Экосистема ускорения: как подготовиться к переходу на российскую ИТ-систему

По утвержденным Минкомсвязи РФ директивам, доля закупок российских цифровых решений к 2024 году должна составить не менее 70% от общей суммы расходов на ПО.​​ Как бесшовно перейти на российскую ИТ-систему, что для этого необходимо подготовить, с какими трудностями можно столкнуться и как их избежать, рассказывает Михаил Грибов, управляющий партнер ГК IT Expert.

Что необходимо подготовить внутри компании, чтобы упростить переход с зарубежных ИТ-решений на отечественные?

В первую очередь нужно собрать всю информацию о действующей системе. Прежде, чем начинать переход, нужно четко понимать начальные условия: собрать всю нормативно-справочную информацию и указать ее источники, описать бизнес-процессы, которые будут автоматизироваться, определить, в каком состоянии находится система управления ИТ-услугами, разобраться с лицензированием ПО. В общем, выделить данные, которые необходимо мигрировать из старой системы в новую, наметить пробелы в существующей системе и проработать механизмы миграции. Это нужно, чтобы составить детальное техзадание.

Второй жизненно важный момент — команда. Для успешного перехода стоит выделить и объединить ключевых сотрудников. Как тех, кто эксплуатирует, сопровождает и дорабатывает систему, так и их коллег со стороны бизнеса, которые выдвигают требования по автоматизации бизнес-процессов в системе.

Всех, кто будет работать в системе, необходимо оповестить заранее, провести обучение. Непривычный интерфейс, новые алгоритмы работы — любые обновления вызывают стресс. Чтобы бизнес-процессы не тормозились из-за неумения работать в новой системе, стоит заранее проработать этот момент с коллективом.

Какие могут быть ошибки при переходе?

Многие ошибки появляются из-за недостаточного планирования. Например, на этапе проектирования забыли какие-то важные функции, о которых вспомнили уже в процессе реализации, или — что еще хуже — на этапе опытно-промышленной эксплуатации. Если в ходе миграции появляются новые требования, готовьтесь к сдвигу сроков. Именно поэтому тщательное планирование и подробное техзадание так важны.

Новая экосистема не создает бизнес-процессы, она приводит в порядок уже существующие. Это не волшебная палочка, которая сама исправит все ошибки и приведет компанию к процветанию. И прежде, чем внедрять экосистему, необходимо тщательно проработать внутреннюю структуру компании, ее бизнес-процессы, системы управления и многое другое. Например, у нас был случай, когда уже на этапе внедрения новой системы обнаружилось, что в компании не существует единого источника данных о пользователях компании, оргструктуре, телефонах сотрудников и других жизненно важных вещах. Это выяснилось уже на стадии реализации, когда возникли вопросы по наполнению справочников. В результате, пришлось заниматься не только автоматизацией, но и налаживать бизнес-процессы в компании, потому что без этой информации невозможно наладить нормальное функционирование системы.

Также проблемы могут вызвать завышенные ожидания пользователей. Не стоит обещать все и сразу: переход на новую ИТ-систему — длительный и трудоемкий процесс, поэтому важно спрогнозировать и озвучить реальные сроки реализации проекта.

Еще одна часто встречающаяся ошибка — это отсутствие горизонтальных связей между подразделениями компании. Чтобы внедрить новую систему, важно, чтобы все отделы, которые принимают в этом участие, работали сообща.

С какими сложностями чаще всего сталкиваются компании при переходе? Как их преодолеть?

Как правило, основная сложность – это отсутствие документации на существующую систему. В лучшем случае, имеется описание системы, разработанное после ее создания, но изменения, которые были внесены в систему в ходе эксплуатации и сопровождения, к сожалению, редко документируются.

В итоге, когда встает вопрос о переходе на новую технологическую платформу, мы имеем:

а) действующую систему, которой сотрудники пользуются каждый день;

б) отсутствие описания функционала;

в) отсутствие у заказчика понимания, как функционал реализован. Причин может быть масса: закончившийся контракт с подрядчиками, которые устанавливали систему, увольнение ответственных за нее сотрудников и т.д.

Если дела обстоят именно так, есть риск упустить при разработке архитектуры важные системы. Из-за этого потом придется переделывать отдельные модули или, в худшем случае — перепроектировать всю архитектуру. Чтобы избежать таких проблем, необходимо заранее обследовать и детально описать функционал существующей системы. Да, это дополнительное время. Но в дальнейшем это сэкономит массу сил и ресурсов и, в итоге, в целом поможет сократить сроки перехода на новую платформу.

Как подготовить пользователей к переходу?

Пользователи консервативны. Они привыкают к определенному интерфейсу и функциям, и ожидают, что в новой системе все будет по-старому. На 100% этого добиться невозможно — новая платформа отличается и технически, и внешне. Но есть вариант подобрать гибко настраиваемую систему. Внешне ее можно максимально приблизить к старому порталу. Для пользователей это будет выглядеть как улучшенная и доработанная версия старой системы. В таком случае, стресс от перехода сглаживается, а помочь с внедрением новых функций в ежедневную рутину, может своевременное обучение сотрудников. Эффективный обмен данными с внешними системами также настраивается с помощью интеграционных интерфейсов. В одном из кейсов нам даже удалось повторить и оптимизировать в новой системе сложную бизнес-логику компании-клиента.

Резюмируя, отмечу, что переход на отечественную экосистему — трудоемкий процесс, который требует тщательного планирования и скрупулезного подхода к документации. Необходимо сразу закладывать кадровый, денежный и временной резерв — быстро такие вещи не происходят. Однако профессиональный подход и правильное планирование позволяют свести риски к минимуму, и в результате вы получите великолепно действующую систему без ошибок и пробелов в функционале.