Чтобы "цифра" работала

Импортозамещение, которое сейчас массово проводится компаниями во всех секторах экономики, сопровождается цифровизацией бизнес-процессов. Цифровая трансформация не может быть локальной, она затрагивает все аспекты деятельности предприятия. Собрать управление всеми разрозненными внедрениями цифровых решений в единый каркас и настроить совместную работу проектов цифровизации так, чтобы всем было понятно и удобно, помогают специальные сервисы — информационные системы управления проектами (ИСУП). Цены на такие продукты могут сильно отличаться в зависимости от функционала. Поэтому компаниям, которые наметили управление цифровизацией и с помощью ИСУП, нужно определиться с базовыми критериями для такой системы управления проектами. О том, как выбрать подходящее решение, рассказал генеральный директор компании ADVANTA Дмитрий Мазеин.

Согласование целей

Если в ИТ-департаменте решили, что компании необходимо использовать систему управления проектами, то в первую очередь нужно определиться с целями такого внедрения, причем в глобальном плане. Важно понять, в каком состоянии проектное управление компании находятся сейчас, и каким оно должно быть в перспективе. Чтобы отслеживать промежуточные и глобальные результаты проектов и не пропускать дедлайны, нужно запускать и само внедрение ИСУП как проект.

Очень важно, чтобы у ИТ-департамента, который, как правило, и выступает инициатором внедрения ИСУП, и у руководства компании, цели совпадали. Рассогласованность на этапе постановки целей приводит к целому ряду системных проблем, начиная от разного понимания того, сколько может стоить система, заканчивая требуемым функционалом и сроками внедрения.

Сроки, к слову, играют одну из ключевых ролей. Профессиональную корпоративную ИСУП нельзя просто приобрести на рынке как готовое "коробочное" решение. Системы такого класса разрабатываются и настраиваются под нужды конкретного предприятия, подрядчиков выбирают по конкурсным процедурам. Это все занимает время. Поэтому, когда предприятие вносит в годовой план задачу по внедрению ИСУП, важно провести конкурсные процедуры как можно раньше, ведь помимо документальной работы, еще предстоит разработка самого продукта и его внедрение. Если конкурс объявляется поздно, в третьем-четвертом квартале, то велик риск, что внедрение ИСУП перенесется на следующий год.

Очень важно, чтобы в едином векторе работали все участники процесса внедрения ИСУП. Поэтому ключевое значение играет правильная разработка техзадания. Мы в своей работе нередко сталкиваемся с двумя крайностями. Бывает, что компании излишне упрощают задачи, не конкретизируя, что им конкретно нужно от информационной системы. Это приводит к тому, что на выходе они получают базовую систему без необходимого им специфического функционала. И это еще полбеды! Если техническое задание (ТЗ) чрезмерно простое, то заявиться на конкурс могут компании, которые не обладают необходимыми компетенциями в сфере создания полноценных ИСУП. То, что они "не тянут" становится ясно уже в процессе разработки. Крайним в такой ситуации остается заказчик, ведь он получает слабый продукт, который ему не очень-то и нужен. А претензии не предъявить, ведь подрядчик вроде бы делал все по ТЗ.

Другая крайность — чрезмерная детализация. Иногда мы сталкиваемся с тем, что заказчики перестраховываются, и прописывают в ТЗ излишние требования. Такой подход применяется, чтобы отсечь малоопытных подрядчиков. Случается и так, что компании сознательно пытаются объять необъятное и прописывают в техзадании вообще весь функционал, который возможен. Как правило, это происходит в случаях, когда ИТ-департамент заручается поддержкой у нескольких руководителей компании, и каждый из них считает необходимым предложить что-то свое. Соответственно, профильный департамент, чтобы никого не обидеть, включает все собранные требования в ТЗ.

И это тоже нехорошо. В первую очередь страдает бюджет компании, ведь чем система сложнее, тем она дороже. Разброс цен на ИСУП очень большой, стоимость систем может отличаться в десятки раз. Причем, этот дополнительный функционал может быть и не востребован. То есть компания просто выбрасывает деньги на ветер.

