальная работа. При массовом найме и большом потоке кандидатов эйчар вынужден работать по шаблонной инструкции. Из-за этого возникает риск снижения качества кандидата, растет "количество" против "качества".
Проблемы мануального найма
Если у бизнеса нет решений по автоматизации найма, это может привести к снижению качества обмена данными, дублированию информации из разных источников, ошибкам в расчетах и контроле, отсутствию инструментов для снижения оттока персонала, низкой преемственности операционных процессов.
Как можно автоматизировать наем?
Современные программные решения позволяют решить эти проблемы. Автоматически прогнозировать спрос со стороны клиентов и на основе этих данных точно рассчитывать количество заказов/поездок и т.п. С помощью систем аналитики предыдущих смен с учетом географии и когорт можно точно рассчитать операционную нагрузку на персонал. На основе целевой нагрузки планируется необходимое количество сотрудников. Благодаря аналитике оттока текущих сотрудников получается в автоматическом режиме составлять план найма и заблаговременно находить более качественных кандидатов. Автоматически планировать смены. Коммуникации о них позволяют сотрудникам выйти на работу по плану компании. Учитывать производительность и контролировать выполнение задач персоналом.
Кейс из практики
Компания интегрировала внутреннее программное решение для поиска, найма, онбординга сотрудников, а также планирования смен. Результат - интеграция с внешними площадками для быстрой лидогенерации, быстрый и удобный контакт с соискателями на всех этапах найма, автоматическая рассылка для удержания кандидатов "теплыми", автоматизированный отсев кандидатов на базе аналитики перфоманса текущих сотрудников и результатов их интервью, управляемая AI-система составления смен с возможностью перевода работника между разными задачами в режиме реального времени.
Подведем итоги
Мануальный масштабный поиск и наем сотрудников - сложная, дорогостоящая и практически непосильная задача, потому что неизбежно приводит к оттоку более половины персонала. Бизнес теряет на этом деньги и время, лимитируя возможность стратегического и эффективного развития. Более эффективное решение в современных условиях - автоматизация и интеграция программных решений, которые помогут решить проблему планирования найма, долгосрочного развития компании, избежать дорогих ошибок.