"ММК-Информсервис" перевел кадровый документооборот в цифру
Дочерняя компания ПАО "ММК" - "ММК-Информсервис" внедрила инновационное решение по управлению кадровыми процессами на базе собственной системы электронного документооборота "АТАЧ". Более 600 сотрудников в условиях дистанционной работы подписывают электронные документы в один клик, экономя в среднем от 15 минут до часа.
28 июня 2020 года в рамках Федерального закона №122 от 24.04.2020 г был запущен всероссийский эксперимент, который позволяет компаниям перевести кадровый документооборот в электронный вид, тем самым повысить эффективность и автоматизировать процесс работы с документами. Эксперимент привлек к себе особое внимание работодателей и собственников бизнеса, на текущий момент в проекте принимают участие более 70 компаний, автоматизирующих процессы работы кадровых служб. ИТ-компания "ММК-Информсервис", являясь одним из первых участников эксперимента, разработала собственное решение на базе системы АТАЧ, которое позволяет сотрудникам отдела труда и заработной платы оформлять кадровые документы в электронном виде и вести работу по ним в дистанционном формате. Как работодатель, так и работник получили возможность подписывать документы облачной усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Эксперимент начался в августе 2020 года и продлится до 31 марта 2021 года, но уже сегодня компания "ММК-Информсервис" поделится своим опытом о возможностях кадрового решения на системе АТАЧ.
АТАЧ – российская инновационная система по управлению бизнес-процессами электронного документооборота и корпоративных коммуникаций, разработанная "ММК-Информсервис". Возможности системы позволяют любой компании вести работу с документами быстро и эффективно. Интерфейс системы понятен пользователю, а широкий функционал позволяет максимально эффективно и быстро работать с документами в электронном виде из любой точки мира.
АТАЧ как единая система цифровизации любого процесса жизнедеятельности предприятия активно развивается, и уже сегодня успешно используется для более чем 15 000 пользователей из 65 компаний таких отраслей как черная и цветная металлургия, горнодобывающая промышленность и пр.
"ММК-Информсервис" в октябре 2020 года успешно перевел кадровое делопроизводство в электронный вид на базе системы АТАЧ. Несмотря на специфику кадровых бизнес-процессов, новый вид электронного документооборота удалось легко настроить в системе, за счет гибкой архитектуры программного продукта и неограниченного функционала. Мобильная и эффективная система с дружественным интуитивно-понятным интерфейсом, высоким быстродействием (отклик программы до 200 мс на любые операции в системе) превратила работу с бумагами кадрового делопроизводства в быстрый процесс без специального обучения.
Более 35 кадровых документов теперь оформляются только в электронном виде, таких как докладная руководителю о дисциплинарном взыскании, заявление о переносе отпуска, заявление о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом, заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам, предоставление отпуска по уходу за ребенком, объяснительная, приказ на перевод, соглашение, приказ освобождение от работы, протокол ознакомления, служебная записка на работу в выходные дни, отзыв из отпуска и др.
Система позволяет в один клик настраивать маршруты согласования и подписания документов для кадровых процессов, таких как перевод сотрудников, оформление различных видов отпусков, ознакомление с локальными нормативными актами и организационно-распорядительными документами.
Подписание кадровых документов производится с помощью УКЭП на основе технологии облачного подписания с компьютера, планшета или смартфона, при этом сохранена возможность подписания с использованием USB-токена в качестве носителя ключа подписи. Пользователь при наличии двух технологий подписания может выбрать удобный для него способ. Сотрудники "ММК-Информсервис" теперь не тратят дополнительное время на поездку в офис, рискуя здоровьем в условиях пандемии и временем, которое теперь высвобождается на продуктивные задачи, направленные на эффективность предприятия в целом.
Уже сейчас можно отметить ряд преимуществ внедрения кадрового решения на АТАЧ: экономия времени на работу с кадровыми документами от 15 минут до 1 часа на создание, согласование и подписание документов, благодаря интуитивно-понятному интерфейсу АТАЧ, любое важное действие в системе выполняется мгновенно; увеличение производительности труда и общей дисциплины формирования кадровых документов за счет автоматического планирования и контроля сроков подписания и согласования документов, согласно требований трудового законодательства; сокращение расходов на бумагу и хранение документации, за счет создания и хранения документов только в электронном виде.
Благодаря внедрению кадрового решения на системе АТАЧ не нужно писать бумажные заявления и тратить время на сбор подписей. Теперь сотрудник (или работодатель) создает по шаблону необходимый первичный документ, система автоматически отправляет его на подписание и формирует исходящие документы, что значительно упрощает работу. Так, например, в текущих условиях пандемии оформление сотрудника в отпуск могло занимать до двух дней, а при работе в АТАЧ на это уходит не более часа. Сотрудник заполняет шаблон заявления на отпуск, отправляет его и система автоматически формирует приказ и направляет его всем задействованным в цепочке подписания и ознакомления.
Группа ПАО "ММК" с 2016 года эффективно использует АТАЧ как основную систему электронного документооборота и в ближайшее время рассматривает возможность перевода кадровых процессов в электронный вид, с помощью масштабирования готового решения "Кадровый АТАЧ", прошедшего опытную эксплуатацию в "ММК-Информсервис" более чем на 600 пользователях, и готового к реализации в качестве коммерческого решения.
