RPA против рутины: как и для чего ИТ-специалисты из магнитогорской компании внедрили на ММК более 280 программных роботов

ПАО "Магнитогорский металлургический комбинат" (ММК) - не только один из крупнейших в мире производителей стали, но и лидер по внедрению программных роботов. С помощью RPA предприятие автоматизирует сотни бизнес-процессов практически во всех подразделениях. Поставщик RPA в ММК - Центр технологий роботизации "Некст". Михаил Верисов, директор ЦТР "Некст", поговорил с разработчиками и инженерами о том, как именно ММК использует программных роботов и какую роль в этом играют ИТ-специалисты.

Роботы вместо рутины

Robotic Process Automation - это программные роботы, которые имитируют действия человека при взаимодействии с цифровыми системами. Они работают с офисными программами, так же как реальные специалисты, и могут брать на себя рутинные операции: от сбора данных из разных источников и внесения их в электронные таблицы до ответов на электронную почту, оформления платежных поручений, просмотра резюме и других задач. Технология RPA внедряется достаточно просто и быстро, а дорабатывать базовое ПО и существующую ИТ-инфраструктуру для нее не нужно.

Александр Симаков, тимлид и разработчик ЦТР "Некст":

Особенность RPA заключается в наличии набора инструментов для автоматизирования пользовательского интерфейса. С помощью платформ RPA можно реализовывать задачи разной сложности. RPA позволяет даже людям, не имеющим отношения к ИТ, автоматизировать базовые бизнес-процессы. А вот для более сложных задач уже приходится прибегать к программированию - это входит в стандартный функционал платформы.

В сравнении с классической автоматизацией у RPA довольно низкий порог входа и для самих разработчиков. Как отмечают ИТ-специалисты "Некст", научиться RPA-разработке можно даже самостоятельно. В "Некст" мы создали для этого отдельную академию.

Вход в роботизацию становится еще проще, если у человека уже было соприкосновение с ИТ-сферой в виде программ от Skillbox, "Нетологии" или других. Такие специалисты могут довольно быстро интегрироваться, завершить нашу стажировку и приступить к реальной работе - в том числе в ММК. Этому предприятию, как и другим компаниям, RPA помогает освободить специалистов от рутины, чтобы у них было время на более креативные и интересные задачи.

Точность, скорость и экономия

Эффективность RPA подтверждают многочисленные исследования и реальные кейсы. По данным Deloitte, 90% компаний, которые уже внедрили технологию, отмечают рост качества выполнения задач, а 86% - рост продуктивности, при этом технология окупается меньше, чем за год. А наш опыт и вовсе показывает, что уже в первый месяц использования роботов можно достичь эффекта, который измеряется в миллионах рублей.

Валерий Коновалов, инженер-программист ЦТР "Некст"

RPA позволяет компаниям сэкономить время и ресурсы, повышает точность и качество работы и делает бизнес более конкурентоспособным. RPA помогает, следуя основанному на определенных нормах сценарию, выполнять каждую операцию так, как это было запланировано. В итоге минимизируется риск ошибок, задачи выполняются быстрее и в большем масштабе.

Программных роботов можно применять практически в любом подразделении, ведь рутинные операции можно найти как в финансовом департаменте, так и в закупках и даже на производстве.

Артемий Михеев, тимлид и разработчик ЦТР "Некст"

Представьте, например, опытного бухгалтера, которому необходимо каждый месяц готовить из нескольких отчетов общий документ в виде таблицы Excel с тысячами строк. Специалисту вручную придется проверять правильность каждой строки. То, на что ему потребовалось бы несколько дней, робот может сделать за пару часов, высвобождая драгоценное время профессионала для других важных задач. Так эффективность конкретного специалиста и компании растет на глазах.

От идеи до внедрения

Внедрение роботов всегда начинается с распознавания пригодных для роботизации процессов. Это чуть ли не самый важный шаг - обычно именно неправильный выбор бизнес-процесса приводит к тому, что технология не окупается. Больше всего для внедрения RPA подходят задачи, которые выполняются регулярно в соответствии с четко прописанными правилами, отнимают много ресурсов и при этом сильно влияют на компанию. Яркий пример - обработка документов: инвойсов, больничных листов и др.

Следующим шагом отдел аналитики вместе с заказчиком приступают к написанию технического задания, где учитываются пожелания клиента к будущему роботу. Иногда достаточно описать последовательность действий сотрудника в файле, добавить скриншоты или снять видео для старта работы.

Данил Шишкин, тимлид и разработчик ЦТР "Некст"

Мы автоматизируем процесс путем выставления цепочки действий из уже готовых активностей. К примеру, на предприятии есть сотрудник, в чьи обязанности входит проверка корректности заполненных документов в какой-то системе. Он может тратить до половины своего рабочего времени только на это.

Имея эталонный документ, мы можем роботизировать процесс проверки, от получения документа до его согласования или возврата с замечаниями в случае, если он некорректен.

