"Самолет" перешел на новую систему управления корпоративным контентом компании
Группа "Самолет" внедрила новую систему управления корпоративным контентом компании, разработанную на базе отечественного ПО. Создание единого контура для всех сотрудников позволит в будущем сократить расходы почти на 700 млн руб. в год благодаря увеличению скорости действий пользователей и автоматизации процессов.
Целью проекта было качественно изменить подход к управлению документами и бизнес-процессами, сформировать общее пространство с едиными правилами и структурой вместо разнородного ландшафта, состоящего из большого количества разных систем. Стандартизация бизнес-процессов и маршрутов согласования позволила существенно сократить сроки работы с документацией, а также освободила сотрудников от множества рутинных обязанностей по контролю исполнения поручений.
На текущий момент ECM-система (Enterprise Content Management) поддерживает более 200 типов документов, включая строительную и финансовую документацию, а также паспорта ИТ-продуктов. С ней работают все основные подразделения компании, в том числе проектные команды, административные подразделения и продакт-менеджеры.
В новой ECM-системе можно запускать процессы согласования, искать нужные файлы в едином окне с помощью полнотекстового поиска, а также организовывать документы по типам, проектам и любым другим признакам. Она позволяет отслеживать весь жизненный цикл документа, контролировать его актуальность и версионность, настраивать права доступа в соответствии с ролевой моделью пользователя. Все это делает процесс работы с документами более удобным для сотрудников и структурированным. Переход на собственную разработку минимизирует и риск потери данных.
"Самолет" продолжает активно расширять и структурировать свой ИТ-ландшафт. Когда перед нами встал вопрос о внедрении полноценной ECM-системы, мы провели анализ рынка готового ПО, но не нашли полностью подходящего нам варианта. Разрабатывать с нуля собственный продукт даже при наличии отличных компетенций в команде – это неоправданно с точки зрения временных и прочих затрат. Поэтому мы приняли компромиссное решение – взять ядро готовой ECM-системы и доработать ее под себя, что с успехом и реализовали. Таким образом, мы получили решение, позволяющее в будущем, при необходимости, поменять платформу вендора, оставив разработанный фронт в стилистике "Самолет" в собственности компании. В начале работ мы проводили опрос по удобству использования текущих систем хранения документов, который зафиксировал очень низкий индекс лояльности пользователей (NPS), собранная у участников опроса обратная связь по текущим проблемам хранения легла в основу проектирования новой системы. Сейчас наша ECM активно внедряется на всех уровнях, мы уже получаем положительные отзывы и текущий показатель NPS равен 67%", – отметила руководитель кластера "Общий документооборот" Алиса Голуб-Корженевская.
Специалисты "Самолета" реализовали механизм выгрузки/загрузки данных через универсальные топики Kafka, что дает возможность настраивать интеграцию с новыми системами или по новым типам документов без необходимости доработки всей системы. Также были разработаны собственные API для управления данными, что упростило обмен информацией с другими корпоративными системами и сократило сроки реагирования и исполнения запросов и поручений.
Новая ECM-система создана в декабре 2023 г. и внедрена в процессы управления финансированием в 1 квартале 2024 г. Она легко интегрируется с другими платформами, уже настроен обмен данными и документами с более чем 10 корпоративными системами "Самолета", включая решения 10D, которые предназначены для управления и автоматизации строительного цикла.
