RPA: роботизируй это немедленно!

Программные роботы сегодня уже не просто модный тренд, они стали настоящими цифровыми помощниками. Крупные компании по всему миру активно используют технологии RPA, автоматизируя с их помощью рутинные бизнес-процессы и задачи. Роботизация увеличивает скорость выполнения задач, снижает риски от ошибок из-за человеческого фактора и экономит трудовые и финансовые ресурсы.

Для кого сейчас наиболее актуальны роботы? Сложно ли их встроить в бизнес? Как складывается ситуация с импортозамещением зарубежных решений? Разбираемся в материале.

Как внедрить RPA?

Прежде всего, нужно грамотно выбрать бизнес-процесс для роботизации. Он не должен содержать никакой аналитической составляющей иначе передача дел роботу не упростит человеку работу, а создаст дополнительные сложности, и проект внедрения RPA будет бессмысленным и нерентабельным. Это должна быть простая повторяющаяся операция, которую легко описать четким алгоритмом. Например, ежедневная передача данных из одной базы в другую или их выгрузка с определенного ресурса.

Встроить RPA в бизнес помогают опытные и грамотные ИТ-интеграторы, команды которых давно обучены внедрению различных решений, в том числе российских. В текущей ситуации это особенно важно для компаний, которые только планируют начать использовать роботов или желают уйти от иностранного ПО.

Что предлагают российские разработчики RPA?

Прежде всего отмечу, что практически все российские RPA-решения входят в Единый реестр отечественного ПО. Они ничем не уступают западным аналогам и отлично их замещают. Часть решений уже содержат технологию Process Discovery и умеют работать с ОС Linux. Уверен, что интеграционные и функциональные возможности российских RPA-платформ будут только расширяться.

Интеграторы переориентировались на внедрение у заказчиков отечественных решений, и российский RPA рынок готов к импортозамещению. К слову, наплыв заказчиков, желающих внедрить или импортозаместить уже внедренных роботов огромен: волна, начавшаяся в конце февраля, достигла уровня цунами. Государственные компании, банки, представители телеком сектора использовавшие, например, ранее продукты Blue Prism или UiPath, сейчас успешно переходят на российских роботов от Robin, Sherpa, Roomy Bots и других разработчиков. Миграция на российские RPA-платформы проходит достаточно оперативно и безболезненно, без потери данных и остановки бизнес-процессов.

По сути, все российские RPA строятся на технологиях low code и no code, поэтому каждая компания может самостоятельно разрабатывать роботов под свои бизнес-процессы. Главное – обучить специалистов. Интеграторы и вендоры предоставляют такую услугу обычно после внедрения у заказчика определенного количества роботов, но могут обучить и "с нуля". Разработка роботов — это не так сложно, как может показаться на первый взгляд.

Какую работу может выполнять робот?

Технологии RPA актуальны сейчас для всех сфер бизнеса, как для крупных компаний, так и для небольших, где работают 50 и более человек, ведь рутинные процессы есть у всех.

Программные роботы способны полностью или частично автоматизировать ручную работу, выполнять её быстрее и без ошибок. Они могут переносить данные из различных баз и систем, выставлять счета, оформлять акты сверки, искать и выгружать нужную информацию, сортировать и сверять электронные документы, высвобождая тем самым время сотрудников для более важных аналитических задач.

Например, можно роботизировать значительную часть процесса проверки данных контрагентов. Робот забирает ИНН организации из файла в папке, почты или веб-ресурса и проверяет информацию по базам данных в любых источниках, куда у компании есть доступ. Также он может провести проверку на банкротство или сверить бухгалтерскую отчетность, которая есть в открытом доступе и представлена для оценки благонадежности контрагента. Упрощение проверки контрагента – это чистая экономия на трудозатратах юриста и эффективное предотвращение рисков работы с ненадёжными контрагентами.

В отделе закупок технологии RPA также полезны для сортировки коммерческих предложений по заданным параметрам. Если они заполнены по определенной форме, то роботу не составит труда пройти по всем документам и собрать подходящие в одну базу данных. Сотруднику отдела останется только зайти в нее и выбрать поставщика.

Для госкомпаний, где на тендер подается огромное количество участников, роботизация этого процесса особенно актуальна. Ведь экономится довольно большое количество времени специалиста и уменьшается количество ошибок при переносе данных.

Ещё один пример – ввод данных при приеме на работу. Если в компанию одномоментно приходит трудоустраиваться большое количество сотрудников и их всех надо быстро оформить, на помощь тоже придет робот. Он будет забирать данные из различных справок и загружать их в кадровые системы. Как это работает: кадровик сканирует паспорт, и сохраняет скан в файл, робот распознает скан, забирает из него данные и заводит карточку сотрудника в системе. Аналогично паспортным данным робот может подгрузить в карточку сотрудника любую необходимую информацию.

В IT-отделе цифровой помощник может, например, разблокировать учетные записи сотрудников. Автоматическое перенаправление заявки на него заранее прописывается в сценарии. Робот проверяет пользователя по принципу двухфакторной аутентификации: просит ответить на вопрос, подтвердить номер телефона или назвать дату рождения. Далее либо разблокирует учетную запись, либо передает заявку специалисту отдела, если что-то пошло не по сценарию.

Как правильно определить процесс для роботизации?

Если планируется роботизировать работу одного сотрудника или группы специалистов, которые выполняют похожие операции, будет достаточно установить ПО с технологией Process Discovery на их компьютеры. На протяжении месяца программа будет записывать выполняемые человеком операции и затем сформирует отчет со списком и описанием повторяемых процессов. На его основании аналитики смогут решить, что именно можно передать в работу роботу и как настроить его под выполнение определенной операции.

Если же вы хотите найти закономерность в бизнес-процессах по всей компании, то нужно использовать технологию Process Mining. Решения на её основе устанавливаются на сервер компании и записывают все логи систем, на основе которых можно выявить бизнес-процессы.

Стоимость роботизации

Временные и финансовые затраты на внедрение RPA зависят от сложности и объема процесса. В среднем робота можно написать за неделю, а полный цикл вместе с тестированием и отладкой занимает до двух недель. Например, для роботизации процесса проверки контрагентов клиент получает готовое решение уже через неделю.

Разработка одного робота стоит от 100 до 200 тысяч рублей без учета стоимости лицензий. Многие интеграторы сегодня готовы делать бесплатные пилотные проекты и предоставлять продукт на месяц для оценки эффективности.

Но стоит помнить, что к роботизации необходим комплексный подход, потому что чем больше процессов вы роботизируете, тем больший эффект от этого получите, и тем быстрее окупите затраты на разработку роботов.