Как автоматизировать HR

Согласно исследованию Talantix, каждая третья российская компания автоматизирует HR-процессы для того, чтобы сделать удобнее работу HR и упростить доступ к сервисам для сотрудников. О том, как добиться максимальной эффективности проектов по автоматизации, рассказала Дарья Спиридонова, руководитель центра корпоративных изменений "Лиги Ставок".

Оцените эффективность инвестиций

Любой проект по автоматизации ― это инвестиции, поэтому на старте важно просчитать их экономическую эффективность, оценить влияние, в том числе и на HR-бренд.

Для того, чтобы спрогнозировать финансовые результаты, к примеру, внедрения HR-сервисов, можно разбить все процессы на задачи и оценить, сколько сотрудники разных категорий тратят времени на каждом этапе.Так, только на оформление отпусков, с момента подачи заявления на бумаге до оплаты отпускных, в нашей компании раньше тратилось 2 880 часов в год. Также стоит посчитать выгоду, которую вы упускаете из-за недостаточной оптимизации процессов: к примеру, задержка в согласовании индексации зарплаты может стоить ключевых сотрудников. Здесь важно помнить, что срок окупаемости инвестиций в HR-автоматизацию часто больше, чем у проектов по цифровизации бизнес-подразделений.

В то же время digital-сервисы повышают лояльность сотрудников и усиливают HR-бренд, благодаря чему компания может привлекать и удерживать более квалифицированных сотрудников. Репутационное влияние проекта сложно оцифровать, но, тем не менее, его также важно учитывать при оценке.

Используйте данные

По данным опроса Eagle Hill Consulting, около половины работников считают, что технологии не только не повышают их продуктивность, но даже мешают работе. Отчасти это связано с тем, что решения об автоматизации определенной функции принимаются в отрыве от реальных потребностей сотрудников и без опоры на данные.

На стадии подготовки к автоматизации важно оцифровать и описать все процессы, в том числе кросс-функциональные, определить слабые места, оптимизация которых позволит облегчить жизнь наибольшему количеству людей, и на основе этих данных сформулировать решения, которые позволят сделать работу быстрее, проще, прозрачнее. Так, к примеру, во время разработки корпоративного портала мы выявили неэффективность в процессе учета рабочего времени персонала сети ритейла. Управляющий каждого из клубов ежемесячно заполнял в Excel таблицу на всю команду и отправлял файл по почте HR. Всего управляющие тратили на это более 928 часов в год, а на сбор, объединение и обработку данных требовались дополнительные усилия со стороны HR и финансов. Автоматизация учета рабочего времени позволила освободить сотрудников от ручной рутинной работы ― теперь эта функция доступна в один клик.

Организуйте единую среду для всех инструментов

По данным Hays, 78% компаний автоматизируют кадровый учет, 45% ― системы учета рабочего времени, 41% ― рекрутмент, а 40% ― компенсацию и льготы. На рынке сейчас много инструментов, которые позволяют автоматизировать отдельные HR-процессы: Potok и Хантфлоу для подбора, iSpring для обучения ― и многие другие. Однако пользователям неудобно "прыгать" между разными приложениями, гораздо проще делать все ― ставить задачи, общаться в чате и получать HR-сервисы ― на одной площадке. Поэтому важно связать различные инструменты единой архитектурой.

"Витриной" для различных решений в нашей компании был выбран Битрикс24, который мы интегрировали с 1C, AD, BI, Naumen, 1C CЭД, Ispring. Таким образом на едином портале можно работать над документами, следить за индикаторами производительности, получать необходимые услуги со стороны HR, бухгалтерии и IT, проходить обучение и общаться.

Более простым вариантом реализации "единого окна" может стать чат-бот. В ближайшее время ожидаем появления на рынке нового "витринного" решения, которое обеспечит единую точку входа для сотрудников ― кстати, недавно о запуске подобного продукта объявил Сбер.

Продуктовый подход к автоматизации

Продуктовый подход делает проекты по автоматизации более управляемыми. Он ориентирован на создание функциональных решений и достижение конкретных результатов и, кроме того, предполагает назначение владельца продукта, product owner, который полностью берет на себя всю работу по реализации проекта: от выявления болей и построения customer journey map до координации команды и последующего исследования эффективности нового решения. В нашем случае в создании интранета участвовал product owner и группа разработчиков Битрикс24.

С помощью продуктового подхода в проектах по автоматизации удается нивелировать возможные проблемы в коммуникации между HR- и IT-отделами: менеджер проекта брифует HR-специалистов и ставит понятную задачу разработчикам.

Изменения требуют времени

Любые инновации потенциально провоцируют сопротивление ― это естественная защитная реакция психики. Изменения вызывают тревогу: при переменах мозгу приходится тратить больше энергии на адаптацию, таким образом он старается избежать лишнего стресса.

С сопротивлением не нужно бороться, но важно его учитывать: каким бы классным не был проект, страх перемен будет мешать людям оценить его преимущества. На то, чтобы привыкнуть к новым цифровым инструментам нужно от 3 до 12 месяцев. При этом адаптация не происходит сама по себе: обучение и информирование важно спланировать заранее. Теория управления изменениями предполагает, что в проекте, связанном с изменениями, на каждые 20% действий приходится 80% коммуникаций.

Чтобы подогреть интерес сотрудников к новому решению, можно провести серию активностей: запустить рассылку, создать чат на портале с обсуждением фич новой системы или сервиса, организовать тренинги для рабочих групп и демо по мотивам самых горячих вопросов пользователей.

Используйте игровые механики: нарисуйте комиксы с инструкциями, проведите викторину или тест. К примеру, мы сделали квиз "Насколько хорошо вы знаете наш интранет?", а еще разработали скринсейверы для корпоративных компьютеров с QR-кодом для скачивания мобильной версии интранета.