Внедрять сейчас или подождать: как понять, что бизнесу нужна платформа унифицированных коммуникаций?

Бизнес-коммуникации, как между сотрудниками в одном офисе, так и с работниками в филиалах или на удаленке, – неотъемлемая часть работы любой компании. Сегодня российский рынок нуждается в экосистемах, объединяющих все типы связи. Существующие коммуникационные решения для бизнеса наращивают свой функционал, постепенно переходя в нишу унифицированных коммуникаций. Например, почти все корпоративные мессенджеры уже внедрили возможность видеосвязи. Однако для бизнеса наиболее эффективным подходом является внедрение полнофункциональной UC-платформы - системы унифицированных коммуникаций (Unified Communications, UC), предлагающей широкий спектр услуг: веб-конференции, IP-телефонию, чаты, аудиоконференции и интеграцию с MS Exchange. О том, почему не стоит медлить с внедрением такой платформы, рассказал генеральный директор АО "Информтехника и Связь" — компании-разработчика корпоративного мессенджера РОСЧАТ Артем Чепрак.

Востребованность унифицированных коммуникаций у бизнеса

UC-решения наиболее востребованы у крупных игроков на рынке: от предприятий до корпораций. Для большого бизнеса — это важный элемент цифровой трансформации, соответствие отраслевым и законодательным требованиям, возможность масштабирования, управляемость каналов коммуникаций, контроль качества работы подразделений. В конечном итоге -повышение эффективности и скорости передачи данных, взаимодействия между сотрудниками. Отдельно стоит выделить сектор B2G и компании, относящиеся к КИИ. Для них сейчас приняты нормы, касающиеся отечественного оборудования и ПО, направленные на исключение утечек данных и их потерю.

В глобальном плане концепция унифицированных коммуникаций не зависит от размера и типа бизнеса, поэтому решения такого типа нужны подавляющему большинству компаний. Другое дело, что функционал для каждой группы компаний будет отличаться. Например, в СМБ ниже требования по безопасности, не столь высока потребность в интеграции UC и других используемых ИТ-решений.

UC-решения способствуют цифровой трансформации организации, позволяя использовать передовые технологии для общения и взаимодействия. Это повышает эффективность бизнес-процессов, улучшает качество работы, сокращает временные и ресурсные затраты.

Унифицированные коммуникации и безопасность

Для любого бизнеса необходима отказоустойчивость UC-решений. Платформа должна продолжать работать при сбоях, авариях или других непредвиденных ситуациях. Отказоустойчивость обеспечивается с помощью резервирования серверов, использования резервных каналов связи, возможности автономной работы отдельных компонентов системы и других технологий, которые позволяют снизить риск простоя системы и потери данных.

Применение унифицированных коммуникаций позволяет добиться снижения рисков в информационной безопасности компании. С возможностью управлять и контролировать коммуникационные процессы уменьшается вероятность возникновения уязвимостей и угроз.

Бюджет на разработку и внедрение UC-решений

Значительная доля бюджета при внедрении системы унифицированных коммуникаций уходит на закупку лицензий для всех пользователей компаний. При этом, если сравнивать с аналогичными зарубежными решениями, отечественные продукты обойдутся в 3-5 раз дешевле. Также потребуются средства на оплату работы и усовершенствование навыков технического персонала. Его необходимо обучить работе с UC-решением для последующей эксплуатации. Также нужно будет выделить вычислительный ресурс для серверной части коммуникационной платформы.

Для среднего и малого бизнеса не нужны многофункциональные решения в области унифицированных коммуникаций. Они используют не все возможности, а фокусируются на самом необходимом. Чаще всего в качестве UC-решений выбираются публичные мессенджеры, через которые тоже возможно организовать рабочие созвоны, чаты и прочее. Но говорить о безопасности и гарантии сохранности данных здесь не стоит.

С крупным бизнесом все обстоит немного иначе: чем больше компания, тем больше у нее индивидуальных требований. Разработчики часто идут навстречу и дорабатывают свои решения под конкретные требования. Поэтому стоимость проектов от разработки до внедрения может стоить от нескольких до нескольких десятков миллионов рублей.

Положительный эффект от внедрения UC-решений в компаниях

Когда все коммуникации находятся в одном приложении — связаться с сотрудником намного легче и быстрее, экономия времени может составлять до 2х часов в неделю. Групповые чаты позволяют сократить время на отправку сообщения каждому работнику — информацию можно сообщить моментально целому отделу или команде. Также UC-системы позволяют проводить конфиденциальные или открытые опросы по тем или иным вопросам внутри компании.

С ВКС у сотрудников на удаленке или в командировках всегда есть возможность поучаствовать в планерках, обсуждениях или просмотреть вебинар. Общение в корпоративных чатах и мессенджерах помогает сотрудникам лучше взаимодействовать и общаться друг с другом. Это способствует созданию более сплоченной команды, которая работает более эффективно и продуктивно.

Отделы HR и внутренних коммуникаций могут создавать и отправлять новостные рассылки с необходимой информацией, что намного дешевле смс-сообщений. Также их работа с внедрением UC-коммуникаций упрощается за счет возможности создания внутренних чат-ботов. Они могут предоставлять графики работы и отпусков, документы и образцы заявлений. Также через унифицированные коммуникации можно отправлять опросы сотрудникам и получать обратную связь.

Интеграция UC в повседневную жизнь компании

Внедрение UC-платформы в бизнес необходимо для наиболее эффективного использования ресурсов компании, а также безопасности информации, делая невозможным утечки данных и взлом серверов.

Система унифицированных коммуникаций позволяет создать коммуникационную среду, объединив все деловые коммуникации компании (телефонная связь, почта и другие программы). Решения успешно интегрируются с DLP, СКУД, создавая единую коммуникационную среду. Организации не потребуется тратить время и деньги на множество различных решений для взаимодействия сотрудников. С единой платформой все переписки с клиентами и работниками будут в одном месте. Если человек уволится или уйдет в отпуск, то его место займет другой сотрудник, и процесс общения с клиентами не прервется.

Кроме того, корпоративные мессенджеры обеспечивают высокий уровень безопасности и надежности, что важно для компаний при передаче данных. Это также упрощает процесс коммуникации между сотрудниками, независимо от их местоположения. Для компаний использование корпоративных мессенджеров может привести к повышению эффективности работы и цифровой трансформации.

Если вашей компании необходимо объединить способы связи в один, сократить затраты на поддержку множества разных программ, улучшить взаимодействие между сотрудниками и облегчить связь с клиентами, то внедрение UC будет правильным шагом. Кроме того, если ваш бизнес имеет дело с конфиденциальной информацией клиентов, и вы хотите повысить уровень безопасности и защитить данные от возможных утечек и взломов, переход на UC станет хорошим выбором.

Крупные игроки на рынке, такие как предприятия и корпорации, уже осознали преимущества унифицированных коммуникаций и активно их используют. Неважно, насколько велика или мала ваша компания, UC-решения могут принести значительную пользу.