Но есть вариант, который позволит сэкономить деньги и никого не обидеть: прописать в ТЗ возможности для дальнейшей модернизации ИСУП, чтобы систему можно было "достроить". А на первом этапе имеет смысл использовать базовый функционал и дополнительные опции, которые точно будут востребованы здесь и сейчас.

Определение границ

Бывает так, что компания развивается, модернизирует процессы. А вся документация остается старой. До определенного этапа это никому не мешает, но потом компания задумывается о цифровой трансформации. А она проводится на основе внутренних регламентов. Соответственно, если документы не отражают реальность, то происходит "цифровизация воздуха", создается заведомо неработающая система. Поэтому если стоит задача, чтобы все работало, то перед тем, как выбирать систему управления проектами, нужно провести внутренний аудит, найти все эти рассогласованности и исправить внутреннюю документацию.

Очень важно выбрать, какие процессы будут автоматизироваться и включаться в ИСУП, а какие — нет. Чисто теоретически перевести в электронный вид можно все. Но есть процессы, которые цифровизировать очень дорого, сложно, и всем будет проще, если отпустить ситуацию и оставить это направление таким, какое оно есть.

Выявить нецифровизируемые процессы помогает обратная связь. В первую очередь разговаривать имеет смысл с теми, кто непосредственно работает в подразделениях, где планируется внедрять информационную систему.

А еще крайне важно поддерживать связь и с разработчиками ИСУП. Конечно, всегда можно сказать: "Читайте техзадание, там все написано". Но по факту, если заказчик и подрядчик те или иные формулировки понимают по-разному, то получится не тот продукт, о котором мечтали на предприятии, выделяя финансирование.

Работа с подрядчиком

Сотрудничество с подрядчиком приносит пользу на всех этапах. Если исполнитель крупный и опытный, то он наверняка имеет в портфеле заказов проекты предприятий из той же отрасли. Конечно, коммерческие тайны подрядчик выдавать не будет, но он сможет подсказать, какие проблемы нужно решать в первую очередь и какие формулировки включить в ТЗ, чтобы создать оптимальную систему.

Это как в турпоходе. Можно быть сколь угодно опытными и сильными альпинистами, но быстрее и с меньшими усилиями до вершины дойдет та команда, которую ведет опытный проводник, знающий короткий путь.

ИСУП — это не модная фишка на пару сезонов. Системы способны служить очень долго. Именно поэтому важно быть на связи с подрядчиком и после завершения контракта. Дело в том, что информационные системы время от времени нужно обновлять, в частности, такая необходимость возникает при расширении или оптимизации процессов управления. Конечно, можно в таких случаях заказывать новую систему, но значительно проще и дешевле доработать и перенастроить уже имеющийся цифровой каркас. Причем лучше всего с этим справится та компания, которая изначально разрабатывала систему, ведь она точно знает, что "зашито" внутри.

Информационные системы управления проектами произвели революцию в менеджменте. Они позволяют видеть работу предприятия в нужном "разрезе", в любой момент времени можно выяснить, какое направление эффективно, а какое — провисает. Продвинутые ИСУП гибки в настройке, их можно внедрять поэтапно, подключая проект за проектом и со временем дойти до системы портфельного управления проектами.

Таким образом, независимо от того, какие цели компания ставит себе на ближайшее время и на перспективу, при выборе ИСУП ключевую роль стоит отдавать системам, которые можно дорабатывать под нужды компании, а техзадание нужно составлять, учитывая возможности последующего развития функционала. Если у компании амбициозные планы, то даже если пока ИСУП распространяется лишь на отдельные проекты, стоит держать в голове, что когда-нибудь дело дойдет и до портфельного управления. Поэтому важно сразу найти подрядчика, который внедряет в том числе и такие системы и может создать ИТ-решение с возможностью дальнейшего функционального развития.