ТЗ отправляется архитектору, который оценивает трудозатраты в часах. Затем эта информация поступает к тимлиду, который декомпозирует ТЗ на задачи и передает их разработчику. После создания робот тестируется в рамках бизнес-процесса, а после тестирования - передается на доработку или в промышленную эксплуатацию. И даже на этом работа не заканчивается - команда продолжает проводить мониторинг.

Владислав Юсов, руководитель службы технической поддержки RPA ЦТР "Некст"

Наша группа занимается консультированием пользователей по вопросам работы программных роботов, разбором инцидентов и поиском причин поломки, мониторингом и контролем инфраструктуры, в которой работают наши роботы, а также проведением обновлений системы RPA.

Каждому отделу ММК - по роботу

В ММК развитие RPA началось в 2018 году с большого проекта, в рамках которого компания выявляла пригодные для роботизации процессы и считала экономическую эффективность. В него вовлекли почти все функциональные и структурные подразделения.

Первый робот появился в коммерческой дирекции - помог автоматизировать небольшую часть процесса закупки лома у нерезидентов. Робот получал письма от контрагентов с данными о вагонах, в базах РЖД проверял их статус, содержание и местоположение и передавал данные работникам ММК. Предприятие закупает около 3 млн тонн металлолома в год на 80 млрд рублей. Робот развился до целого Цифрового офиса по сопровождению поставок металлолома.

С тех пор штат программных роботов в дирекции разросся: они работают по 40 направлениям. Но дело не ограничилось одним департаментом. За прошедшие годы специалисты реализовали крупные проекты практически во всех отделах ММК - закупки, логистика, экономика и финансы, налоги, учетная служба и др.

Приведу еще пару примеров процессов, которые наши ИТ-кадры роботизировали с помощью RPA. Раньше в управлении категорийных закупок реальный специалист открывал торги на основе заявок других отделов. Для этого необходимо было выполнить ряд рутинных действий - например, объединять заявки структурных подразделений в одну торговую процедуру. В среднем ежедневно открывается порядка 10-15 торгов, на каждый у человека уходило от 5 до 15 минут. Робот сильно ускорил процесс и сэкономил время специалистов.

Другой пример - обработка электронных листков нетрудоспособности. В ММК работает почти 60 тысяч человек. С учетом таких масштабов оформление больничных отнимало у HR-отдела много времени. Теперь документы в ночное время обрабатывает робот, при этом исключены ошибки в написании имени, фамилии, должности и другой информации о сотрудниках. Во время пандемии нагрузка на этот бизнес-процесс сильно выросла, но на эффективности RPA не сказалась.

Роботизация в ММК сегодня включает не только отдельные бизнес-задачи, но и комплексные решения - например, Цифровой офис. Он полностью состоит из программных роботов и непрерывно обслуживает стратегически важный процесс по учету и оплате металлолома. А для повышения надежности роботов RPA интегрировали в общую концепцию ИТ-безопасности ММК.

Сотни роботов и сотни миллионов выгоды

Сегодня более 280 программных роботов освобождают сотрудников ММК от рутинных, часто повторяющихся задач. Они помогают компании увеличить скорость бизнес-процессов и уменьшить количество ошибок, особенно в период пиковых нагрузок (например, когда заканчивается отчетный период). Благодаря этому растет лояльность клиентов.

В ММК больше не тратят трудовые ресурсы на ручное формирование отчетов и рапортов, сравнение данных в различных учетных системах, поиск актуальных документов на федеральных порталах, проверку статусов грузов, подготовку распоряжений, соглашений и справок, оформление временных переводов и многие другие операции.

Внедрение RPA-решений обеспечило предприятию накопленный экономический эффект, который в 2023 году уже составил 377 млн рублей. Рассчитать его помогла методика, разработанная нашими специалистами совместно с ММК и экспертами компании "Деловые решения и технологии". В основе - матрица эффектов и около десятка параметров.

Роботизированное будущее

ММК продолжает совершенствовать процессы, например, активно внедряет технологии Process Mining и Task Mining. Это технологии глубинной аналитики, которые позволяют отрисовать карту любого бизнес-процесса на основе данных из информационной системы заказчика. С помощью Process Mining ММК реализовал комплексный проект для сквозного управления одним из процессов снабжения. Это в том числе помогло оптимизировать оборотный капитал, сократить цикл закупки и трудозатраты.

В планах развития ЦТР "Некст" планируется сосредоточиться на двух основных целях: обеспечить устойчивость технологий в меняющихся внешних условиях и поддерживать развитие бизнеса за счет инноваций. Одно из перспективных направлений - внедрение RPA вместе с нейросетями, выявление процессов, пригодных для роботизации совместно с использованием Task и Process Mining, отмечают ИТ-специалисты "Некст". Это позволит решать более сложные задачи - например, управление запасами с учетом прогнозов о потребностях предприятия, а также потребует новых компетенций от разработчиков.